Notionを使いこなせないのはなぜ？よくある原因をチェック！

Notionを使いこなせない理由は、多機能であるがゆえに、どこから手をつければいいのかわからない、という点にあります。

初めてNotionを使う方は、その自由度の高さに戸惑ってしまうかもしれません。

ここでは、Notion初心者が陥りやすいポイントを3つ解説し、それぞれへの対策を提示することで、Notion攻略の糸口を見つけます。

ページ構造の複雑さ

Notionでは、ページの中にページを作成していく階層構造を採用しています。
しかし、階層構造が多すぎると、目的のページを見つけるのが難しくなり、迷子になってしまうことも……

対策としては、最初はシンプルな構造から始め、徐々に整理していくことをおすすめします。

ページにタイトルをつける際も、わかりやすい名前をつけるように心がけましょう。

例えば、「プロジェクトA」というページの下に、「会議議事録」「タスクリスト」「資料」といった子ページを作成していくと、情報が整理しやすくなります。

このように、階層構造を意識することで、Notionのページを整理整頓し、目的の情報をスムーズに見つけることができるようになります。

データベースの設定が難しい

データベースは、Notionの強力な機能の一つですが、リレーションやロールアップなど、複雑な概念も含まれています。

これらの概念を理解するまでには、少し時間がかかるかもしれません。

まずはシンプルな表形式から始め、徐々に複雑な機能を試していくとよいでしょう

慣れるためには、Notionの公式ヘルプページやチュートリアル動画が参考になります。

例えば、顧客情報を管理するデータベースを作成する場合、最初は「氏名」「会社名」「電話番号」「メールアドレス」といった基本的な情報だけのシンプルな表を作成します。

慣れてきたら「取引履歴」や「担当者」といった項目を追加していくとよいでしょう。

Notionのデータベースは、Excelのように、行と列で構成されています。

各列は「プロパティ」と呼ばれ、さまざまな種類のデータ（テキスト、数値、日付、チェックボックスなど）を格納することができます。

ショートカットキーの活用不足

Notionには、作業効率をアップさせるためのショートカットキーが豊富に用意されています。

しかし、これらのショートカットキーを覚えるのが面倒で、活用できていない方もいるのではないでしょうか。

よく使うショートカットキーを覚えるだけでも、作業効率が格段に向上します。

ショートカットキー	機能
/todo	To-Doリストを作成
/heading 2	H2見出しを作成
/page	新しいページを作成
/table	テーブルを作成

ショートカットキーを使うことで、マウス操作の手間を省き、スムーズに作業を進めることができます。

また、Notion AIを活用すれば、Notion AIが自動的にコンテンツを生成してくれるので、さらに効率的に作業を進めることができます。

Notion AIは、文章の要約、翻訳、箇条書きの作成など、さまざまなタスクをサポートします。

Notionを使いこなすための基本設定

Notionを使いこなすためには、最初に適切な設定を行うことが重要です。

ここでは、アカウント作成から基本設定、そしてNotionの構成要素である「ページ」と「ブロック」について解説します。

アカウント作成

Notionのアカウント作成は、Googleアカウントやメールアドレスを使って簡単に行えます。

まずはNotionの公式サイトにアクセスし、画面の指示に従ってアカウントを作成しましょう。

アカウント作成は無料で、すぐにNotionを使い始めることができます。

Notionの公式サイトは、日本語に対応しているので、安心して登録を進めることができます。

Notionの基本構造

Notionは、「ページ」と「ブロック」という2つの要素で構成されています。

ページは、Notionのワークスペースの基本単位であり、ブロックは、ページ内に配置できるコンテンツの要素です。

ブロックには、テキスト、画像、動画、To-Doリストなど、さまざまな種類があります。

ページ内にブロックを自由に配置することで、自分だけのワークスペースを作成することができます。

例えば、新しいページを作成し、「ToDoリスト」ブロックを追加してタスクを管理したり、「画像」ブロックを追加して写真を整理したりすることができます。

Notionのページは、無限にネストさせることができるので、情報を階層的に整理することができます。

Notionを便利に使いこなす方法【目的別】

Notionは、メモ・タスク管理・プロジェクト管理など、さまざまな用途に活用できます。

Notionを使いこなせるようになるために、ここでは、目的別にNotionの便利な使い方を解説します。

Notionでのメモ作成・管理

Notionは、メモ帳としても非常に便利です。

Notionでできるものは、以下のとおりです。
・テキストメモ
・チェックリスト
・箇条書きリスト

また、タグやフォルダの代わりに「データベース」を使ってメモを整理することができます。
データベースでは、メモにさまざまなプロパティ（タイトル、日付、タグなど）を追加すると、効率的です。

