進捗管理アプリを入れても続かないのは、アプリが悪いからではなく、入力までの手数が多いからです。
私はフリーランス在宅ワーク歴9年のWebライターで、3年かけて4つの手法を試してきました。
そのうち2つは、途中で形が崩れています。
最後に残ったのは、機能がいちばん多いアプリではありませんでした。
この記事では、個人で使う進捗管理アプリ5つを無料プランの範囲まで踏み込んで比較し、続くものを見分ける基準をお伝えします。
この記事のポイント
この記事のポイント個人の進捗管理アプリは、機能の多さではなく、入力までの手数と無料プランの範囲で選ぶと続きます。
- 思いついてから入力し終わるまでの画面遷移が少ないこと
- 無料プランのまま運用が完結し、月額が発生しないこと
- スマホとPCで同じ状態が見え、二重管理にならないこと
最終更新：2026年8月3日
3年・4手法を試してたどり着いた進捗管理アプリの選び方
進捗管理が続くかどうかを決めるのは、手法の正しさではなく、記録が残るかどうかでした。
私は2023年から2026年にかけて、GTD・時間枠の運用・タスクシュート・自作ツールの4つを試しています。
うまくいかなかった期間のほうが長く、その失敗の中身がそのまま、後述する3つの選定基準になりました。
GTDに2年挑んで挫折（2023〜2025年）
GTDが崩れたのは、手法が間違っていたからではなく、維持に必要な工程が多すぎたからです。
2023年3月、私はAmplenoteのProプラン（月5.84ドル）を契約しました。
このAmplenote上で、GTDと時間枠の運用を並行して回していたのがこの時期です。
手法を順番に乗り換えたわけではありません。
書き出したタスクをGTDの流儀で処理・整理し、そのうえで実行する時間をカレンダーの枠に置いていく。
2つの手法を1つのアプリの中で同時に走らせていた、というのが実際のところです。
崩れ方は、はっきりした挫折ではありませんでした。
案件が重なった時期に週次のレビューが飛び、リストの中身が現実とずれます。
ずれたリストは開くのが億劫になり、開かないからさらにずれる。
約2年かけて、GTDのリストは参照されない在庫に変わりました。
同じ時期に、時間枠の運用も頻度が落ちています。
予定どおりに進まない日が続くと、枠を引く作業そのものが後ろ向きになるからです。
時間枠の考え方自体は今も有効だと思っています。
運用の詳細はタイムブロックが効く理由と実践のやり方にまとめました。
AIを併用しても記録が続かなかった（Gemini活用・2024〜2025年）
AIを入れても記録は続きませんでした。
分類や整理は確かに速くなりましたが、続かない原因はそこではなかったからです。
2024年から2025年にかけて、私はGeminiを整理役として使いました。
書き出したタスクを渡して、案件ごとにまとめ直してもらう使い方です。
この工程は目に見えて速くなりました。
想定外だったのは、速くなったのが整理の工程だけだったことです。
そもそも記録が残っていなければ、AIに渡すものがありません。
そして記録が残らない理由は、思いついた瞬間にアプリを開いて入力し終えるまでの手数にありました。
整理を助けてもらっても、入り口の手数は1つも減りません。
アプリを増やしても続かなかった理由は、ここにあったと考えています。
記録する側に切り替えて残ったもの（2025年5月〜）
転機は2025年5月、タスクシュートのセミナーでした。
これから何をするか計画する側ではなく、実際に何をしたかを記録する側に軸を移す考え方です。
こちらは続きました。
計画は外れると心が折れますが、記録は外れようがないからです。
ただし、タスクシュートの公式ツールは導入していません。
月額が発生する点が私にとっては壁で、考え方だけを採用しました。
手法そのものの中身はタスクシュートの基本原則と始め方で解説しています。
2026年2月、私はClaudeと一緒に「今日のタスクログ」というChrome拡張を自作しました。
新しいタブを開くと、その日にやることを3つだけ書く欄が出る。
それだけの機能です。
