マルチタスクに追われて、仕事が思うように進まない…そんな悩みを抱えていませんか？
複数のタスクを同時進行するマルチタスクは、現代のビジネスパーソンにとって避けては通れないスキルですが、集中力低下やミス増加、ストレス増加など、様々なデメリットも伴います。
しかし、正しい方法でマルチタスクを管理すれば、これらのデメリットを克服し、業務効率を最大化することも可能です。
本記事では、マルチタスクの罠に陥りがちなあなたへ、具体的な解決策とおすすめのツールを紹介します。
タスクの優先順位付け、時間管理、集中力維持など、今日から実践できるテクニックを詳しく解説します。
さらに、個人で使えるタスク管理ツールから、チーム全体で活用できるプロジェクト管理ツールまで、あなたの状況に合ったツール選びのヒントもご紹介します。
マルチタスクとは？タスク管理のために押さえておきたい基本のポイント
マルチタスクとは、複数の作業を同時並行、あるいは短時間で切り替えながら進めることを指します。
現代のビジネスシーンでは、メールの返信・会議への参加・資料作成など、複数のタスクを同時進行することが求められる場面が多く、マルチタスクを遂行する能力は必須スキルの一つともいえるほどです。
しかし、その一方で「マルチタスクはよくないのでできるだけ避けたほうがよい」とされることもしばしばあります。
この章では、マルチタスクの種類やデメリットを解説します。
マルチタスクの種類
マルチタスクには、大きく分けて2つの種類があります。
- 同時マルチタスク: 文字通り、複数のタスクを同時に実行することです。例えば、音楽を聴きながら文章を書く、といった作業がこれに該当します。
- 逐次マルチタスク: 複数のタスクを短時間で切り替えながら進めることです。例えば、メールを返信した後、すぐに資料作成に取り掛かる、といった作業がこれに該当します。
ビジネスでしばしば求められるのは、2の逐次マルチタスクのほうです。
なぜマルチタスクの難しさ：4つのデメリット
マルチタスクは一見効率的に見える一方で、集中力の低下やミス増加など、デメリットも存在します。
マルチタスクを実行しようとすると生じやすいといわれるデメリットは、以下の4点です。
- 集中力の低下: 複数のタスクに注意が分散するため、特定のタスクへの集中力の低下が目立つ可能性があります
- ミス増加: 集中力の低下によりケアレスミスが増加しやすくなります
- ストレス増加: 複数のタスクを同時にこなそうとすることで、精神的なストレスを感じやすくなります
- 意思決定能力の低下: 複数の情報に同時に触れることで、判断の精度が低下するリスクがあります
そして、これらのミスが重なると、仕事の質が低下して、周囲からの信頼低下にもつながりかねません。
つまり、難しいことと知りながらマルチタスクの非生産性のリスク対策をそのまま放置していると、最終的には自分自身の評価を下げてしまいかねないといことです。
マルチタスクでやりがちな失敗
マスクタスクによる失敗は実際のシチュエーションを想定するとイメージしやすいです。
特徴的な場面を3つご紹介します。
- 優先順位を付けずに思いつきで闇雲にタスクをこなそうとして、重要なタスクとそうでないタスクがToDoリスに混在してしまう
- 休憩を取らずに長時間作業を続ける
- 創造的な思考が必要とされる新たな部署のためのアイデア出しなど創造力を要する仕事をマルチタスク似設定する
マルチタスクの適切な対処法を理解した上でこれらの対応を取っている場合は問題ありませんが、なんとなくこれらの対応を取っている際には仕事の精度や効率が著しく悪化している可能性が考えられます。
マルチタスク管理の成功の鍵は「見える化」
マルチタスクを効率的に管理する上で最も重要なのは、タスクの「見える化」です。
タスクを可視化することで、全体像を把握しやすくなり、優先順位や進捗状況を明確化するとともに、精神的な負担の軽減やモチベーション維持にも役立ちます。
この章では、マルチタスク管理の成功であるタスクの「見える化」について解説します。
なぜタスクの見える化が重要なのか？
最初にタスクの見える化が重要な理由を明確にするために、タスクの見える化の効果・メリットをご紹介します。
具体的には、タスクの明確化によって得られる効果は、以下の3つです。
- 全体を把握しやすくなる：すべてのタスクをリスト化することで、現在抱えているタスクの量・種類・それぞれの個別の締め切りを把握できます。
- 優先順位の明確化：タスクを可視化することで、緊急度や重要度についても推測しやすくなります。
