仕事やプライベートで抱えるタスクは増え続けています。
増えるタスクをこなせないとやるべきことがたまってしまい、結局ストレスになったり、仕事での大きな失敗につながったりしがちです。
効率的にタスクを処理し、目標を達成するためには、適切なタスク管理術が不可欠です。
そして、そのタスク管理の方法として、GTD（Getting Things Done）をおすすめします。
本記事では、注目を集めるタスク管理術「GTD（Getting Things Done）」に焦点を当て、GTDを活用した具体的なタスク管理術、目標達成方法、そして潜在ニーズを解決する秘訣を5つのポイントにまとめて紹介します。
タスク管理とは？
最初に、タスク管理がどのようなものなのかについて説明します。
そもそもタスク管理がどのようなものなのかを理解することで、日常で何を目指すべきかが明確になります。
タスク管理の必要性・効果
タスク管理について最初に押さえておきたいのは、そもそもなぜタスク管理が必要なのかということです。
タスク管理が必要とされているのは、仕事やプライベートで大量のタスクをスピーディーにこなす必要があるためです。
管理をせずにやみくもにタスクをこなしていると、やらなくてはならないことを忘れてしまったり、期日に間に合わなくなったりしてしまうことがあります。
また、日々タスクに追われるのは大きなストレスです。
タスク管理をおこなうメリット
一方で、タスク管理をおこなうことで、以下の効果が期待できます。
- 時間の有効活用：限られた時間をうまく活用して、より多くの成果を生み出すことができます
- ストレスの軽減：タスクを可視化することで、頭の中を整理してストレスを軽減できます
- 目標達成：目標を明確化し、計画的に行動することで目標達成率を高められます
- 仕事の質の向上：重要なタスクに集中し、効率的に質のよい仕事ができます
- ワークライフバランスの向上：仕事とプライベートの時間を明確に区別し、充実した生活を送ることができます
タスク管理の実践には、最初に少し負荷がかかりますが、実践・継続をすることでメリットを実感できるようになります。
タスク管理が失敗してしまう理由
多くの人がタスク管理に挫折してしまう理由は、以下の3つが挙げられます。
- 適切な方法を知らない
- モチベーションを維持できない
- 完璧主義を目指してしまう
結局、多くの方がタスク管理のやり方が適切でないまま失敗に終わってしまうケースが少なくありません。
GTDで効率的にタスク管理をするために理解しておきたい5つのポイント
GTDは、数あるタスク管理の手法の一つです。
そして、僕自身が実践しているタスク管理の手法でもあります。
この章では、GTDでどのようにタスク管理を実践していくのかについて解説します。
GTDとは？
GTD（Getting Things Done）は、デビッド・アレン氏によって開発された、ストレスフリーで成果を出す最強のタスク管理術です。
頭の中にあるタスクをすべて書き出し、整理・分類することで、思考のクリア化と行動促進を実現します。
GTDについては、「【GTDとは？】ストレスをゼロ化し、時間を10倍にする5つの秘訣」で解説しているので、詳しく知りたい方はぜひチェックしてください。
GTDの5つのテクニック
GTDを実践するには、以下の5つのテクニックをマスターすることが重要です。
- 収集
頭の中にあるすべてのタスクを書き出すことが重要です。
些細なことも含めて、まずはすべてのタスクを書き出すことに集中しましょう。 - 明確化
今すぐ対処すべきタスク・連絡待ちが必要なタスク・いつかやるべきタスク・不要なタスクに分類します。
このときに2分以内に完了させられることは、タスク化せずにその場で完了させます - 整理
アプリ・ノート・メモなどを使って、資料作成などの工程を経る必要のあるタスク・同僚などからの連絡待ちが必要なタスク・複数の子タスクが必要なプロジェクトなどに分類します - レビュー
リストを定期的に見直します - 実行
GTDを実践します。
優先順位を意識しながら、頭の中が空っぽの状態でタスクを実行します
ポイントは、上記の流れをできるだけシンプルにおこなうことです。
GTDの仕組み自体が複雑になると、労力を要することになり継続が困難になるためです。
GTDでのタスク管理を効率的に進める方法
GTDを単なるToDoリストでのタスク管理にしないためには、GTDならではのコツ・ポイントを理解する必要があります。
この章では、GTDを効率的に実践するために抑えておきたいポイントを解説します。
ポイント①思いついたアイデアをすべて記録する
GTDで大切なことは、思いついたアイデアをすべて記録することが大きな特徴です。
一般的なToDoと異なるのは、行動レベルだけではなくて、アイデアもすべて記録することです。
また、GTDでは仕事のアイデアだけでなく、ふだんの買い物や用事などプライベートの用事もすべて記録します。
頭の中にある予定をすべてメモに入れてしまうことで、頭で予定を考えなくてもよくなり、本来やるべきことに集中できるようになります。
インボックスの内容を仕分けする
GTDを効果的にやるために特に重要だと思っていることは、インボックスの内容の仕分けです。
デビット・アレンさんの「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」に記載されている内容は少し複雑ですが、やるべきことは比較的シンプルです。
仕分けにおいて、大事なことは次の行動を明確にすることです。
本来のルールよりは緩いのですが、僕がGTDを実践するときに心がけているのは次のポイントです。