3年かけてわかったこと続く仕組みと続かない仕組みを分けたのは、機能の量ではなく、維持にかかる手間の量でした。忙しくないときにだけ機能する仕組みは、忙しいときに真っ先に落ちます。
1日3つに絞る運用に変えてから、睡眠と仕事の質が目に見えて変わりました。ここから導いたのが、次に挙げる3つの基準です。
進捗管理のやり方を、何度も変えてきた方へ
いずです。まず、私自身の話をさせてください。
2023年3月、EvernoteからAmplenoteに乗り換えて有料プランを契約しました。同時に、予定の時間枠を先に押さえておく使い方も始め、2年ほどはかなり頻繁に使っていました。
この時間枠の使い方は、2025年5月にやめました。ルーティン作業の登録や削除のたびに抜け漏れやズレが出たこと、仕事の進め方ごとツールに頼りきっていたこと、登録時の単純なミスがなくならなかったことが理由です。Amplenoteは、今もノートとして使っています。
ツールが悪かったわけではありません。使い始めるときも、やめるときも、私が何ひとつ数えていなかっただけです。あなたにも、思い当たることはありませんか。
今は、ひとつだけ数えるようにしています。先週、そのツールがなければ終わらなかった作業が何回あったか、です。この数え方をA4の表1枚にまとめました。ツール名と回数を書き込むだけで使えます。表の下には、私が実際にやめた使い方の経緯も載せています。
無料で、メールアドレスだけで登録できます。届いた確認メールのリンクを押すと、表のついた1通目がすぐに届きます。最初の5日間のあとは週1回の配信で、いつでも解除できます。
ここまで読んだ人に、ひとつだけ。匿名で、押すだけです。10人を超えると、どの答えが多いかの割合が出ます。
在宅の仕事中、1日どのくらいサボっていますか？
よければ一言。何をしてサボるか。
ありがとうございます。同じ答えの人が、ここにいます。
個人で使う進捗管理アプリを選ぶ3つの基準
個人で使う進捗管理アプリは、入力までの画面遷移・無料プランで完結するか・スマホとPCの両立、この3つで絞り込めます。
機能の数や連携先の多さは、続いたあとで効いてくる要素です。
続く前の段階では、前章で崩れた3年分がそのまま示すとおり、手間の少なさのほうが優先されます。
基準1｜入力までの画面遷移が少ないか
思いついてから入力し終わるまでに挟まる画面が少ないほど、記録は残ります。
ここが3つの基準の中で最も重い項目です。
タスクを1件登録するのに、アプリを開く・プロジェクトを選ぶ・期日を入れる・優先度を設定する、と4つの操作が必要なアプリがあります。
1件なら苦になりません。
問題は、記録する場面のほとんどが作業の途中に起きることです。
執筆中に思いついたものを登録しようとして、4操作を挟むと、書いていた文章の続きが飛びます。
だから登録をあとに回し、あとに回したものは忘れる。
私がGeminiを整理役に据えても記録が続かなかったのは、整理の速さでは入り口の手数を埋められなかったからです。
確認するときは、実際に思いついた1件を登録してみてください。
指が止まる回数が3回を超えるなら、忙しい週には使わなくなります。
基準2｜無料プランのまま運用が完結するか
無料プランで運用が完結するかどうかは、機能の有無ではなく、上限に届くかどうかで判断します。
月額が発生した瞬間、そのアプリは続けるかどうかを毎月問われる対象に変わるからです。
進捗管理アプリの無料プランには、たいてい数の上限があります。
プロジェクトやリストを何個まで作れるか。
1つのリストに何件まで登録できるか。
案件ごとにリストを分ける使い方をすると、この上限は思ったより早く見えてきます。
逆に、日々のタスクを1つのリストに積んでいく使い方なら、無料のまま何年でも回ります。
上限の数字そのものより、自分の使い方がどちらに寄っているかを先に決めるほうが早いです。
私は月額サブスクを避ける方針ですが、絶対に払わないわけではありません。
Amplenoteには月5.84ドルを払っています。
納得できる理由があれば払う、なければ無料の範囲に収める、という判断です。
基準3｜スマホとPCで同じ状態が見えるか
スマホとPCの両方で同じ状態が見えないアプリは、二重管理になって続きません。
