「いつも時間に追われている」
「集中力が続かない」
「やりたいことがたくさんあるのに時間が足りない」
そんな悩みを抱えている方は、決して少なくありません。
この記事では、時間の使い方が「下手」だと感じる原因を紐解きながら、今日から実践できる時間管理術をステップごとに紹介します。
時間の使い方を改善することで、少なくとも仕事の充実度合いは全く変わったものになるでしょう。
時間の使い方が下手だった私
私は以前、時間の使い方が本当に下手でした。
テレワーク中心のWebライターやディレクターは自分でスケジュール管理をしなければならないため、時間管理能力が問われます。
また、コンテンツ作成（ライターやディレクター）の仕事は、基本的には常に納期と向き合わなくてはならない仕事です。
特にディレクターは複数の案件を同時に対応しながら、1記事も納期に遅れてはいけません。
スケジュール管理が苦手だった私は、記事の納品を優先するものの、社内業務や納期に余裕のある案件をないがしろにしてしまい社内での評価を大きく落としてしまったことがありました。
また、焦りながら仕事をした際に、一つひとつの仕事に自信がもてないという点も大きな問題です。
時間の使い方に失敗するとあらゆる個所に弊害が現れ、悪循環が生じるため、少しでも「時間の使い方がよくないのでは？」と不安を感じられた際にはすぐにできる対策を考えていきましょう。
時間の使い方 が下手になってしまう原因
時間の使い方が下手な状態を改善するには、まずはその原因から理解する必要があります。
この章では、時間の使い方が下手になってしまう3つの原因について解説します。
原因1．タスクの量がスキルに見合っていない
タスク管理を使用としても、キャパオーバーの状態に陥ってしまうとうまく管理できません。
このとき注意しなくてはならないのは、キャパオーバーなのか時間管理が下手でできていないのかを判断するのが難しいということです。
例えば、同僚と比較して仕事量が少ないように思えるとき、実際はタスクの質が重いケースも考えられます。
タスクの量が自分自身のスキルに見合っているのかどうかを判断するためには、行っている仕事をすべて洗い出すことが重要です。
原因2．仕事・タスクを把握できていない
時間の使い方 下手の最大の原因は、やるべきことを自分で理解できていないことです。
時間の管理がほとんどといってもできていなかった以前の私は、次のような問題を感じていました。
- 毎日のように夜遅くまで残業をしてしまう
- 締め切りが近づいてきた仕事に着手したら、作業負担が想定よりも重くて焦ってしまう
- 上司から依頼された社内業務に対応する時間が全く取れずに後回しにしてしまう
また、タスクが完了しないまま蓄積していくと精神的にも大きな負担になります。
少しでも仕事を前倒しで進められるようにさまざまな工夫をしているつもりでしたが、抜本的な解決策は見いだせないままでした。
原因3．優先順位がついていない
やるべきことが明確になっていても、優先順位の判断を誤ると結局は時間に追われてしまう結果につながります。
優先順位の決め方はとてもシンプルです。
ポイントは仕事の重要度と緊急度です。
アイゼンハワーマトリクスなどのツールを使用すると、優先順位を明確化できるでしょう。
詳しく知りたい方は、以下を参考にしてください。
参考記事：アイゼンハワーマトリクスタスク 4象限で仕事効率UP！時間管理術をマスターしよう
また、上長やクライアントから指示・依頼を受けた仕事については優先的に行います。
ここでネックになるのは、先延ばし癖です。
先延ばしについても、以下の記事で詳しく解説しているので、是非参考にしてください。
参考記事：【エメットの法則】先延ばし癖克服へ！7つの行動術＆ツール5選
下手な時間の使い方を克服するための3ステップ
時間の使い方が下手だと感じている方でも、以下のステップを踏むことで、時間管理能力を向上させることができます。
ステップ１：現状把握
最初にやるべきことは、現在の時間の使い方を記録（タイムトラッキング）して、時間の使い方の無駄を発見することです。
1週間ほど、何にどれだけの時間を使っているのかを記録してみましょう。
このとき、ツールは何を使っても問題ありません。
スマホアプリやタイマーなど、使いやすいツールを使って記録してみてください。
記録した時間の使い方記録したら、無駄な時間がないか分析しましょう。
ステップ２：目標設定と計画
現状を把握したら、目標を設定したうえで、目標設定のための具体的なタスクを考えていきます。
