「タスク管理できない」を卒業！改善のための【7つの実践ステップ】（システム思考で回す）

原因が特定できたら、具体的な改善ステップへ進みましょう。

ここでは、どんなタイプの人にも有効で、再現性の高い7つのステップを紹介します。

ポイントとしては、これら7つのステップを単独の方法として捉えないことです。

7つのステップを連携するタスク管理システムとして、継続的にPDCAサイクルを回していくことが、「タスク管理が続かない」状態を克服する鍵となります。

ステップ1：【収集】脳の負担を減らす – 全ての「気になること」を外部化する技術

まず、頭の中にある全ての「気になること」を、信頼できる場所に書き出します。

書き出すべきことは、仕事のタスク・プライベートの用事・アイデア・心配事など、大小問わずに全てです。

これはGTD（Getting Things Done）の「収集」ステップと同じ考え方で、脳のワーキングメモリを解放し、精神的な負担を軽減することが目的です。

ノート、メモアプリ、タスク管理ツールの「Inbox」などを活用しましょう。

ポイントは、定期的に（例えば1日1回）この「収集」を行い、頭の中を空にする習慣をつけることです。

ステップ2：【分解】「手ごわいタスク」を「楽勝タスク」へ

「企画書を作成する」「新機能を開発する」といった大きなタスクや、「〇〇について検討する」といったあいまいなタスクは、どこから手をつけてよいか分からず、つい先延ばしにしてしまう大きな原因となります。

そこで重要なのが、これらの「手ごわいタスク」を、「次に何をすればよいか」が明確になる具体的な行動レベルまで分解（細分化）する技術です。

例えば、「企画書を作成する」なら、以下のように分解できます。

1.  企画の目的とゴールを再確認する
2. 関連する過去資料を3つ見直す
3. 競合サービスの情報を3つピックアップして特徴をまとめる
4. 企画書の構成案を箇条書きで作成する
5. 作成した構成案について上司に15分相談する

このようにタスクを実行可能な小さな単位（例えば15分～1時間程度で完了できるサイズ）に分解することで、心理的なハードルがぐっと下がり、「これならできそうだ」と感じて行動しやすくなります。

また、小さなタスクを一つひとつ完了させていくことで達成感も得やすくなり、それがモチベーション維持にもつながります。

さらに、分解されたタスクは、後のステップでの計画（スケジュール化）や進捗管理（記録・可視化）を容易にするという利点もあります。

（※分解する際のコツとして、「～を調べる」「～に連絡する」のように『動詞で始める』ことを意識すると、より行動が明確になります）

ステップ3：【判断】本質を見抜く – 「重要度×緊急度」マトリクスと自分の価値観で優先順位を決める技術

書き出し、分解したタスクに対して、「今、本当に取り組むべきことは何か？」という優先順位をつけます。

ここで有効なのがアイゼンハワーマトリクスの考え方です。

各タスクを重要度と緊急度の2軸で評価し、4つの象限に分類します。

重要なのは、単なる締め切り（緊急度）だけでなく、「自身の目標達成や価値観にどれだけ貢献するか」という本質的な重要度をしっかり見極めることです。

「緊急ではないが重要な（第2象限）」タスクこそが、将来の成果を生み出す源泉であることを意識しましょう。

アイゼンハワーマトリクスについては、以下の記事で詳しく解説しているので、詳しく知りたい方はぜひ参考にしてください。

参考記事：アイゼンハワーマトリクスタスク 4象限で仕事効率UP！時間管理術をマスターしよう

ステップ4：【計画】「いつやるか」を具体化する – スケジュール化と時間術（タイムブロッキング/ポモドーロ）の戦略的活用

優先順位を決めたら、次は「いつやるか」を具体的に計画し、スケジュールに落とし込みます。

特に第2象限（重要だが緊急でない）のタスクは、意識的に実行時間を確保しなければ、いつまでも後回しになってしまいます。

Googleカレンダーやタスク管理ツールを活用し、タスクに具体的な実行予定日時や締め切りを設定しましょう。

さらに効果的な計画手法として、以下の時間術を取り入れることも有効です。

• タイムブロッキング：カレンダー上で特定の時間を特定タスク専用にブロックし、他の予定を入れず集中を確保する手法
• ポモドーロテクニック：「25分集中＋5分休憩」のサイクルをタイマーで繰り返し、集中力を維持する時間管理術