- 進捗状況の把握：タスクを可視化することで、現時点でどのタスクがどのような状況にあるのかを明確化できます。
また、二次的なメリットとして、上記のようにタスク管理を可視化できることにより、仕事におけるストレスも大いに軽減されるはずです。
タスクを見える化する具体的な方法
タスクの「見える化」にはいくつか方法がありますが、基本的にはツールもしくは手帳などに書き出して管理する方法が一般的です。
私個人としては、紙のツールだけで管理するのは大変だと感じているので、デジタルツールを活用するかもしくはデジタルと紙との併用が理想的だと考えています。
私が実際に使用しているタスク管理ツールは、AmplenoteというノートアプリとGoogleカレンダーです。
二つのツールを併用しているというよりは、これらを連携させて使用しているというイメージです。
私の場合は、タスク管理が個人で完結しているのでノートアプリのAmplenoteで十分なのですが、チームでのタスク管理をおこなう場合はTrelloなどのプロジェクト管理ツールの活用が望ましいと考えられます。
いずれにしても、その日にやるべきことが一つの画面で管理できる状態にしておく必要性があります。
タスクを「見える化」する場合、自分に合った管理方法を選ぶこととタスクの進捗状況を見直すことが重要です。
マルチタスク管理に役立つツールを使いこなそう
タスク管理ツールは、マルチタスクを効率的に管理するために不可欠です。
Amplenote・Todoist・Trelloなど、自分に合ったタスク管理ツールを活用しましょう。
個人のタスクの管理に役立つツール
個人のタスク管理に役立つツールは、以下のとおりです。
Amplenote
メモ、タスク管理、カレンダーをシームレスに連携できるツールです。
Amplenoteは、有料プランに契約すると簡単にGoogleカレンダーと連携できる点が大きな強みです。
また、GTDの実践にとても適したツールなので、GTDでのタスク管理に適しています。
入力が手軽で、入力したデータの検索についても一瞬でできるため、GTDでマルチタスクを管理したいとお考えの方にはかなりおすすめです。
また、日々の振り返りやアイデア出しにも活用できるジャーナリング機能も搭載されています。
Todoist
シンプルで直感的なインターフェースが特徴のタスク管理ツールです。
タスクの追加、期限設定、優先順位付け、プロジェクト管理など、基本的な機能が充実しています。さらに、自然言語処理機能により、タスクの入力も簡単に行えます。
例えば、「毎週月曜日に会議の議事録を作成」と入力するだけで、Todoistが自動的にタスクを作成し、繰り返し設定も行ってくれます。
Notion
個人のタスク管理だけでなく、メモ、ドキュメント作成、データベース管理など、様々な用途に活用できるオールインワンのツールです。
柔軟なカスタマイズ性があり、自分だけのワークスペースを作ることができます。
Notionの最大の特徴は、データベース機能です。
タスクをデータベースに登録することで、様々な条件でタスクを絞り込んだり、ソートしたりすることができます。また、Notionはチームでの利用にも適しており、共同編集機能やコメント機能など、コラボレーションを円滑にする機能も充実しています。
チームでタスクを管理するために役立つプロジェクト管理ツール
続けて、チームでタスクを管理するために効果的なプロジェクト管理ツールをご紹介します。
Trello
カード形式でタスクを管理できるツールです。直感的な操作でタスクの移動や進捗状況の更新ができ、チームメンバーと簡単に情報を共有できます。
カンバン方式を採用しており、プロジェクトの進捗状況を視覚的に把握できます。
Trelloは、シンプルな操作性と視覚的な分かりやすさが特徴です。
タスクをカードとして作成し、リストにドラッグ＆ドロップで移動させるだけで、簡単にタスクの管理ができます。また、カードには、担当者、期限、ラベルなどを設定できるため、タスクの詳細情報を一目で確認できます。
Wrike
Wrikeは、タスク管理、プロジェクト管理、コラボレーション機能などを備えた包括的なツールです。ガントチャートやタイムトラッキング機能など、プロジェクトの進捗状況を詳細に管理するための機能が充実しています。
また、コミュニケーション機能も充実しており、チームメンバーとの情報共有やディスカッションをスムーズに行うことができます。Wrikeは、大規模なプロジェクトや複雑なタスクを管理するのに適しています。
ClickUp