片方でしか見られない情報が生まれた時点で、頭の中に控えを持つ必要が出てくるからです。
進捗管理アプリを入れる目的は、覚えておく負担を手放すことにあります。
ところが同期が不完全だと、どちらが最新かを気にし続けることになります。
これは負担が減っていません。
確認するポイントは3つです。
- スマホで登録したものが、PC側で追加操作なしに見えるか
- 同期そのものが有料プランの機能になっていないか
- オフラインで入力したものが、接続後に取りこぼされないか
3つ目は見落としやすい項目です。
移動中に思いついたものを登録する場面は、電波が不安定な場所と重なりやすいためです。
迷ったときは、基準1を最優先にしてください。入力が残らなければ、無料枠も同期も判断材料になりません。
基準2と基準3は、使い方が固まってからでも乗り換えで対応できます。次の比較表では、この3つの基準に沿って5つのアプリを並べます。
個人向け進捗管理アプリ5選の比較表
5つのアプリを、前章の3つの基準に沿って並べます。
無料プランの上限と、有料に移った場合の金額を先に置いているのは、ここが個人利用でいちばん先に効いてくるためです。
私が実際に使ったもの、過去に使ったもの、使っていないものが混ざっているので、その別も明記しました。
| アプリ | 無料プランの上限 | 有料プラン | 強み | 向いている人 |
|---|---|---|---|---|
| Amplenote （現在も使用中） |
ノート・タスクの基本機能は利用可。カレンダー連携は有料 | 月5.84ドル〜 | メモとタスクが同じ画面で地続きになる | タスクの背景メモごと1か所に集めたい人 |
| Todoist （過去に約1年使用） |
プロジェクト5件まで | 月4ドル前後 | 入力の速さと自然言語での期日指定 | 案件ごとに分けて数を捌きたい人 |
| TickTick （私は未使用） |
リスト9個・1リスト99タスク・習慣5つ | 年35.99ドル／月3.99ドル | カレンダーとタスクの一体表示・ポモドーロ内蔵 | カレンダー上で時間枠を引きたい人（仕様のみ記載） |
| Wrike （チームで半年使用） |
タスク管理の基本機能。ガントチャートは有料 | ユーザー単位の月額課金 | 案件の進行を複数人で共有できる | 個人よりチームで進捗を合わせたい人 |
| 自作Chrome拡張 （2026年2月〜使用中） |
費用なし | なし | 新しいタブを開くだけで入力できる | 1日3つに絞って記録だけ残したい人 |
表を上から見ると、無料プランの上限がアプリごとにまったく違う数え方をしていることがわかります。
Todoistはプロジェクトの数、TickTickはリストとタスクの両方、Amplenoteは機能の有無で線を引いています。
そのため、どれが得かは金額では比べられません。
比べる順番はこうです。
まず自分がリストをいくつ持つかを決める。
そのうえで、各アプリの上限に当てはめる。
案件ごとにリストを分けるなら、5件や9件という数字は現実的な制約になります。
1つのリストに積んでいくなら、ほとんどのアプリが無料のまま回ります。
私の場合は後者に寄せた結果、最終的に有料プランを必要としない形に落ち着きました。
なお、いちばん下の行は既製品ではありません。
自分に合うものが見つからなかった結果としての選択肢なので、そのまま真似できるものとしては置いていません。
詳しくは後述します。
あえて推奨しない選択肢｜Notion・Asana・タスクシュート公式
進捗管理アプリの記事でよく名前が挙がるツールのうち、私が個人利用では推奨していないものが3つあります。
性能が低いからではありません。
個人が1人で回すという条件に対して、機能の重さや費用の形が合っていないと判断したためです。
Notion｜本格的に使ったうえで、個人にはオーバースペックだと判断した
Notionを外しているのは、使ったことがないからではありません。
2024年から2025年にかけて実際に使い、2025年の一時期はかなり本格的に運用していました。
そのうえで、個人の進捗管理という用途には重いと判断しています。
