GTD（Getting Things Done）は、世界中で実践されている人気タスク管理術です。
しかし、GTDの考え方はあまり広く浸透しているわけではないため、GTDという用語を「聞いたこともない」という方も多いかもしれません。
実際、たとえ少しずつだとしてもGTDに取り組むことで、業務効率化に直結するはずです。
もしかしたらそれほど即効性は感じられないかもしれませんが、将来的な大きな変化に役立つのは間違いないといえます。
この記事では、多くの方がGTDを正しく実践できるようにするため、GDTの基本・導入のメリット・方法などを解説します。
特にフリーランスとして働いている方やリモートワークで普段活躍されている方は、ぜひ本記事を参考にしてください。
GTD（Get Things Done）とは何か？
最初にGDTとは何か？について解説します。
GDTはタスク管理の手法の一つということには違いないのですが、具体的に理解をすることでどのように取り組めばよいのかをイメージしていただけるはずです。
GTDとは？
GTDは、アメリカの経営コンサルタントであるデビッド・アレン氏が提唱した、ストレスなく効率的にタスクを処理するための方法論です。
1980年代にアレン氏がご自身の体験から開発し、2001年に書籍化して知られることになりました。
一言でいえば、GTDは頭の中にあるすべてのタスクをノートなどに書き出すタスク管理手法のことです。
GTDは主に仕事でのタスク管理に用いられています。
そのほか、日常生活のタスク管理や学生の学習計画など、さまざまな個人の計画についてGTDは応用できます。
むしろ、やるべきことをすべて書き出す手法なので使用する場を制限しないのが本来のGTDといえるでしょう。
GTDとToDo管理との違い
タスクを管理する手法としては、従来からよく用いられているのがToDoによる管理ですが、GTDとToDoとは異なるポイントがいくつかあります。
GTDがどのようなものかをイメージしていただくため、表にまとめました。
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GTD |
ToDo |
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目的の違い |
ストレスなく効率的にタスクを処理すること |
やるべきタスクを完了すること |
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ゴール |
頭の中を整理すること |
具体的な行動を管理すること |
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作業 |
頭の中にあるすべてのタスクを書き出す |
やりたいことややるべきことをリスト化する |
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タスクの分類方法 |
各リストについて今すぐやるべきか、後でやるべきか、捨てるべきかを検討する |
やるべきかどうかのみを判断する |
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タスクの優先順位 |
すぐにできるもの |
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GTDは、日常のやるべきことを一つひとつクリアにしながら、長期的な視点でタスクを管理できることが大きな特徴です。
一方で、GTDの習慣が身につくまでは管理がやや煩雑に感じられる部分があるでしょう。
一方ToDoは、やるべきことをシンプルに管理する手法で、短期的なタスクを漏れなく実行したい場合に適した管理手法です。
GTDの5つの基本原則
GTDは、以下の5つの基本原則に基づいています。
- 収集： 頭の中にある全てのタスクを書き出します。（ToDoリストのリスト作成と似ているものの、やるべきことをすべて収集する点がGTDの大きな特徴です。収集する場所は、オンラインのメモ帳でも、物理的なボックスでも問題ありません）
- 整理： タスクをアクション・リファレンス（資料）・いつか/やるべきことなどに分類します。
- 検討： 各アクションタスクについて、今すぐやるべきか、後でやるべきか、捨てるべきかを判断する
- 実行： アクションタスクを1つずつ実行する
- 定期的な見直し： 定期的にタスクリストを見直し、必要に応じて修正する
基本的には、これらの5つのリストを繰り返すことがGTDの実践です。
考え方としては、GTDは非常にシンプルでわかりやすいものです。
GTDを実践する3つのメリットとは？
