毎日仕事に追われて、終わらないタスクにうんざりしていませんか？
この記事では、そんな悩みを解決する魔法のツール「トリガーリスト」について徹底解説します。
トリガーリストを活用すれば、頭の中を整理し、タスクを見える化することで、驚くほど効率的に仕事を進められます。
特に、GTD（Getting Things Done）を実践している方にとっては、トリガーリストは強力な武器となります。この記事では、GTDとの連携方法や、具体的な活用事例を交えながら、具体的な活用事例を交えながら、トリガーリストのメリットを最大限に引き出す方法を紹介します。
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トリガーリストとは？：仕事が「できない」原因を解消する秘密兵器
最初にトリガーリストがどのようなものかを明確にしておきましょう。
混同しないように、ToDoリストやGTDとの違いについても記載しているので、ぜひ参考にしてください。
トリガーリストの概要
トリガーリストは、頭の中にあるタスクやアイデアを洗い出すためのリストのことです。
具体例を見ていただいた方がわかりやすいので、実例をご紹介します。
- 今日、やるべき仕事はどのようなことですか？
- 数日中にやらなくてはならないことはどのようなことですか？
- いつかやりたいことはありますか？
- どのようなものを作成する必要がありますか？
- 上司や同僚に報告すべきことはありますか？
- 上司や同僚からの連絡待ちの事柄はありますか？
- 購入予定のものはありますか？
- 支払いや手続きが必要なことはありますか？
- 何か不便に感じていることはありますか？
- プライベートでやりたいことはありますか？
- 思い浮かんだあいであはありますか？
これらのトリガーリストを活用しながら予定を組むと、ToDoリストをスムーズに設定できます。
個人的にはToDo管理はGTDという手法を用いているのですが、GTDとの連携においてもやるべきことは同じです。
GTDは頭のなかにあるタスクとアイデアをすべて書き出してから分類するという工程があるため、トリガーリストを活用することのメリットがたくさんあります。
ToDoリストについて詳しく知りたい方は、「仕事を効率的に進めるToDoリストの作り方と使い方：実例を用いながら解説」で解説しているので、ぜひ参考にしてください。
トリガーリストとToDoリスト・GTDとの違い
トリガーリストは、タスク管理の手法の一つであるため、ToDoリストやGTDと混同されがちですが、両者とは明確に異なります。
トリガーリストは、ToDoリストやGTDのインボックスを作成する工程で用いられるのですが、あくまでもリスト作成のサポートのために用いるべきものです。
簡単にいえば、タスクやInboxのリスト作成漏れを防ぐために用いるのがトリガーリスト、その後完成されたタスクがToDoリストやGTDのInboxになります。
さらに、GTDではそれらを分類するなどにより、タスク管理がよりスムーズにできるようになります。
トリガーリストの作り方・準備方法
トリガーリストは1から自分自身で考えてもよいのですが、活用したことがない方の場合は、そもそも「どのようなリストを準備すればよいのかわからない」という問題があります。
個人的には、トリガーリストを利用するにはすでに公開されているものを参考に作成するのがよいのではないかと思います。
例えば、GTDの生みの親であるデビッド・アレンさんは著書「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」のなかでトリガーリストの例を記載しています。
その一例をご紹介します。
- 仕事に関するトリガーリスト
- やりかけのプロジェクト
- 着手すべきプロジェクト
- 考慮すべきプロジェクト
- 連絡に関するトリガーリスト
- 電話
- メール
- チャット
- 手紙
- ソーシャルメディア
- 執筆・提出
- 報告書
- レビュー
- 提案
- マニュアル
- 販促
- 書き出し
- 会議
- 読むべき本
- 計画
- 原稿のプロジェクト
- 予定されている行事
- 新しい設備やシステムの導入
- 商談
- 休暇
- 出張
- 教育・研修
- トレーニング・セミナー
- 読むべき本
- キャリア計画
- 履歴書
実際には、仕事に関する項目だけでも上記以上のリストが掲載されているのですが、効率よく運用するには、これらのなかでご自身にピッタリと合うものをピックアップすることが重要です。
このほかに、インターネット上でトリガーリストをまとめているサイトもあるため、それらをいったんはコピペして参考にするのもおすすめです。
ちなみに、私が実際に使用しているトリガーリストは、少ないですが、以下のとおりです。
- 仕事
- 本日取り組む予定の仕事は？
- 本日着手すべき予定の仕事は？
- 本日、予定をスケジューリングすべき仕事は？
- 導入を検討すべきツールはないか？
- 連絡
- 誰かに連絡すべき事柄はないか？
- 誰かからの連絡待ちの状態になっている物事はないか？
- 学習
- 自分自身が学習すべき事柄はないか？
- 読むべき本はないか？
- アイデア
- メモし忘れているアイデアはないか？
- アイデア作成のために調べなくてはならないことはないか？
- 買い物
- 購入し忘れている日用品や必需品はないか？
- リストアップしていない必需品はないか？
これらの項目を一つひとつ考えながらGTDのinboxにその日にやるべきことをリストアップしています。
慣れてくると、わざわざメモを見なくてもこれらに基づいてやるべきことを考えられるようになるため、タスク管理の初期にトリガーリストを活用するように意識するとよいでしょう。
トリガーリストをどこにどのように記録しておくか？
トリガーリストを記録しておく場所については、大きく分類すると紙のメモとオンラインの2つです。
それぞれ一長一短ありますが、個人的にはオンラインのメモの方がおすすめです。
付せんなどの紙のメモにトリガーリストを作成するメリット・デメリット
紙にトリガーリストを記録する場合のメリットとデメリットは、以下のとおりです。
- メリット
- 手元のトリガーリストのメモと比較しながらToDoを作成できる
- 全体を理解しやすい
- デメリット
- 追加したり修正したりするのが難しい
- 項目が多くなると煩雑になったり書き切れなかったりする
個人的には、手書きでリストを作成することと、リストを見るためにその都度紙を取り出さなくてはならないことが大きなデメリットではないかと思っています。
オンラインのツールでトリガーリストを作成するメリット・デメリット
オンラインのツールを使ってトリガーリストを作成するメリット・デメリットは以下のとおりです。
- メリット
- リストを見たいときにすぐに取り出せる
- 情報の編集や更新がしやすい
- デメリット
- ツールに使い慣れるまでに時間がかかる場合がある
- オフラインで使用できない場合がある
私の場合は、Amplenoteというノートアプリを使ってトリガーリストを作成しています。
Amplenoteの場合は、ノートを見比べながらノートを作成できることです。
Amplenoteの場合は、2つのノートを同時出力できるため、トリガーリストを見ながらトリガーリストを作るのにとても効果的です。
同様の機能はほかのノートアプリにもあるので、もしもNotionやEvernoteなどのほかのツールをメインで考えている方は、ノートアプリを比較しながら検討するとよいでしょう。
まとめ：トリガーリストで「できない」を「できる」に変えよう！
この記事では、トリガーリストの基本から作り方、おすすめのアプリ、GTDとの連携まで、詳しく解説しました。
トリガーリストは、単なるタスクリストではありません。それは、あなたの頭の中を整理し、具体的な行動へと導くための強力なツールです。ぜひ、今日からトリガーリストを活用して、あなたの「できない」を「できる」に変えましょう！