計画を立てる際は、自身の過去の作業実績（ステップ6の記録が役立ちます）などを参考に、現実的な作業時間を見積もることが重要です。

また、予期せぬ割り込みなどに備え、スケジュールには必ずバッファ（余裕時間）を設けるようにしましょう。

これが計画倒れを防ぐための重要なコツです。

ポモドーロテクニックについては、以下で詳しく解説しているので、興味のある方はぜひ参考にしてください。

内部リンク：集中力散漫はもう卒業！ポモドーロテクニックで仕事と勉強を効率化する科学的メソッド

ステップ5：【実行】先延ばしを打ち破る – 心理的ハードルを下げ、最初の一歩を踏み出す技術（2分ルール、フロー状態への誘導）

計画を立てても、「面倒だな」「気が重いな」と感じてなかなか実行に移せない…。

そんな時には、行動開始への心理的なハードルを下げる工夫が有効です。

有名なのが2分ルールです。

これは、「2分以内で完了するタスクなら、今すぐやる」というシンプルなルールですが、とりあえず始めるという勢いをつけるのに役立ちます。

また、大きなタスクであっても「最初の2分だけ手をつけてみる」と決めると、意外とそのまま作業を続けられることがあります。

これは作業興奮（一度始めると集中力や意欲が高まる現象）と呼ばれる効果が期待できるためです。

さらに、没頭状態（フロー状態）に入りやすくすることも、実行力を高める上で効果的です。

そのためには、以下のような要素を意識するとよいでしょう。

• 集中できる環境を整える（例：スマートフォンの通知をオフにする、デスク周りを整理整頓する）
• タスクの難易度を適切に設定する（ステップ2の「分解」が重要。簡単すぎず、難しすぎないレベル）
• タスクの目標を明確にする（何を目指してこのタスクを行うのかを意識する）

これらの工夫によって、先延ばしを防ぎ、集中してタスクに取り組みやすくなります。

ステップ6：【記録・可視化】進捗を「見える化」する – 達成感と現実的な時間感覚を養う（タスクシュート的発想）

タスクの進捗状況を記録し、「見える化」することは、モチベーション維持と計画精度向上に不可欠です。

タスク管理ツールで完了チェックを入れる、カンバンボードでタスクを「完了」列に移動させるなど、進捗が視覚的に分かるように工夫しましょう。

完了したタスクのリストを定期的に眺めるだけでも達成感が得られます。

また、可能であればタスクにかかった時間を記録する（タスクシュート的な考え方）ことをおすすめします。

これにより、自分の作業スピードや集中できる時間帯を客観的に把握でき、今後の計画（ステップ4）の精度向上に繋がります。

「思ったより時間がかかったな」「この時間帯は集中できたな」といった具体的な振り返りの材料にもなるのです。

私の場合は、作業の開始と完了をAmplenoteで表形式にしています。

Amplenoteでは{now}と入力するだけで現在時刻が入力できるため、タスクのスタート時に簡単に時刻をメモできます。

NotionやGoogleスプレッドシートなどのツールでも似たような使い方はできるはずなので、メインで使用しているタスク管理ツールの使用法をチェックしてみましょう。

ステップ7：【見直し・改善】やりっぱなしを防ぐ – 日次/週次レビューでシステムを最適化する技術（レバレッジポイント発見とPDCA）

タスク管理は一度システムを作ったら終わりではありません。

状況の変化に対応し、より効果的な方法を見つけるために、定期的な見直し（レビュー）と改善が不可欠です。

PDCA（Plan-Do-Check-Action）サイクルを回す意識を持ちましょう。

• 日次レビュー（例：5～10分）：その日のタスク完了/未完了/新規を確認し、翌日の簡易計画と原因考察
• 週次レビュー（例：30～60分）：週全体の進捗、目標達成度、分類/計画/実績ギャップ、ツール使用感を評価し、次週計画（特に第2象限）と改善アクションの洗い出し

このレビューを通じて、自分のタスク管理システムにおける上手くいっている点と改善すべき点を見つけ出し、継続的に最適化していくことが、「タスク管理が続かない」状態から脱却するための最も重要な鍵となります。