目標は、短期的なものと長期的なものとの両方を考えましょう。
目標を設定することで、時間を何に使うべきか明確になり、モチベーションも向上します。
目標を設定したら、具体的な行動計画を立てます。
いつまでに何を達成するのか、具体的な行動を計画に落とし込むことが重要です。
そして、計画段階の最後には、計画をさらに細かく分割し、具体的なタスクに落とし込みましょう。
タスクを細分化することで、進捗状況を把握しやすくなり、達成感を感じやすくなります。
ステップ３：実行と改善
計画ができたら、実行を進めます。
タスクには必ず優先順位をつけ、重要なタスクから順番に取り組みましょう。
緊急度と重要度を考慮して、優先順位を判断することが大切です。
このとき、テクニックなどを活用して集中力を高められるように意識しましょう。
ポモドーロテクニックやタスクシュートなど、自分に合ったテクニックを試してみましょう。
PDCAサイクルを回すことで、時間管理能力を継続的に向上させることができます。
ポモドーロテクニックとタスクシュートは、それぞれ以下で詳しく解説しています。
時間の使い方が下手な方におすすめのツール＆テクニック
時間の使い方が上手くするには、ツールやテクニックを効果的に活用することが重要です。
なぜなら、人間の意志力や記憶力には限界があり、それらだけに頼った時間管理は、どうしても失敗しやすいからです。
そこで、本章では、時間管理をサポートしてくれる便利なツールと、「先延ばし癖」や「集中力不足」といった時間管理の敵を攻略するためのテクニックをご紹介します。
Googleスプレッドシート
手軽に1時間ごとの仕事を記録して管理するなら、Googleスプレッドシートがおすすめです。
特に私のようにテレワークで1日PCの前に座っている場合、常にスプレッドシートを確認できる環境下であるため、時間軸でタスクを日ごとに入力できるシートを作成しておくと、手軽にタスク管理できます。
実際に、僕自身がタスクの混乱から抜け出すときに使用したのは、Googleスプレッドシートの簡易的なシートでした。
Amplenote
「効率的にタスクを管理したい」
「タスク漏れや優先順位の付け間違いをなくしたい」
「頭の中にある『やるべきこと』をすべて見える化して、時間に追われる感覚からかいほうされたい」
上記のように時間管理のレベルを一段階引き上げたいと考えられているなら、Amplenoteを試してみてください。
Amplenoteは、時間管理のフレームワークであるGTDの理念に基づいてタスクを体系的に管理できるノートアプリです。
GTDには馴染みがないかもしれませんが、Amplenoteを使えば、思いついた情報を次々と登録して、実行したり整理したりするといったプロセスをスムーズに行えます。
GTDについては「【GTDとは？】ストレスをゼロ化し、時間を10倍にする5つの秘訣」で解説しているので、興味のある方はぜひ参考にしてください。
Amplenoteは、まさにやるべきことが一目でわかるといったツールです。
実際、私はAmplenoteとAIツールとの併用で、劇的にタスク管理の質が改善しました。
まずは Amplenote の公式ページで、その直感的な操作性や機能を体験してみてはいかがでしょうか。
todoist
「時間管理ってこんなに手軽に始められるんだ？」
という小さな成功体験を積み重ねたいとお考えなら、todoistが役立つでしょう。
Todoistは、複雑な設定は一切不要な、非常に簡易的な時間管理アプリです。
日ごとのやるべきことをリスト化し、完了したらスマホで一つタップするのみ。
todoistにはゲーミフィケーションの考え方が取り入れられていて、まるでゲームをクリアしていくような感覚で、あなたに「今日もやりきった！」という達成感を与えてくれます。
この小さな「できた！」の積み重ねが、時間管理を「面倒な作業」から「楽しい習慣」へと変えていく大きな力となります。
タスクの管理を手軽に習慣化し、日々の「できた！」を実感したい方は、Todoist を試されてみてはいかがでしょうか。
まとめ｜下手な時間の使い方は改善できる！
時間の使い方が下手と感じている方も、この記事で紹介した時間管理術を実践することで、時間の使い方が劇的に変わるはずです。
現状把握から目標設定、計画、実行、改善まで、一つ一つのステップを丁寧に進めていきましょう。
おすすめのツールやテクニックも活用しながら、自分に合った時間管理方法を見つけてください。
今日から、新しい時間管理を始めましょう。 あなたの時間は、もっと充実したものになるはずです。