GTDは実践することによりさまざまなメリットを実感できるはずです。
ここでは、僕自身の体験を交えながら、実際にどのようなメリットがあるのかを解説します。
常に頭のなかがスッキリした状態になる
GTDを実践することで、頭でタスクを記憶する努力をする必要がなくなるため、常にスッキリと整理された状態で物事を考えられるようになります。
また、定期的にタスクを見直すことで、不要なタスクを捨てることができ、さらに頭のなかがクリアになります。
例えば、緊急性の高い仕事をしなければならないことが決まっている日は、そのほかの日常業務や日常のことなどが後回しになり、結局忘れてしまったりタイミングを逃したり…というのはよくあることです。
しかし、GTDをすることでやるべきことが明確になっているうえ、細々したタスクについても自分自身のメモの中に残されていて、順番に処理されることになっているため、これらの心配をする必要がなくなります。
自分の脳のリソースを、やるべきタスクの内容や考え事に集中させられるということです。
時間を有効活用できる
GTDを実践することで、やるべきことに集中できるようになり、「何をどの順序でやるべきか？」などのようなことに頭を悩ませる時間がなくなります。
結果的に、処理できる仕事の量が増えたり、早く仕事を終えられたりするなどのメリットを得られるでしょう。
僕自身の感覚としては、GTDを取り組む前には、いただいた連絡の返信・返答に数時間（場合によっては数日間）も要することがありましたが、それが減ったように思います。
目標の達成率が上がる
GTDに取り組むことで、時間を有意義に利用できるようになり、多くの目標を達成できます。
僕自身の感覚としては、どの成果がGTDの実践によるものと特定するのが難しい点はあるものの、Webディレクターとしての本業が過去最も繁忙を迎えているなかでこのブログを更新できていることが一つの成果だと感じています。
また、これから中期的・長期的な目標をかなえていける物と確信しているので、なにかを成し遂げられたさいにはこのブログでも報告できるかもしれません。
GTDが続かない理由とは？
GTDはとても魅力的かつ効率的な考え方なのですが、挫折する方も少なくありません。
理由はいくつかありますが、主なものとして考えられるのは、以下の5点でしょう。
- 最初から完璧を求める
- 見直しが足りない
- 方法が自分に合っていない:
- モチベーションが維持できていない
- 時間と労力が足りていない
GTDは、導入直後に負荷がかかります。
また、中期的に取り組めばメリットを感じる方が多いと思いますが、最初の2ヶ月くらいはあまりメリットを実感しづらいこともあります。
GTDが続かない理由については、「GTDが続かない……5つの原因と続けるための対策」で詳しく解説しているので、興味のある方はぜひ参考にしてください。
GTDを成功させるためのポイントとは
せっかくGTDのやり方に出会ったのであれば、ぜひともGTDの魅力を感じ、仕事やプライベートを充実させてほしいと考えています。
この章では、GTDを成功させるためのポイントを5点ご紹介します。
自分に合ったツールを使う
GTDを実践するうえで最初に考えなくてはならないのは、自分に合ったツールを活用することです。
ツールといっても、必ずしも有料の複雑な仕組みを導入しなくてはならないということではありません。
僕の場合はAmplenoteを契約して使用していますが、紙とペンと3段ボックスだけでもGETを実践することは可能です。
GTDを成功させるためのポイントとは
せっかくGTDのやり方に出会ったのであれば、ぜひともGTDの魅力を感じ、仕事やプライベートを充実させてほしいと考えています。
この章では、GTDを成功させるためのポイントを5点ご紹介します。
自分に合ったツールを使う
GTDを実践するうえで最初に考えなくてはならないのは、自分に合ったツールを活用することです。
ツールといっても、必ずしも有料の複雑な仕組みを導入しなくてはならないということではありません。
僕の場合はAmplenoteを契約して使用していますが、紙とペンと3段ボックスだけでもGETを実践することは可能です。
ツールを選ぶときに重要なことは、どのようにして継続するかということです。
面倒に感じたり、複雑になりすぎてわけが分からなくなったりしては意味がありません。
いろいろな方法を試しながら、ご自身に合った方法を試されることをおすすめします。
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カテゴリ |
ツール例 |
詳細 |
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タスク管理アプリ |
