TODOリストの基本の作り方【ステップ別解説】

TODOリストを効果的に作成するための基本的な手順を、4つのステップに分けて詳しく解説します。

ステップ1：タスクを洗い出す

TODOリスト作りは、まずタスクを洗い出すことから始まります。

頭の中に浮かんでいるタスクを、思いつく限りすべて書き出してみましょう。 この段階では、タスクの重要度や緊急度は気にせず、自由に書き出すことが重要です。

「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ……」

と、頭の中がタスクでいっぱいになっている状態を解消し、 まずは、紙やアプリなどに書き出すことで、頭の中をクリアにしましょう。

より多くのタスクを洗い出すために、ブレインストーミングやマインドマップなどの手法を活用するのもおすすめです。
ブレインストーミングでは、自由にアイデアを出し合い、関連するタスクを連想していくことで、潜在的なタスクを掘り起こすことができます。
マインドマップは、中心となるテーマから枝分かれするようにキーワードを書き出していくことで、タスクを視覚的に整理し、新たなタスクを発見することができます。

マインドマップについては「仕事にマインドマップを活用！効率化・アイデア創出のためのポイント」で解説しているので、詳しく知りたい方はぜひチェックしてください。

ステップ2：タスクを分類する

書き出したタスクを、カテゴリ別に分類しましょう。

例えば、仕事、プライベート、勉強、家事など、自分に合ったカテゴリを設定し、タスクを分類することで、TODOリストが見やすくなり、タスクの全体像を把握しやすくなります。

タスクの性質やプロジェクトごとに分類する方法もあります。

例えば、仕事に関するタスクであれば、「顧客対応」「資料作成」「会議」など、より具体的なカテゴリに分類することで、タスクの優先順位付けや進捗管理がしやすくなります。

さらに、緊急度や重要度で分類する方法もあります。

例えば、「今日中に対応が必要なタスク」「今週中に完了すべきタスク」「いつかやればいいタスク」のように分類することで、より効率的にタスクを進めることができます。

ステップ3：優先順位をつける

すべてのタスクを書き出し、分類したら、次は優先順位をつけましょう。

すべてのタスクを同じように扱うのではなく、どのタスクを先に取り組むべきかを判断することで、より効率的にタスクをこなすことができます。

優先順位をつける際には、重要度と緊急度を考慮することが重要です。

重要度は、そのタスクが目標達成にどれくらい貢献するか、緊急度は、そのタスクをいつまでに完了させる必要があるか、という観点で判断します。

重要度・緊急度マトリクスなどを活用すると、視覚的にタスクを整理し、優先順位を決めやすくなります。

重要度・緊急度マトリクスでは、タスクを「重要度が高い・緊急度が高い」「重要度が高い・緊急度が低い」「重要度が低い・緊急度が高い」「重要度が低い・緊急度が低い」の4つの象限に分類します。

そして、重要度が高い・緊急度が高いタスクから優先的に取り組むようにします。

ステップ4：期限を設定する

各タスクに、いつまでに完了させるのか、具体的な期限を設定しましょう。

期限を設定することで、タスクを計画的に進めることができ、締め切り効果によって、集中力も高まります。

期限を設定する際には、現実的に達成可能な期限を設定することが重要です。 タスクの量や難易度、他のタスクとの兼ね合いなどを考慮し、無理のないスケジュールを立てましょう。

また、期限を設定したら、カレンダーやスケジュール帳などに書き込むなどして、常に意識できるようにしておきましょう。

ここまでのの4つのステップを踏むことで、効果的なTODOリストを作成し、タスク管理を効率化することができます。