タスク管理、プロジェクト管理、ドキュメント管理、コミュニケーションツールなど、様々な機能が一つになったオールインワンのツールです。タスクの管理方法を自由にカスタマイズできるため、チームのワークフローに合わせた運用が可能です。ClickUpは、多機能でありながら、直感的な操作で利用できる点が魅力です。タスク管理、プロジェクト管理、ドキュメント管理、コミュニケーションなど、業務に必要な機能が全て揃っているため、複数のツールを併用する必要がありません。
マルチタスク管理を成功させるための考え方
マルチタスクを効率的にこなすには、ツールを活用するだけでなく、効果的な考え方や戦略を身につけることが重要です。
優先順位の設定・時間管理・集中力の維持など、さまざまな要素が絡み合っています。
具体的なテクニックや考え方を学び、日々の業務に活かしましょう。
マルチタスクの優先順位を決めよう
マルチタスクを効率的にこなすためには、タスクの優先順位を明確にすることが欠かせません。
闇雲にタスクに取り組むのではなく、緊急度と重要度を考慮して、どのタスクから取り組むべきかを判断しましょう。
- 緊急度と重要度のマトリクスを活用する: アイゼンハワーマトリクスと呼ばれるフレームワークを活用し、タスクを「緊急かつ重要」「緊急ではないが重要」「緊急だが重要ではない」「緊急でも重要でもない」の4つの象限に分類します。この分類に基づいて、優先順位を決定し、タスクに取り組みましょう。
- 締め切りを意識する: 締め切りの近いタスクから優先的に取り組むことで、時間に追われることなく、余裕を持ってタスクを完了させることができます。
- 目標達成への貢献度を考える: 各タスクが、最終的な目標達成にどの程度貢献するかを考慮することも重要です。目標達成に大きく貢献するタスクを優先的に行うことで、より効果的に成果を上げることができます。
マルチタスクの時間管理術を身につけよう
マルチタスクを成功させるためには、時間管理術も重要です。
限られた時間の中で、効率的にタスクをこなすためには、時間を意識した行動が欠かせません。
- ポモドーロテクニック: 25分間の集中作業と5分間の休憩を繰り返す時間管理術です。短時間の集中作業を繰り返すことで、集中力を維持しやすくなります。
- タイムブロッキング: 1日のスケジュールをブロックごとに区切り、それぞれのブロックに特定のタスクを割り当てる時間管理術です。事前にスケジュールを立てることで、時間を無駄にすることなく、タスクを進めることができます。
- タイムトラッキング: 実際に各タスクにどれだけの時間を費やしているかを記録する時間管理術です。タイムトラッキングを行うことで、自分の時間の使い方を客観的に把握し、改善することができます。
マルチタスク中の集中力を維持しよう
マルチタスク中は、集中力を維持することが難しい場合があります。しかし、集中力を高めることで、作業効率が大幅に向上します。
- シングルタスクを意識する: 複数のタスクを同時に行うのではなく、一つのタスクに集中して取り組む時間を意識的に作りましょう。
- 休憩を挟む: 集中力は持続しないため、適度な休憩を挟むことが重要です。休憩を取ることで、脳をリフレッシュさせ、集中力を回復させることができます。
- 作業環境を整える: 整理整頓された静かな環境で作業することで、集中力を高めることができます。
- デジタルデバイスの通知をオフにする: メールやSNSの通知は集中力を妨げるため、作業中は通知をオフにすることをおすすめします。
- 瞑想やマインドフルネス: 瞑想やマインドフルネスを実践することで、集中力を高め、ストレスを軽減することができます。
これらのテクニックや考え方を参考に、自分に合ったマルチタスク管理の方法を見つけて、業務効率を向上させましょう。
まとめ｜マルチタスク管理をマスターして、業務効率をアップさせよう
ビジネスシーンにおいて、マルチタスクは避けては通れないものです。複数のプロジェクトを同時進行したり、急な割り込みに対応したりと、常に複数のタスクを抱えている状況は珍しくありません。
しかし、マルチタスクは効率的に見える一方で、集中力の低下やミス増加など、様々なデメリットも存在します。
マルチタスクを成功させる鍵は、適切な管理方法を身につけることです。この記事では、マルチタスクの種類やデメリット、そして具体的な管理方法について詳しく解説しました。
まず、マルチタスクには同時に行う「同時マルチタスク」と、短時間で切り替えながら行う「逐次マルチタスク」の2種類があることを理解しましょう。
ビジネスシーンで求められるのは主に逐次マルチタスクであり、集中力低下やミス増加などのデメリットを理解しておくことが重要です。