例えば、読書記録をNotionで管理する場合、「書籍名」「著者名」「読了日」「評価」といったプロパティを持つデータベースを作成することで、読んだ本の情報を整理しておくことができます。

Notionでのタスク管理

Notionは、タスク管理ツールとしても活用できます。

シンプルなTo-Doリストを作成するだけでなく、カンバン方式でタスクの進捗を管理することも可能です。
カンバン方式では、タスクを「To Do」「Doing」「Done」などのステータスに分けて管理することで、プロジェクト全体の進捗状況を視覚的に把握することができます。

Notionで作成したタスク管理表の例：「To Do」「Doing」「Done」の3つのカラムがあり、それぞれのカラムにタスクがカード形式で配置されている様子がわかる図

また、カレンダーやタイムラインビューを使って、スケジュール管理を行うことも可能です。

例えば、1週間のタスクをカレンダービューで表示すれば、スケジュール全体を把握できます。

Notionのカレンダービューでは、タスクに開始日と終了日を設定することで、タスクをガントチャートのように表示できます。

Notionでのプロジェクト管理

Notionは、チームでのプロジェクト管理においても非常に有効です。

プロジェクトごとにページを作成し、階層構造で整理することで、プロジェクト全体を効率的に管理することができます。

また、タスクの担当者や期限などを設定することで、チームメンバーとの情報共有をスムーズに行うことができます。

例えば、「Webサイト制作プロジェクト」というページを作成する場合で考えてみましょう。

その下に「企画」「デザイン」「開発」「マーケティング」といった子ページを作成することで、プロジェクトをカテゴリーごとに分類することができます。

各子ページには、それぞれの担当者やタスクの進捗状況などを記載することができます。

Notionでのドキュメント作成

Notionは、議事録や企画書、レポートなどのドキュメント作成にも使用できます。

テキスト、画像、動画などを自由に組み合わせて、見やすいドキュメントを作成することができます。

また、Google Docsや動画などを埋め込むことも可能です。

例えば、会議の議事録を作成する場合、「議題」「参加者」「決定事項」「今後のアクションプラン」といった項目をNotionのページに作成し、会議中に議事録をリアルタイムで共有することができます。

Notionでは、ページをPDFやマークダウン形式でエクスポートすることもできるので、他のツールで作成したドキュメントをNotionに集約することもできます。

Notionを使いこなすための応用テクニック

Notionの基本を踏まえて、さらに使いこなすための応用テクニックを紹介します。

ここでは、データベースの活用方法について解説することで、Notionをより効率的に使えるようにします。

データベースの応用

データベースは、情報の効率的な管理に役立つ機能です。

データベースには、テキスト、数字、日付、チェックボックスなどのカラムタイプがあります。

これらのカラムタイプを組み合わせることで、多様な情報の管理ができるようになります。

フィルターやソートなどの機能を抽出機能も便利です。

例えば、タスク管理データベースを作成する場合、「タスク名」「担当者」「期限」「ステータス」といったカラムを作成し、「期限」でソートすることで、期限が近いタスクをすぐに確認できます。

