仕事において、タスク漏れ・タスク忘れがあると重大なトラブルに発展する場合があります。
また、一つひとつの問題はそれほど申告でない場合であっても、その積み重ねで社内外からの信頼を損なうこともよくあることです。
実際、僕自身もタスク忘れによる苦い経験は何度も経験しました。
タスク忘れを完全に防止できたら、仕事の進め方は見違えてスムーズになります。
そこで、今回の記事ではタスク忘れ防止について解説しています。
タスク忘れ防止のステップに加えて、役立つアプリについても解説しているので、ぜひ参考にしてください。
特に、以下の悩みを感じたことのある方は、ぜひ参考にしてください。
- 「あれ、あのタスクの締め切りは今日までだったっけ……？」と不安になる
- 間際になってから締め切りが近いことに気がついて「忘れてた」と焦ることが多い
- 慌てて仕事をしてしまい、ミスが続いている
- いつも時間におわれていて、気持ちに余裕がもてない
- タスク漏れで上司や同僚に迷惑をかけて申し訳なく感じている
タスク漏れ・仕事忘れを防ぐための3つのステップ
タスク漏れ・仕事忘れを防ぐには、3つのステップの理解が必要です。
逆にいえば、3つのポイントさえ押さえておけば、タスクを忘れたままにしてしまうリスクを大きく減らせます。
3つのステップを順番にチェックしていきましょう。
ステップ1：脳のしくみを理解する
最初に理解しておきたいのは、脳の仕組みです。
人の脳の仕組みにおいては、「忘れる」ことは自然なことです。
その部分を認識することで、結果的に忘れる前に仕事をしたり、ミスやトラブルになる前に思い出したりすることが可能になります。
タスク漏れをしたり、仕事を忘れたりしてしまうことと脳の仕組みとの関連で押さえておきたいのは、ワーキングメモリーです。
ワーキングメモリは、短期的に情報を保持する領域のことを指しますが、その容量には限界があります。
何かをしようとしているときに、電話を受けたり、上司から新しい仕事の指示を受けたりして複数の情報の処理をしようとすると、ワーキングメモリーの容量を超えてしまい、古い情報であるもともとやろうと思っていた仕事を忘れてしまう結果につながるのです。
参考：脳科学辞典 「ワーキングメモリー」
ワーキングメモリーについては専門的な分野にはなりますが、重要なポイントは仕事を忘れることを前提として対策を考えることです。
タスクを可視化する
仕事を忘れることを把握したうえで重要なことがタスクを可視化することです。
メモやカレンダーなどに書いてくことで、いったん忘れてしまった情報でも処理できるようになります。
大半の方がメモの必要性や重要性については見聞きされたことがあるでしょう。
実際には「頭では分かっているけど、漏れなくメモしておくことは難しい」という認識をお持ちのことと思います。
ポイントは漏れなくメモすることと、そのメモを必ず見るということの2点です。
僕自身がその2つが苦手だったので、その2つが簡単でないことは身にしみて理解しています。
ToDoリスト・メモアプリ・カレンダーなど、タスクの可視化にはさまざまな方法があるため、自分に合った方法で実践することが重要です。
後回しにするクセを克服する
やるべきことが可視化されていて、メモを見ていたとしても、仕事が後回しになると結局は忘れ去られてしまいます。
特にやるべき仕事量が多い方は、毎日の仕事をその日のうちに完了するようにしないと、いつまで経っても仕事が完了しないものです。
先延ばしのクセの克服はとても困難ですが、3つのポイントを押さえることで対策できます。
整理整頓された状態で仕事をする
最初に重要なことは、整理整頓されたデスクで仕事をすることです。
一つひとつのメモを確実に対応するためのポイントであるともいえますが、デスクのうえで情報が煩雑な状態になっていると、せっかくメモをしていてもタスク実行への意識が弱まる傾向があります。
物理的なデスクの整頓ももちろんですが、PCやスマホで情報を管理する際も同様です。
フォルダやタグなどをつけたり、メモを記録する場所を固定にしておいて、必要なタイミングで確実にメモを見られるようにしておかないと、「メモを見る」ことがだんだんおっくうになります。
仕事の質を高めるためにも、整理整頓された状態での仕事を心がけましょう。
タスクの作業量を意識する
やるべき仕事がたくさんある方は、タスクを可視化して、一つひとつの作業量を意識しましょう。
ここで、重要なポイントは、一つひとつのタスクを具体的な行動に落とし込むことです。
例えば「資料作成」というタスクについて想定してみましょう。
資料を実行するためには情報のリサーチや担当者への質問・相談などの行動を取らなくてはならないケースでは、タスクが完了するまでにある程度の時間を要します。
反対に「取引先にメールで見積もりについて問い合わせる」など2分もあれば完了するタスクもあるでしょう。
どのタスクをどの順番でおこなうのがよいのかはさまざまな手法・考え方があるため、どのようにやればよいとは一概にはいえません。
重要なことは、それぞれのタスクがどの程度の時間を要するのかを認識することです。
また、作業量が多いタスクは、タスクを細分化することで着実に作業を進められます。
資料作成の例でいえば、情報をリサーチする→担当者に意見を聞く→原稿のアイデアをまとめる→資料のレイアウトを仕上げる→仕上がりを確認する、といった具合です。
