仕事のToDoリストが減らない理由｜相手待ちのタスクをどう置くか

相手のボールを仕事のToDoリストから分ける置き方

相手待ちのタスクは、自分のタスクと同じ場所に置かないでください。
リストが減らないという感覚は、終わらせられないものを毎日数え直すことから生まれます。
やることは、分けて置く、確認のタイミングを先に決める、返事が来ないときの動き方を決めておく、待っている間の作業を用意しておく、の4つです。

自分のボールと相手のボールを分けて置く

まず、今日の自分が手を動かせるタスクだけを、その日のリストに残します。
返事や承認を待っているものは、別のまとまりに移します。

判断の基準は1つだけで、いま自分が何かできるかどうかです。
できないなら、それは今日のリストの住人ではありません。
移すのであって消すわけではないので、抜け落ちる心配はいりません。

分けておくと、その日のリストは全部にチェックが入る状態になります。
これは達成感のためではなく、翌朝の判断材料を汚さないためです。
自分のタスクが本当に滞っているのか、単に相手待ちが積み上がっているのかを、リストを見た瞬間に切り分けられます。

確認するタイミングを先に決めておく

相手のボールに移した時点で、次にこちらから確認する日を決めます。
これを決めないと、思い出したときに催促するか、忘れて放置するかの二択になります。

間隔は案件ごとに変えてかまいません。
返信の早い取引先と、社内の承認を経由する取引先では、待つべき時間が違うからです。
大事なのは日数の正しさではなく、確認する日が自分の手元にあることです。

決めておけば、待っている間にそのタスクのことを考えなくて済みます。
気になって進捗を確認しにいく回数が減り、そのぶん自分の作業が途切れません。
別の要因で予定が壊れる場合は、割り込み仕事への対処法をまとめた記事もあわせて読んでみてください。

確認日が来ても返事がないときの動き方

確認日を決めても、その日に返事があるとは限りません。
ここで多くのタスクが宙に浮きます。
1回目と2回目で送る内容を変え、3回目は前提を切り替えるのが扱いやすい形です。

2回目で期限を切るのは、相手を急かすためではありません。
回答がないまま止まっている状態を、こちらが動ける状態に変えるためです。
期限を切った時点で、そのタスクは相手のボールから自分のボールに戻ります。

3回目まで来たものは、待ち続けても消耗するだけです。
リストの中に、答えの出ないまま残る行を作らないことのほうが優先されます。

待っている間に進めることを決めておく

相手待ちが多い日にそなえて、返事がなくても進められる作業を先に決めておきます。
これがないと、相手のボールが3つ4つと重なった日に、一日ぶんの手が空きます。

向いているのは、締め切りが遠く、自分だけで完結する作業です。
私の場合はブログの執筆と情報リサーチがこれにあたります。
どちらも相手がいないので、いつ差し込んでも誰も待たせません。

逆に、待ち時間に入れてはいけない作業もあります。
新しい問い合わせや見積もり依頼など、送った時点で相手のボールが増える作業です。
手が空いているとつい進めたくなりますが、これをやると翌日の相手待ちがさらに増えます。

相手待ちは、予定が空く日を事前に教えてくれている状態でもあります。
そう考えると、待ち時間は損失ではなく、先に埋め方を決めておける枠になります。
それでも手が止まってしまう日については、やる気が出ない日の立て直し方で扱っています。