さらに、「ステータス」でフィルターをかけることで、「未完了」のタスクだけを表示することもできます。

当サイトからのワンポイントアドバイス

Notionのデータベース機能を活用することで、顧客管理や在庫管理など、さまざまな業務にNotionを活用することができます。

まだある！Notionの便利な機能

Notionには、上記以外にも便利な機能が豊富にあります。

ここでは、テンプレート、共有設定、Notion AIといった機能を紹介することで、Notionの可能性を広げます。

テンプレートを活用

Notionに用意されているテンプレートを活用することで、簡単にページを作成できます。

Notionはユーザーが多いため、公式のテンプレートのほかにコミュニティにも多くのテンプレートがあります。

用途や目的に合わせてテンプレートを活用しましょう。

例えば、プロジェクト管理テンプレートを使えば、プロジェクトの進捗管理に必要なページやデータベースを簡単に作成できます。

ほかに読書履歴のデータベース・顧客リストなどさまざまな用途での活用が可能です。

共有設定

Notionでは、ページを他のユーザーと共有することができます。

共有設定では、閲覧、編集、コメントなどの権限を細かく設定することができます。

また、外部共有用リンクを生成することも可能です。

例えば、チームで共同作業を行う場合、プロジェクトのページを共有し、メンバー全員で編集できるように設定することができます。

共有設定では、特定のユーザーだけを招待したり、パスワードを設定したりすることもできるので、セキュアな情報共有が可能です。

Notion AI

Notion AIは、Notionに搭載されたAIアシスタントです。

Notion AIは、コンテンツの生成、翻訳、校正など、さまざまなタスクのサポートの対応が可能です。

議事録の作成・翻訳・文章の要約などさまざまな用途にAIの機能を活用できます。

Notionがどうしても使いこなせない時は？代替アプリを紹介

Notionの多機能さゆえに、どうしても使いこなせない、と感じてしまう方もいるかもしれません。

そんな方のために、Notionの代替となるアプリを目的別に紹介します。

Notion代替アプリの機能比較表：各アプリの名称、主な機能、料金プランなどを比較した表

メモ・タスク管理ツール

メモ・タスク管理ツールとしてNotionの代替を必要な機能は以下のとおりです。

Heptabase

Heptabaseは、情報の整理や視覚化に特化したツールです。

特にホワイトボード機能を活用してアイデアを視覚的に整理することができます。

Heptabaseは、情報をカード形式で管理し、それをホワイトボード上で自由に配置することで、情報の関連性を視覚的に把握することが可能です。

Notionのようにデータベースやページを階層的に管理するのではなく、視覚的なマップを作成することで、直感的に情報を整理できます。

特に、プロジェクトのブレインストーミングやアイデアの発展に役立ちます。

Heptabaseは、視覚的な思考を重視するユーザーにとって、Notionの代替として非常に有効です。

料金：月額11.99ドル～

Obsidian

Obsidianは、双方向リンクを活用してノートをネットワークのように整理できるツールです。

Obsidianは、個々のノートを相互にリンクすることで、情報の関連性を強化し、知識のネットワークを構築します。

Notionと比較すると、Obsidianはより自由度が高く、情報の関連付けに優れています。

特に、研究や学習において、情報を深く掘り下げたいユーザーに適しています。

Obsidianは、Markdown形式でノートを作成するため、テキストベースの情報管理に強みがあります。

Notionのようなビジュアルなデータベース管理よりも、テキストとリンクを重視するユーザーに向いています。

料金：無料プランあり・有料プランは月額8ドル～

Evernote

Evernoteは、長年の定番ノートアプリで、シンプルなメモから複雑なドキュメントまで幅広く対応可能です。

このツールは、ノートをノートブックに整理し、タグを使って情報を分類することができます。

Notionと比較すると、Evernoteはよりシンプルで直感的なインターフェースを持ち、特にメモの取りやすさに優れています。

Evernoteは、手軽にメモを取ることを重視するユーザーにとって、Notionの代替の選択肢の一つです。

また、オフラインでも使用できるため、インターネット接続が不安定な環境でも安心して利用できます。

料金：月額8ドル（パーソナルプラン）

Todoist

Todoistは、シンプルで直感的なタスク管理ツールです。

プロジェクトやタスクを簡単に整理できます。

Todoistは、タスクをプロジェクトごとに整理し、期限や優先度を設定することで、効率的にタスクを管理できます。

Notionのような多機能なプロジェクト管理ツールとは異なり、Todoistはタスク管理に特化しており、シンプルなインターフェースが特徴です。

特に、タスクの優先順位を明確にし、日々の業務を効率的に進めたいユーザーに適しています。

Todoistは、タスク管理に特化したシンプルなツールを求めるユーザーにとって、Notionの代替として有効です。

料金：無料プランあり・月額5ドル～

TickTick

TickTickは、タスク管理に加えて、カレンダーやタイムトラッキング機能を備えたツールです。

TickTickは、タスクを整理するだけでなく、スケジュール管理や時間管理も可能です。

Notionと比較すると、TickTickはより個人の時間管理に特化しており、タスクとスケジュールを一元管理できます。