期限を設定する
どの仕事をどのタイミングまでに完了させるかの期限を決めておくことで、先延ばしを防止し、仕事の忘れを防止できます。
組み立て方は、以下のとおりです。
- 基本的にはその日のうちに仕事を終える
- 期日が設定されている仕事は期日に従う（余裕を持たせて設定しておく）
- 期日がないもののボリュームのある仕事は作業時間の見込みをふまえて自分で設定する
適切な期日を設定して、期日までに仕事を終える状態を繰り返すことで、達成感を感じながら着実に仕事を終えられます。
タスク漏れ防止対策・タスクの可視化に役立つツールとアプリ3選
タスク忘れ防止のために可視化をするには、ツールやアプリを活用するとよいでしょう。
僕自身もいくつもタスク管理のアプリを使っています。
アプリを選ぶときに押さえておきたい機能は、次の機能です。
- ToDo機能：タスクをピックアップしてメモ化する機能
- メモ機能：記録しておきたいことをメモしておく機能
- カレンダー機能：予定をカレンダーに記録しておく機能
- リマインダー機能：予定が近づいたときに通知で知らせてくれる機能
この章では、タスク忘れ防止に役立つ機能をもったメモアプリをご紹介します。
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アプリ名 |
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提供者 |
Braintools |
Todoist Inc. |
Notion Labs, Inc. |
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特徴 |
メモとタスク管理を統合したオールインワンツール |
シンプルで使いやすいタスク管理アプリ |
メモ、タスク、データベースを統合した多機能ツール |
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主な機能 |
● メモ作成・編集 |
● タスク作成・編集 |
● メモ作成・編集 |
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強み |
● メモとタスクをシームレスに連携 |
● シンプルで使いやすいインターフェース |
● メモ、タスク、データベースを統合 |
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弱み |
● 無料版の機能制限 |
● 無料版のタスク数制限 |
● 無料版の機能制限 |
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料金（日本国内のプラン・単位は円） |
● 無料版：5GBストレージ、月間1000タスクまで |
● 無料版：月間500タスクまで |
● 無料版：個人利用のみ ●有料版：月額8ドルから |
Amplenote
タスクの漏れや忘れを防ぐために僕が実際に使用しているのは、Amplenoteというアプリです。
2023年4月から使っていて、現在もメインで使用し続けています。
Amplenoteがタスク忘れ防止に役立つのは、以下の理由です。
- メモを簡単にToDo化できるため情報を記録しやすい
- 情報が検索しやすく、タグで管理ができるため必要な情報をすぐに探せる
- 有料プランであればGoogleカレンダーと連携させられる
- リマインダーを設定できる
- タスクに重要度を設定できる
僕はAmplenoteをGoogleカレンダーと連携させて使用しています。
特に検索しやすいことが魅力で、使用すればするほど魅力を感じられるアプリです。
実際、僕も使い始めのころは正直なところ「期待したほど便利ではないな」と思っていたのですが、1年以上継続した今ではAmplenoteなしでは仕事が成り立たないレベルで使い倒しています。
実際、1年間利用したあとに継続して契約していることが、僕が利便性を感じている何よりの証拠です。
Amplenoteについては「Amplenoteで実現する思考の整理と情報収集：メモ作成とカード間の繋がり可視化機能」で詳しくご紹介しています。
1年以上実際に利用したうえでの体験をお伝えしているので、ぜひ参考にしてください。
Todoist
Todoistは、世界的に有名なタスク管理アプリです。
Todoistの最大の特徴は、タスクの登録がとても容易であることと、他のアプリとの連携が手軽にできることです。
Googleアプリとも連携できます。
ただし、連携できるアプリの多くが海外製のものなので、いろいろ試してはみたものの、僕自身はGoogleカレンダー以外との連携はあまり利便性を感じませんでした。
その他のTodoistの特徴は、以下のとおりです。
- タスクが完了すると祝福されているような画面が表示されるためゲーム感覚で楽しめる
- 直感的にタスクを入力できる
- メインタスクの下に子タスクを設定できる
- タスクをどんどん足していくだけでToDoリストを設定できる
- 画面がシンプルで見やすい
