1．タスクを具体化する：SMART原則でゴール設定

仕事が膨張する原因の一つは、タスクのゴールが明確に設定されていないことです。
企画書を作るではなく、A社の課題解決に向けた企画骨子を、データ3点を含めて、明日の15時までに作成するといったように、SMART原則（Specific:具体的、Measurable:測定可能、Achievable:達成可能、Relevant:関連性がある、Time-bound:期限がある）を使って目標を具体化しましょう 21 。
完了基準が明確になれば、無駄な作業に時間を費やすことを防げます。

締め切りの具体化のために押さえておきたいSMARTの法則については、以下で詳しく解説しているので、ぜひチェックしてください。
参考記事：【決定版】SMARTの法則 使い方マスター｜5ステップで目標達成を現実に

2．タスクを分解する

大きなタスクは、心理的な負担が大きく、先延ばしの原因になりがちです。
プロジェクト全体を、実行可能な小さなサブタスクに分解しましょう。

そして、それぞれのサブタスクに短い締め切り（小さな締め切り）を設定します。
これにより、一つひとつのタスクに取り組みやすくなり、進捗を実感できるため、モチベーション維持にもつながります。

タスクの細分化は、以下の記事を参照してください。
参考記事：【タスク細分化】生産性アップする具体的方法とおすすめツール

3．優先順位をつける：重要タスクに集中する技術

タスクの全てをこなそうとすると、結局どれも中途半端になったり、重要でないことに時間を浪費したりしがちです。

アイゼンハワーマトリクス（緊急度と重要度で分類）などを参考に、タスクの優先順位を明確にしましょう。
重要だが緊急ではないタスク（例：スキルアップ、将来への投資）に意識的に時間を割くことが、長期的な成果につながります。

アイゼンハワーマトリクスについては、以下の記事で詳しく解説しています。
参考記事：アイゼンハワーマトリクスタスク 4象限で仕事効率UP！時間管理術をマスターしよう

4．時間を区切る：タイムボクシングで作業に枠を

特定のタスクに取り組む時間を、あらかじめカレンダー上で確保してしまうのがタイムボクシング>です。

〇時から〇時までは、このタスクに集中すると決めることで、ダラダラと作業を続けることを防ぎます。

その時間内に完璧に終わらなくても、区切りをつけることが重要です 。
これにより、他のタスクへの影響を最小限に抑え、計画的に作業を進めることができます。

5．集中力を維持する：ポモドーロテクニック活用法

人間の集中力は長くは続きません。
ポモドーロテクニックは、作業時間（例：25分）と短い休憩（例：5分）を繰り返すことで、集中力を持続させるテクニックです。
タイマーを使って時間を区切ることで、25分だけ集中しようと作業に取り掛かりやすくなり、パーキンソンの法則が働く隙を与えません。
定期的な休憩が、脳のリフレッシュにもつながります。

ポモドーロテクニックについては、以下で詳しく解説しているので参考にしてください。
参考記事：知らないと損？ポモドーロテクニックで劇的に変わる集中力と時間管理

6．締め切りを操作する：効果的な自己設定デッドライン

与えられた締め切りが遠い場合、意図的に自分だけの仮の締め切りを早めに設定してみましょう。
これにより、心理的な切迫感が生まれ、計画的に作業を進める動機付けになります。
ただし、非現実的な締め切りは逆効果です。
タスクの難易度を考慮し、少し挑戦的でありながら達成可能なデッドラインを設定するのがコツです。

7．時間を記録する：タイムトラッキングで現状把握

自分が実際に何にどれくらいの時間を使っているのか、正確に把握することは、改善の第一歩です。

タイムトラッキングツールなどを使って、日々の作業時間を記録してみましょう。
この作業にこんなに時間がかかっていたのかといった気づきが得られ、時間の使い方を見直すきっかけになります。
また、将来のタスク見積もりの精度向上にもつながります。

私は、タスクシュートというタスク管理のメソッドを採用することになった結果、タスクの見込みや実際の作業時間を強く意識するようになりました。
タスクシュートをスタートする前よりも、やるべきことが明確になりました。