Webライターやディレクターが知っておきたいノートアプリの使い方

ノートアプリを使用する4つのメリット

ノートアプリは、手書きのメモやWindows純正のWordやメモパッドなどにはない便利な機能が搭載されています。

具体的な機能は個々のアプリによって異なるため、多くのノートアプリに共通する基本的なメリットをご紹介します。

多くのノートアプリは、WordやGoogleドキュメントなどと比較して手軽に動作するように設計されています。

素早く立ち上がりスピーディに文字入力できるのはもちろんですが、他にもいくつかの便利機能が搭載されています。

• 音声入力に対応
• デスクトップアプリやchrome拡張機能などにより1クリックでWebページを保存可能
• マークダウン入力方式で箇条書きや見出しの作成のショートカットが利用可能

基本的な機能は誰でも手軽に利用できるように設計されており、Webツールの初心者が気軽に利用できる点もおすすめのポイントです。

情報を探しやすい

ノートアプリに入力した情報は自動的に情報が蓄積されます。

さらに、保存した情報は以下の機能により効率的に検索できます。

• • ノート内を横断して検索できる機能

• • タグやフォルダによるグループ分け

• • ノート同士をリンクさせる機能

WordファイルやGoogleドキュメントなどに保存した情報は、ついどこに保存してしまったのか分からなくなりがちですが、ノートアプリに保存をしておけばほしいデータにわずか数秒でたどり着けるでしょう。