Notionは、データベースを組めば何でも作れます。
それが強みであり、個人利用ではそのまま負荷になります。
進捗管理の器を自分で設計できるということは、設計し続けなければならないということでもあるからです。
ビューを整える。
プロパティを足す。
気づくと、管理する対象より管理する仕組みのほうに時間を使っています。
前章の基準1に当てはめると、入力までの画面遷移がどうしても増えます。
どのデータベースに入れるかを選び、プロパティを埋める。
この工程は、丁寧に設計してあるほど増えるという構造になっています。
チームで情報を集約する用途や、案件ごとの資料をまとめる用途では今も有力な選択肢だと思います。
外しているのはあくまで、個人が1人で進捗を追うという条件のもとでの話です。
乗り換えを検討している場合はNotionの代替を選ぶときの4つの判断軸が参考になります。
Asana｜チーム向けの設計をそのまま個人に持ち込むことになる
Asanaを推奨しないのは、担当者と進捗を共有する前提で設計されたツールだからです。
私はAsanaを使った経験がないので、ここでは仕様と設計思想の話にとどめます。
タスクに担当者を割り当てる、進捗を関係者に共有する、依存関係を管理する。
これらはチームで意味を持つ機能です。
1人で使うと、担当者は常に自分になり、共有先も存在しません。
機能が多いこと自体は欠点ではありません。
ただ、使わない機能が画面に並んでいる状態は、入力のたびに判断を挟ませます。
個人利用で機能の8割が空欄になるなら、その分だけ手数が増えるだけです。
タスクシュート公式ツール｜考え方は採用し、ツールは見送った
タスクシュートについては、手法を採用してツールを見送るという判断をしました。
私の進捗管理が続くようになった転機は、2025年5月のタスクシュートのセミナーです。
記録する側に軸を移すという考え方は、今も運用の中心にあります。
それでも公式ツールを導入していないのは、月額が発生するためです。
月額サブスクを避けたい私にとって、ここが壁になりました。
これは手法への評価ではありません。
考え方に価値があることと、その考え方を実装したツールに毎月払うかどうかは、別の判断です。
手法そのものを詳しく知りたい場合はタスクシュートの基本原則と始め方を先に読んでください。
推奨していない3つは、いずれも設計として優れています。合わなかったのは、個人が1人で毎日回すという条件に対してです。
チームで使う前提なら、判断は変わります。自分がどちらの条件で使うのかを先に決めると、候補は半分
進捗管理アプリのよくある質問
進捗管理アプリの導入前によく出る疑問を8つにまとめました。
無料で足りるのか、いくつも試すべきなのか、といった判断に直結するものを優先しています。
進捗管理アプリは無料のままで足りる?
個人利用なら、無料のまま足りるケースがほとんどです。
判断の分かれ目は機能ではなく、リストやプロジェクトの数の上限に届くかどうかにあります。
案件ごとにリストを分ける使い方なら5件や9件という上限は現実的な制約になりますが、1つのリストに積んでいく使い方なら無料のまま何年でも回ります。
私自身、最終的に有料プランを必要としない形に落ち着きました。
進捗管理アプリとタスク管理アプリの違いは?
扱う単位が違います。
タスク管理は今日やること1件を扱い、進捗管理はそれが全体のどこまで進んだかを扱います。
個人利用ではこの2つが同じアプリの中で重なるため、厳密に分ける必要はありません。
ただし、クライアント案件を受注から入金までひとつながりで追いたい場合は別の設計が要ります。
その場合は案件単位で管理する方法とアプリの選び方を参照してください。
アプリをいくつも試すのは無駄?
無駄ではありませんが、同時に複数を走らせるのは避けてください。
2つのアプリに情報が分かれると、どちらが最新かを気にする負担が増え、続かない原因そのものを作ることになります。
試すなら1つずつ、最低でも2週間は使ってから判断するのが現実的です。
私は3年で4つの手法を試しましたが、並行して走らせていた時期の記録がいちばん早く崩れました。
スマホだけで進捗管理はできる?