シンプルで使いやすい操作性、豊富な機能、マルチプラットフォーム対応 |
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TickTick |
音声入力、カレンダー連携、時間管理機能など、GTDに特化した機能が充実 |
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Trello |
カンバンボード形式でタスクを管理、視覚的にタスクの進捗状況を把握できる |
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メモアプリ |
メモ、ノート、画像、タスク管理機能、カレンダー機能も備えている |
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Google Keep |
メモ、写真、音声などを保存、シンプルで使いやすい操作性 |
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Notion |
メモ、ノート、タスク管理、データベースなど、様々な機能を統合したオールインワンツール |
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カレンダーアプリ |
Googleカレンダー |
マルチプラットフォーム対応、共有機能、予定の確認がしやすい |
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Outlookカレンダー |
ビジネス向け機能が充実、チームでのタスク管理に適している |
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その他 |
タイマー |
集中力を高めるために有効、様々な種類がある |
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音声メモアプリ |
メモを音声で記録、移動中や手が使えない場面で便利 |
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紙のメモ・メモ帳 |
必要なことを入力して、そのままインボックスへ |
ツールを選ぶ際には、以下の点を注意すると失敗のリスクをさげらｍｓ
- 自分に必要な機能が揃っているか
- 使いやすいデザインか
- 継続的に利用できる価格か
- 無料トライアルや体験版があるか
完璧主義を捨てる
GTDには「完璧」がありません。
運用をしながら少しずつ自分に適したやり方・細かさに調整していく方法がおすすめです。
反対に完璧を目指すと挫折を味わいやすくなるため「まず試してみる」程度の気軽な気持ちでスタートしてみましょう。
定期的にタスクを見直す
GTDは、定期的にタスクを見直すことが重要です。
タスクの状況や自分の状況に合わせて、タスクリストを修正しましょう。
見直しのタイミングは、週ごと・1ヶ月ごと・大きなイベントが合った後などがおすすめです。
小さな目標を設定する
GTDは、中・長期間続けて初めて大きな成果が現れるケースが多いため、モチベーション維持のために小さなゴールをたくさん設定しましょう。
小さな目標を設定して達成を繰り返すことで、自信にもつながります。
毎日いくつかの成果があがるようにすると、ゲーム感覚でリストを消化する感覚にもなるでしょう。
小さな目標の設定のためには、タスクの細分化が不可欠です。
タスク細分化については、「【タスク細分化】生産性アップする具体的方法とおすすめツール」で詳しく解説しているので、興味のある方はぜひチェックしてください。
実例などの情報を多く収集する
GTDを成功させるためのコツは、実例から理想の使い方を模索するのも一つだと思います。
僕の場合は、Notionの活用事例を参考にしました。
実際に、僕はNotionではなくAmplenoteというノートアプリを利用しているのですが、GTDの実践においては基本的に利用できる機能が似通っているため、Notionを使ったGTDの実践方法がとても参考になります。
「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」のアレンさんの本も参考にはなるのですが、正直なところ僕は具体的な使い方がイメージしづらかったです。
ですので、より身近な日本人のビジネスマンがどのようにGTDを取り入れて実践しているのかを参考にした方が効果的でした。
GTDを実践する際の注意点
GTDを実践するうえで、最初に勘違いをしないように注意点を理解しておく必要があります。
注意点をおさえておけば、方向性を誤ったときにもスムーズに軌道修正できるためです。
