仕事で紙のメモをなくさない工夫

デジタル化が進む現代においても、紙のメモ帳を愛用する方は多いのではないでしょうか？

紙のメモは、手軽にメモを取れる、思考を整理しやすい、アイデアを膨らませやすいなどのメリットがあります。

しかし、紙のメモはデジタルメモと比べて紛失しやすいというデメリットも抱えています。

そこで、この章では、紙のメモをなくさないための具体的な工夫について解説していきます。

おすすめのノート・メモ帳を紹介

自分に合ったノートやメモ帳を選ぶことは、メモを効率的に管理し、紛失を防ぐための第一歩です。

用途に合わせたノート選び：仕事用、アイデア用、プライベート用…

ノートやメモ帳は、用途に合わせて使い分けることで、より効果的に活用できます。

• 仕事用：会議や打ち合わせなど、ビジネスシーンで使用する場合は、シンプルなデザインで書きやすいノートがおすすめです。A4サイズやB5サイズなど、大きめのノートを選ぶと、図表を描き込んだり、資料を貼り付けたりする際に便利です。
• アイデア用：アイデアを膨らませたい場合は、自由な発想を促すようなノートを選びましょう。方眼ノートや無地ノートは、図やイラストを自由に描き込めるので、アイデアを視覚的に整理するのに役立ちます。
• プライベート用：日記や旅行記など、プライベートで使用する場合は、おしゃれなデザインのノートを選ぶのも良いでしょう。自分の好きな色や柄のノートを使うことで、モチベーションを高く保てます。

人気のノート・メモ帳：ロディア、モレスキン、ライフ…

さまざまなメーカーから、多種多様なノートやメモ帳が販売されています。

その中でも、特に人気が高いのは、ロディア、モレスキン、ライフなどのブランドです。

これらのノートは、高品質な紙を使用していたり、書き心地が良かったり、デザイン性が高かったりと、様々な魅力があります。

そのため、これらのノートを使うことで、メモを取ること自体へのモチベーションが上がり、結果として丁寧に扱うようになることで紛失のリスクを減らせる可能性があります。

• ロディア：フランス生まれのメモ帳で、シンプルで機能的なデザインが特徴です。方眼罫が印刷されているため、図表を描き込んだり、文字を綺麗に揃えて書いたりするのに便利です。
• モレスキン：イタリア生まれのノートで、ゴムバンドやポケットが付いたシンプルなデザインが特徴です。小説家やアーティストに愛用者が多いことでも知られています。
• ライフ：日本の老舗文具メーカーであるライフが製造するノートは、高品質な紙を使用しており、書き心地の良さが魅力です。万年筆との相性が良いノートとしても人気があります。

これらのブランド以外にも、様々なノートやメモ帳がありますので、文房具店などで実際に手に取って、自分に合ったものを探してみてください。

ノート術でメモを整理！

ノート術を効果的に活用することで、メモを整理・体系化し、必要な情報を素早く見つけ出すことができます。

ここでは代表的な3つの方法をご紹介します。

• 箇条書き：重要なキーワードやToDoリストなどをシンプルにまとめて情報を整理
• マインドマップ：中心となるテーマから放射状にキーワードを書き出す書き方
• コーネル式ノート術：ノートを縦に3分割し、「キーワード」「メモ」「要約」を書き込む方法

これらのノート術を組み合わせたり、独自にアレンジしたりすることで、さらに効果的にメモを整理することができます。

ToDoリストについては「仕事を効率的に進めるToDoリストの作り方と使い方」で、マインドマップについては「仕事にマインドマップを活用！効率化・アイデア創出のためのポイント」で詳しく解説しているので、ぜひチェックしてください。

付箋を活用しよう！

付箋は、メモを分類・整理するだけでなく、タスク管理にも役立ちます。

色分けしたり、キーワードを書き込んだりすることで、必要なメモをすぐに見つけることができます。

• 色分け：プロジェクトごとに色分けしたり、重要度に応じて色分けしたりすることで、視覚的にメモを管理できます。
• キーワード：付箋にキーワードを書き込むことで、関連するメモをまとめて管理できます。

ToDoリストを付箋に書き、タスクが完了したら剥がしていくことで、達成感を味わえます。

また、付箋をノートやパソコンに貼ることで、タスクの進捗状況を可視化できます。

仕事のメモをなくす対策はデジタルメモもおすすめ

紙のメモの整理術をマスターした次は、デジタルメモを活用してみましょう。

デジタルツールを活用すれば、紙のメモよりもさらに効率的にメモを管理し、紛失のリスクを大幅に減らすことができます。

高機能なメモアプリとして人気が高いのは、「Heptabase」「Amplenote」「Notion」です。

■メモアプリの比較

スマホのメモアプリを使えば、いつでもどこでもメモを取ることができます。会議や打ち合わせの内容をその場でメモしたり、移動中に思いついたアイデアを記録したりするのに便利です。

PCのメモアプリを使えば、キーボード入力で効率的にメモを作成できます。長文のメモを作成したり、表やグラフを挿入したりする際に便利です。

■クラウドサービスの比較

クラウドサービスにメモを保存すれば、スマホやPCが故障した場合でも、データが消失する心配がありません。

また、クラウドサービスを利用すれば、スマホとPCでメモを同期することができます。スマホで作成したメモをPCで編集したり、PCで作成したメモをスマホで確認したりすることができます。

メモアプリの便利な機能を紹介

メモアプリには、OCR機能、音声入力機能、タグ付け機能、リマインダー機能など、便利な機能が搭載されています。

• OCR機能：手書きのメモをテキストデータに変換することができます。手書きメモを検索したり、デジタルデータとして再利用したりする際に便利です。
• 音声入力機能：話すだけでメモを取ることができます。会議や打ち合わせの内容を記録したり、移動中に思いついたアイデアをメモしたりするのに便利です。
• タグ付け機能：メモにタグを付けて分類することができます。キーワード検索で目的のメモを素早く探し出すことができます。
• リマインダー機能：メモにリマインダーを設定することができます。重要なメモを見逃すことを防ぎます。

メモを仕事に活かすテクニック

メモは、単に情報を記録するためだけのものではありません。

メモを効果的に活用することで、タスク管理を効率化したり、チームで情報共有をスムーズに行ったりすることができます。

ここでは、メモを仕事に活かすためのテクニックを2つご紹介します。

メモからタスクを管理

メモからToDoリストを作成することで、タスクを可視化し、漏れなく実行することができます。

ToDoリストは、1日のタスクを整理し、優先順位をつけるのに役立ちます。メモ帳やノートに手書きで作成しても良いですし、Google ToDo、Trello、Asanaなど、様々なタスク管理アプリを活用しても良いでしょう。

メモを共有してチームで仕事効率化

メモを共有することで、チームで情報共有や共同作業をスムーズに行うことができます。

SlackやChatworkなどのチャットツールと連携することで、メモを簡単に共有できます。

Google DriveやDropboxなどのオンラインストレージでメモを共有することもできます。アクセス権限を設定することで、特定のメンバーとのみ共有することも可能です。