いろいろなタスク管理アプリを使用しましたが、「明日、美容院に行く」「今日の13時にメールをチェックする」といった文章を入力するだけで、カレンダーともきちんと連携できるツールはToDoistだけなのではないかと思います。
無料プランと有料プラン（年間契約の場合月額488円～）があります。
Notion
Notionは、非常に有名なアプリです。
タスク管理・ノートアプリのなかでは世界で最も人気のあるアプリといっても過言ではないかもしれません。
Notionの最大の特徴は、機能が多彩で使いこなしさえすれば何でもできてしまうことです。
Notionの特徴は以下のとおりです。
- メモやタスク管理の登録ができる
- 画面のデザイン・フォーマットを設定して、自分の使いやすい形式を設定できる
- ビジュアライズしやすい
- Notion専用のカレンダーが利用できる（同期はできないものの、Googleカレンダーとの接続ができる）
- Kanban形式での登録やメンション機能など、多彩な機能を利用できる
ただし、Notionの自由度が高い部分は、初めて使用する方にとってはやや難易度が高く感じられる面もあるかもしれません。
また、リマインダー機能が搭載されていますが、有料プランに契約していても通知音が鳴らないため、リマインダーの機能を利用する場合はGoogleカレンダーなどの機能を効果的に活用する必要があります。
タスク漏れ・タスク忘れを防止するためには心身の状態を整えることも重要
タスク忘れを防止するために最後に抑えておきたいポイントは、ベストな心身の状態を維持できるように心がけることです。
この章では、特に意識して押さえておきたいポイントを2点ご紹介します。
適度な休憩を取る
ワーキングメモリーの容量は、疲れなどにより集中力が落ちると容量が小さくなります。
つまり、疲れたり不調を感じたりしているときには、タスクを忘れやすくなってしまうということです。
どんなに効率的なタスク管理の手法を取り入れたとしても、疲れが一定の水準を超えると、「メモを取る」「メモを見る」程度の単純な作業さえ怠ってしまうケースも考えられます。
疲れをためないためには、以下の点が重要です。
- 適度に休憩を取る（ポモドーロテクニックなどを活用する）
- 十分に睡眠時間を取る
- デスクワークをしている際には、立ったり屈伸運動をしたりして、長時間同じ姿勢にならないように気をつける
- カフェインやチョコレートを意識して摂取する
特に睡眠時間と記憶の関連性については、アメリカの権威のある機関（National Library of Medicine）においての研究結果も発表されています。
参考
https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC3768102/
マインドフルネスを取り入れる
タスク忘れを防止するためには、マインドフルネスを取り入れることも重要です。
マインドフルネスとは、意識に関する宇手法のことで「今この瞬間」に集中する手法のことを指します。
瞑想やウォーキングを通じて意識を高めることで、マインドフルネスを実践できます。
マインドフルネスのタスク漏れ防止への効果として期待されるのは、以下の内奥です。
- 集中力とワーキングメモリーが向上する
- 衝動的な行動を抑え、本来やるべきタスクを冷静に実行できる
- タスク忘れの原因となるストレスを冷静に処理できる
マインドフルネスは、ビジネスにも効果が高いとして、Microsoft本社やGoogle本社でも取り入れられている手法です。
取り入れることで仕事全般が上手く進められるようになる可能性もあるため、タスク忘れ防止をきっかけにして導入を検討してもよいかもしれません。
ポモドーロテクニックを活用する
マルチタスクを強いられている方の場合、着手した仕事の最中に他の仕事が入ってしまい、後からやろうとしているうちに忘れてしまっていたという方もいらっしゃるでしょう。
そのような場合の対策としておすすめしたいのがポモドーロテクニックです。
ポモドーロテクニックとは、仕事をするときに25分間の集中時間と5分間の休憩時間のブロックを繰り返すことで最大限の集中力を発揮することです。
ポモドーロテクニックを実行することで、目の前のタスクに改善できます。
自分のペースで仕事を勧められることに加え、科学的な根拠に基づいた最大の集中力を発揮できるため、仕事が中途半端に終わらないように進めることができます。
ポモドーロテクニックについては「集中力散漫はもう卒業！ポモドーロテクニックで仕事と勉強を効率化する科学的メソッド」で詳しく解説しているので、詳しく知りたい方は是非参考にしてください。
まとめ
本記事で紹介したタスク漏れの原因と脳科学的メカニズム、そしてGTDメソッドを取り入れた具体的な5ステップは、タスク漏れ・タスク忘れの悩みから解放し、生産性を最大化する強力な武器となります。
さらに、厳選されたタスク管理ツールを活用することで、飛躍的に業務効率が向上することでしょう。
そして、ポモドーロテクニックなどを活用して、目の前の仕事に対して最大限の集中力を発揮することも重要です。
これらを実践することで「タスク忘れ」「タスク漏れ」に対して万全の対策を取ることができます。
今すぐ行動を起こし、これらの方法を実践することで、確実にタスク漏れを克服し、業務効率を実現できるでしょう。