できますが、入力はスマホ、確認はPCという分担にしたほうが続きます。
スマホは思いついた瞬間に開ける点で入力に強く、PCは全体を並べて見る点で確認に強いためです。
どちらか片方でしか見られない情報が生まれると二重管理になるので、同期が無料プランに含まれているかは先に確認してください。
進捗管理アプリを入れても続かないのはなぜ?
続かない原因の大半は、入力までの手数の多さにあります。
思いついてから登録し終えるまでに4つも操作が挟まると、作業の途中では登録をあとに回し、あとに回したものは忘れるからです。
私はAIに整理を任せて解決しようとしましたが、速くなったのは整理の工程だけで、記録は残りませんでした。
入り口の手数は、整理の速さでは埋められません。
ガントチャートは個人にも必要?
個人利用では、ほとんどの場合で不要です。
ガントチャートはタスク同士の依存関係と複数人の担当を可視化するための道具なので、担当者が常に自分1人なら情報量に見合いません。
長期の案件で工程の重なりを見たい場合だけ検討する形で足ります。
考え方と使いどころはガントチャートの使い方と個人での活用法で解説しています。
アプリを乗り換えるとき、過去のデータはどうする?
移行にこだわらず、進行中のものだけを手で移すのが現実的です。
完了済みのタスクは、移してもほとんど参照しません。
エクスポート機能が有料プランに含まれているアプリもあるため、乗り換えを想定するなら導入時に出力形式を確認しておくと安全です。
結局、いちばん重要な基準はどれ?
入力までの画面遷移の少なさです。
無料枠も同期も、記録が残ってはじめて判断材料になるためです。
3年かけてわかったのは、続く仕組みと続かない仕組みを分けるのが機能の量ではなく維持にかかる手間の量だということでした。
忙しくないときにだけ機能する仕組みは、忙しいときに真っ先に落ちます。
続く進捗管理アプリを見分けるために
個人の進捗管理アプリは、入力までの画面遷移・無料プランの上限・スマホとPCの両立、この3つで絞り込めます。
私は3年で4つの手法を試し、崩れた2つと残った2つを分けたのが機能の量ではなく維持の手間の量だと気づきました。
まずは候補を1つに絞り、思いついた1件を実際に登録してみてください。
指が止まる回数が、そのアプリと続けられるかどうかを教えてくれます。
同じ進捗管理でも、目的が違えば見るべき記事が変わります。
記録を残して自分の進み方を可視化したい方は進捗を見える化して仕事の流れを変える方法、クライアント案件を受注から入金までひとつながりで追いたい方は個人向けの案件管理アプリと選び方、タスク管理の全体像から整理し直したい方はタスク管理の基本と始め方をご覧ください。
進捗管理のやり方を、何度も変えてきた方へ
いずです。まず、私自身の話をさせてください。
2023年3月、EvernoteからAmplenoteに乗り換えて有料プランを契約しました。同時に、予定の時間枠を先に押さえておく使い方も始め、2年ほどはかなり頻繁に使っていました。
この時間枠の使い方は、2025年5月にやめました。ルーティン作業の登録や削除のたびに抜け漏れやズレが出たこと、仕事の進め方ごとツールに頼りきっていたこと、登録時の単純なミスがなくならなかったことが理由です。Amplenoteは、今もノートとして使っています。
ツールが悪かったわけではありません。使い始めるときも、やめるときも、私が何ひとつ数えていなかっただけです。あなたにも、思い当たることはありませんか。
今は、ひとつだけ数えるようにしています。先週、そのツールがなければ終わらなかった作業が何回あったか、です。この数え方をA4の表1枚にまとめました。ツール名と回数を書き込むだけで使えます。表の下には、私が実際にやめた使い方の経緯も載せています。
無料で、メールアドレスだけで登録できます。届いた確認メールのリンクを押すと、表のついた1通目がすぐに届きます。最初の5日間のあとは週1回の配信で、いつでも解除できます。