- する必要があるのか否かを考える
- 自分でやるべき仕事なのかどうかを考える
- 自分でやるべき仕事の場合2分以内で完了できるかどうかを考える
- 2分以内に完了しない仕事のなかで特定の日時にすることはカレンダーに入力する
- 2分以内に完了しない仕事の中で日時が決まっていないことは次に取るべき行動を考えて記録する
これだけの5つのステップがありますが、このステップは慣れてしまえばとてもシンプルです。
こうして、自分のやるべきことの可視化とタスクの細分化が同時にできるので、とてもタスク管理がスムーズになります。
定期的にGTDを振り返る
GTDにてタスク管理をする際に見落としてしまいがちなのが、振り返りです。
僕の場合は、1週間に1度の振り返りをするようにしています。
振り返りを習慣化すると、やるべきことができていなかったり、反対にやる必要がないことがリストの中に残っていたりすることにしばしばです。
また、順序ややり方が正しくなかったことに後から気づくケースもあります。
Amplenoteを活用したタスク管理の実例
Amplenoteは、GTDを実践するのに最適なノートアプリです。
この章では、実際のAmplenoteの画面を紹介しながら、GTDの実践方法を解説します。
ノートのInboxに気になっていることを全部登録する
Amplenoteに「Inbox」のタグのついたノートが記録あります。
このノートに気になっていることをすべて登録します。
Inboxを効率よく使用するために、テンプレにして日ごとに情報を入力しています。
実際に使用しているAmplenoteでのGTDでのオリジナルのGTDのテンプレは上記のとおりです。
至ってシンプルな表ですが、何かやるべきことやアイデアが思い就いたら一番上のinboxに書き込んで、適宜、ほかの箇所に移動させる方法をとっています。
正直いうと、これだけの作業であれば、特にAmplenoteなどのツールを使用するまでもないと思われるかもしれませんが、ツールを使用するメリットはタスクの分類や資料の作成などの部分で実感できるはずです。
タスクの分類
GTDは、inbox内の情報を分類することで、効果を発揮します。
分類しなければ、通常のToDoとほとんどかわりません。
分類は、僕の場合は次のようにしています。
- 自分で行動を起こすべきタスク
- 2分以内で完了するタスク
- 2分以内に完了しないタスク（固定の日時が決まっていないこと）
- 2分以内に完了しないタスク（カレンダーに登録すること）
- メモ（メモを記録・長くなるメモは別途ノートを作成）
- プロジェクト（起こすべき行動が複数ある場合）
- 仕事以外のToDo
- 行動を起こすべきでないこと
- いつかやること
- ごみ箱（登録したらすぐに削除）
- 資料（登録したら別途ノートを作成）
WordやGoogleドキュメントのようなファイルだと、カレンダーとの連携やメモ用のノートの作成に手間がかかります。
また、AmplenoteはGoogleカレンダーとの連携が可能なので、先の予定を登録できるのですが、連携に対応していないツールはカレンダーとの連携の際にも手間がかかります。
進捗管理
タスク管理をする場合は、進捗管理も重要です。
Amplenoteでタスク管理をする場合は、リストをチェックボックス化して、タスクが完了したら消し込みをしていきます。
また、GTDでは基本的に一度登録したら日程の調整などをするのは望ましくないこととされます。
予定どおり進められるように、日程が確定している先の日程のものについてはカレンダーに、日数のかかるプロジェクトについては次の行動を登録するようにしましょう。
リマインダー設定
Amplenoteでは、タスクにリマインダーを設定することができます。
基本的に、カレンダーに登録をすれば自動的にリマインダーが設定されるため、特に設定忘れを注意する必要はありません。
リマインダーについてはリマインダー機能とは？タスクを漏れなく実行するためのコツとポイントにて詳細を解説しているので、興味のあるかたはぜひチェックしてください。
検索機能
Amplenoteには、強力な検索機能が搭載されています。タスク名、期限、メモなどをキーワードにして、タスクを検索することができます。
Amplenoteでの検索方法は主に2種類です。
最初の方法は、Amplenote内でタイトルを検索する方法です。
その方法は、Amplenoteの中でCtrl＋ O を押して表示された検索窓に検索したいWordを入力すると検索できます。
二つ目の方法は、全文検索です。
画面左上にある検索窓に検索したいWordを入力すると検索できます。
まとめ
GTDは単なるタスク管理術にとどまらず、目標達成を加速させ、人生をより豊かにするための強力なツールです。
GTDを実践することで、以下の効果が期待できます。
- 時間の有効活用：限られた時間を効率的に使い、多くの成果を上げることができます。
- ストレスの軽減：タスクを可視化して頭の中を整理することで、ストレスが減ります。
- 目標達成：目標を明確化し、計画的に行動することで達成率が上がります。
- 仕事の質の向上：重要なタスクに集中し、効率的に高品質な仕事ができます。
- ワークライフバランスの向上：仕事とプライベートの時間を明確に区別し、充実した生活を送ることができます。
また、GTDをマスターすることで、自己成長を促し、仕事での成果を向上させることができます。
これにより、昇進や転職、フリーランスとしての独立など、キャリアの幅も広がるでしょう。GTDを取り入れて、より充実した人生を送りましょう。