特に、時間管理を重視するユーザーにとって、TickTickはNotionの代替として適しています。

また、リマインダー機能や習慣トラッカーも備えており、日常のルーチンを効率的に管理できます。

料金：無料プランあり・月額2.99ドル～

Microsoft OneNote

Microsoft OneNoteは、無料で使えるノートアプリで、手書きメモやオーディオノートもサポートしています。

OneNoteは、ノートをセクションやページで整理し、自由にメモを取ることができます。

Notionと比較すると、OneNoteはより自由度が高い点が特徴的です。

特に手書きや図を多用するユーザーに適しています。

さらにOneNoteは、Microsoft Officeとの連携が強力で、他のOfficeアプリケーションとシームレスに統合できる点も注目ポイントです。

特に、手書きメモや図を多用するユーザーにとって、Notionの代替として有効です。

料金：無料プランあり・ただし追加のストレージや機能を使用するためにはMicrosoft365のサブスクリプションが必要

プロジェクト管理ツール

Notionのプロジェクト管理機能の代替を探す方には、以下のツールがおすすめです。

Trello

Trelloは、カンバン方式でプロジェクトを視覚的に管理できるツールです。

Trelloは、ボード、リスト、カードを使ってプロジェクトを整理し、タスクの進捗を視覚的に追跡できます。

Notionと比較すると、Trelloはより視覚的で直感的なインターフェースを持ち、特にプロジェクトの進捗を視覚的に管理したいユーザー向けのツールです。

Trelloは、シンプルで使いやすいインターフェースが特徴で、チームでのプロジェクト管理に適しています。

料金：月額10ドル～（ビジネスクラスプラン）

Asana

Asanaは、チームでのプロジェクト管理に特化したツールで、タスクの進捗を視覚的に追跡できます。

Asanaは、プロジェクトをタスクに分解し、期限や担当者を設定することで、効果的なプロジェクトの管理が可能です。

Notionと比較すると、Asanaはよりプロジェクト管理に特化しており、特にチームでの協力が必要なプロジェクトに適しています。

Asanaは、タスクの進捗を視覚的に追跡し、チームでのプロジェクト管理を効率化します。

料金：無料プランあり：月額10.99ドル（Premiumプラン）

ドキュメント管理ツール

Notionのドキュメント管理ツールを使用したい方は、以下のとおりです。

Coda

Codaは、ドキュメントとスプレッドシートを組み合わせたツールで、プロジェクト管理やデータベース機能を備えています。

Notionと比較すると、Codaはよりデータ駆動型のプロジェクト管理に適しており、特にデータを活用したプロジェクトをしたい方に最適です。

Codaは、ドキュメントとデータを一元管理し、プロジェクトを効率的に進めることができます。

料金：無料プランあり・有料プランは月額10ドル～（Proプラン）

Nuclino

Nuclinoは、シンプルなWikiとナレッジベースを構築できるツールで、チームでの情報共有に適しています。

Nuclinoは、情報をノードとして整理し、リンクを使って情報を関連付けることができます。

Notionと比較すると、Nuclinoはよりシンプルで直感的なインターフェースを持ち、特に情報の共有と整理に適しています。Nuclinoは、チームでの情報共有を効率化し、ナレッジベースを構築するのに適しています。

料金：無料プランあり・有料プランは月額5ドル～

情報整理・ナレッジベースツール

Confluence

Confluenceは、チームのナレッジベースを構築するためのツールで、ドキュメントの共同編集が可能です。

このツールは、情報をページとして整理し、チームでの情報共有を効率化します。

Notionと比較すると、Confluenceはより企業向けのナレッジ管理に特化しており、特に大規模なチームでの情報管理に適しています。

Confluenceは、ドキュメントの共同編集を通じて、チームのナレッジベースを構築します。

料金：無料プランあり・有料プランは月額5ドル～

Guru

Guruは、AIを活用したナレッジ管理ツールで、情報の検索と共有を効率化します。

このツールは、情報をカードとして整理し、AIを使って関連情報を提案します。

Notionと比較すると、GuruはよりAIを活用した情報管理に特化しており、特に情報の検索と共有を効率化したいユーザーに適しています。

Guruは、AIを活用して情報の検索と共有を効率化し、ナレッジ管理をサポートします。

料金：無料プランあり・有料プランは月額5ドル～

当サイトからのワンポイントアドバイス

代替アプリを選ぶ際には、無料トライアルなどを活用して、実際に使い心地を確かめてみることをおすすめします。

それぞれのツールは、機能やインターフェース、料金プランなどが異なります。

実際に使ってみることで、自分に合ったツールを見つけることができるでしょう。

まとめ｜Notionを使いこなして、日々の業務を効率化しよう！

この記事では、Notionを使いこなせない方向けに、Notionの基本的な使い方から応用、代替アプリまで幅広く解説しました。

Notionは、使いこなすことで日々の業務を効率化できる強力なツールです。

ぜひこの記事を参考に、Notionを活用してみてください。

Notionは、アイデア次第でさまざまな使い方ができるツールです。

ぜひ自分なりのNotion活用術を見つけて、日々の業務を効率化しましょう！