僕が覚えておくべきだと思うポイントは、以下の3点です。
- 最初から完璧や理想を追求しないこと
- 無理のない範囲で取り組むこと
- 定期的に見直す習慣をつけること
取り急ぎこの3つを守っていれば、少なくともToDo管理と同等レベルでご自身のスケジュールを管理できるはずです。
あとは習うよりも慣れる部分が重要な面もあるため、「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」をデスクにおいて、実践新柄GTDを身につけていきましょう。
【実例】GTDをどのように実践しているか
この章では、僕自身がどのようにGTDを実践しているかについて解説します。
実際のところ僕のGTDはかなりシンプルで、デビッド・アレンさんのGTDを忠実に対応しようとしている方からすればかなり抜け落ちている部分が多いと感じられることでしょう。
ただ、このやり方を始めたことでさまざまなメリットを感じているのも事実です。
僕が使用しているツールは、Amplenoteというノートアプリです。
無料プランでも僕の使い方とほぼ同様の使い方が可能だと思いますが、僕はGoogleカレンダーとAmplenoteの予定を同期させたいので、有料プランを契約しています。
実際のフローは、以下のとおりです。
Amplenoteに2種類のノートを用意する
日々のタスクを管理するために2種類のノートを用意します。
一つ目は「今日の仕事」、2つめは「GTD」というタイトルをつけています。
「今日の仕事」はその日の仕事を、その都度書き込むために使用しています。
基本的には、前の日もしくはその日に発生したやるべきことをこなすためのものです。
もしも「今日の仕事」が完了しなかったら、翌日の「今日の仕事」にコピーするか、「GTD」のリストにコピーします。
「GTD」のリストには、中長期的なタスクを記入します。
記入したその日にできる場合もありますが、1ヶ月単位・1年単位で時間のかかる内容はこちらにも含めます。
「今日の仕事」を毎日続ける
「今日の仕事」は、毎日というよりも常に使用し続けるイメージです。
Amplenoteのアプリをダウンロードして、いつでも呼び出せる状態にしておくことで、チェック漏れやタスクの登録漏れを防ぐように気をつけます。
GTDを自薦するうえで重要なことがすべての作業やタスクを漏れなく登録することなので、使用するツールは可能な限り早く、確実に入力できるものが望ましいでしょう。
その点で、僕にとっては、Amplenoteがベストなアプリでした。
Amplenoteの場合は、Ctrlキーを押しながらEnterキーを2回クリックすると自動的にタスクの左にチェックボックスがつきます。
作業が完了してチェックボックスにチェックを入れると完了したことがわかるため、どんどんリストを作って消化しています。
メモを併用しながら情報をデータベース化する
僕自身が一番特徴的な使い方だと思っているのは、AmplenoteのGTDのリストの下に「メモ」の枠を設けていることです。
「メモ」の枠には感じたこと・ひらめき・会議の議事録など、タスク化していない段階での情報をそのまま書き込んでいます。
日曜日にリストの整理をする
リストの整理・振り返りは、基本的に週に1回・日曜日におこないます。
その都度リストを最適化するように意識はしていますが、1週間経過するとどうしても必要のない情報や達成不可の情報が残っていたりすることもあるため、週に1回のチェックをすることで、リストがクリアになり情報がスッキリするイメージいです。
6. まとめ
GTDは、頭の中をスッキリさせ、ストレスなく効率的にタスクを処理するための方法論です。
しかし、GTDを正しく実践しないと、かえって逆効果になることがあります。
そこで今回は、GTDを実践する際の注意点4つと、GTDを成功させるための5つのポイントを紹介しました。
僕自身が実践しているAmplenoteを使ったGTDについても公開したので、参考にしていただきますと幸いです。
GTD（Getting Things Done）は、アメリカの経営コンサルタント、デビッド・アレン氏によって提唱された、個人向けの仕事術・時間管理術です。
その中心となる考え方は、「頭の中にあるものをすべて書き出し、整理することで、ストレスを減らし、集中力と生産性を高める」というものです。
GTDは単なるToDoリストの作成とは異なり、頭の中にあるすべての「気になること」を「インボックス」と呼ばれる場所に集め、それを具体的な行動ステップに落とし込み、適切な場所に整理するというプロセスを踏みます。
GTDは、以下の5つのステップを繰り返すことで効果を発揮します。
業務を効率化させるために、ぜひGTDを実践してください。