スマホやタブレットと連携できる

ノートアプリの多くは、スマホやタブレットと連携して使用できます。

その結果、以下のメリットを感じられるでしょう。

• • 外出先やベッドの中などPC操作ができない状況でもメモを取れる

• • スマホやタブレットで保存しておきたいと思った情報を忘れることなく即座に情報を残せる

• • スマホの写真・動画データをいち早くPCに送付できる

• • 外出先に紙のパンフレットや資料を持参しなくてもスマホで必要な情報を閲覧できる

外出する機会の多い方はスマホやタブレットの連携は必須といえるでしょう。

タスクの漏れを防ぎアイデアを膨らませられる

個人的にノートアプリの最大のメリットだと感じている点がタスク管理とアイデア作りに適している点です。

ノートアプリには、ToDoリストのようにやるべき作業をリスト化する機能があります。

さらに、タスクの期限を設定したりカレンダーと連携したりして、いつまでに何を終わらせなければならないかを可視化できます。

また、ビジネスプランの作成やブレストなどのアイデアをまとめる場所としてもノートアプリは最適です。

テキストだけでなく画像や動画などを一緒にメモとしてまとめられたり、メモ同士を関連付けたりできるため、頭の中で漠然とイメイージするよりも考えがまとまりやすいです。

ノートアプリをうまく活用することは、仕事の質の向上にもつながります。

ノートアプリを使用するデメリット・リスク

ノートアプリを購入する前に、デメリットやリスクについても把握しておく必要があります。

この章では、2点のデメリットをご紹介します。

セキュリティリスクに気をつけなくてはならない

ノートアプリに入力した情報はクラウド上に保存されるため、外部からの不正アクセスや情報漏洩のリスクが存在します。

また、IDやパスワードを第三者に知られてしまうと、自分自身になりすましたユーザーが勝手に利用するケースも考えられます。

とはいえ、ノートアプリの選び方や運用方法さえ気を付けておけば大きなリスクにはなりません。

多くのノートアプリでは情報を暗号化していたり、サーバーの情報をデータ保護していたりしています。

リスクを最小限に抑えるためには、信頼性の高いツールを使用するようにしましょう。

ID・パスワードに関しては、第三者から推測されないように、複雑なパスワードを設定したり、パスワード管理アプリを利用したりすることでリスクケアできます。

ツールによっては使いこなせないことがある

多機能なノートアプリや海外製のアプリは、アプリの操作に慣れていない方にとっては使用が難しい場合があります。

ツールを使いこなせないことのデメリットは、機能をムダにしてしまうだけではありません。

機能を使いこなせていないと、利便性が実感できず、結局続かなくなってしまうことも多いです。

また、多機能なものほどツールの月額が高い傾向があるため、費用の面でももったいないです。

個人的な経験では、ノートアプリはよほど使い勝手がよくないと長く続きません。

だからこそ、無料プランや無料トライアルを活用して、損をしないように気を付けましょう。

便利機能は有料で公開されていることが多い

ノートアプリの多くは無料プランと有料プランをリリースしています。

無料プランで機能を試してみると、思ったほど利便性を実感できないことがありますが、一般的に無料プランはかなり機能が制限されています。

もしも目的が業務効率化やタスクの漏れを防ぐことであれば、有料プランも含めて検討しましょう。

操作方法をマスターする必要がある

ノートアプリの利便性に慣れ親しんでくると手放せなくなるほど便利なのですが、その段階に至るまでには若干慣れが必要です。

例えば、ノートアプリで原稿を作る場合には、いくつかのコツを活かすことで効率が格段に上がります。

• • ショートカットキー：「##」「###」を冒頭に記載することでｈ2やH3見出しを設定できるなど

• • テンプレート：テンプレの呼び出しや利用のスピードがGoogleドキュメントよりも格段に早い

• • リンク：ノート同士をリンクさせておくことで、気になる情報にすぐにアクセスできる

最初から機能を全部利用しようとすると逆にやるべきことが多くなり最初の段階でつまづいてしまうため、導入時にノートアプリで一番やりたいことを明確にしておくことをおすすめします。

ノートアプリを選ぶ際にチェックしておきたいポイント

ノートアプリは、有名なものだけでも数十種類あるため、どれが自分にとってベストなのかを探す際にはあらかじめチェックポイントを整理しておきましょう。

この章では、必ず押さえておきたいポイントを解説します。

対応機器

アプリによって対応機器が異なります。

Windows・Mac・Android・iPhone

ご自身の利用機器と対応機器がマッチしているか否かをチェックしておきましょう。

OSのバージョンや使用しているブラウザについても確認しないと、導入後に機能が利用できない場合があります。

動作の軽さ

ノートアプリは動作が軽くなければストレスがかかります。

それどころか、動作の重いノートアプリを使用するくらいならGoogleドキュメントやWindowsに初期搭載されているメモアプリなどを使用したほうがよい場合もあるでしょう。

動作の軽さは実際に使用してみないと確認できないため、無料プランやお試しプランを利用してから確認しましょう。

利用できる機能

効率的かつ効果的にメモやノートを作成する為に必要なのは、ノートアプリの機能です。

ノートアプリを購入した際に個人的に重視した点は、以下の点です。

• • マークダウン入力方式（　「##」などのショートカットキーに対応　）

• • タグの設置

• • Googleカレンダーとの同期（ ToDoリスト ）

そのほか、ツールによって独自の機能があるため、いくつかのツールを比較検討するとよいでしょう。

拡張機能

chrome拡張機能に対応していると、Webページをスクラップする際に非常に便利です。

特に、日常的にWebページの情報やAmazonなどの商品情報をノートアプリに残しておきたい方はchrome拡張奇異脳が搭載されていると利便性が飛躍的に向上します。

さらに、タスク管理やToDo管理をしたい方は、GoogleカレンダーやOUTLOOKカレンダーと連携できる機能が搭載されていると大変便利です。

費用

ノートアプリには無料プラン・月額サブスク・買い切りプランなどがあります。

一般的なパターンは機能が制限された無料プランと便利機能を利用できる有料サブスクプランを選択できるプラン体系を取っているケースです。

ただし、有料サブスクプランや買い切りプランでも、アプリによってできることは異なります。

まずは自分自身が必要とする機能を把握して、そのうえで予算内で必要なプランが提供されているか否かを確認しましょう。

特に海外製のアプリに関しては、割引クーポンが提供されていることも多いので、もしも割引プランがあれば見逃さないようにしましょう。