「いつも時間に追われている」
「集中力が続かない」
「やりたいことがたくさんあるのに時間が足りない」
そんな悩みを抱えている方は、決して少なくありません。
この記事では、時間の使い方が「下手」だと感じる原因を紐解きながら、今日から実践できる時間管理術をステップごとに紹介します。
時間の使い方を改善することで、少なくとも仕事の充実度合いは全く変わったものになるでしょう。
時間の使い方が下手だった私
私は以前、時間の使い方が本当に下手でした。
テレワーク中心のWebライターは自分でスケジュール管理をしなければならないため、時間管理能力が問われます。
締め切り間際に慌てて作業したり、集中力が途切れてダラダラと過ごしてしまったり…。
さらに、締め切りに追われているにもかかわらず、SNSやYouTubeの動画に時間を費やしてしまうことも珍しくありませんでした。
結局、集中力を発揮することもできず、仕事の質にも影響してしまうという最悪のケースもありました。
ただ、これらの問題の大半は、時間の使い方でほとんど解決できることでした。
私は、時間管理について徹底的に学び、実践を繰り返す中で、少しずつですが、時間の使い方をコントロールできるようになってきたんです。
「時間の使い方 が下手」になってしまう原因
時間の使い方が下手な状態を改善するには、まずはその原因から理解する必要があります。
この章では、時間の使い方が下手になってしまう3つの原因について解説します。
タスクの量がスキルに見合っていない
どんなにうまくタスク管理をしても、タスクの量がキャパをオーバーしているとうまく管理できません。
このとき注意しなくてはならないのは、キャパオーバーなのか時間管理の問題なのかの判断がなかなか個人では難しいことです。
例えば、同僚と比較して仕事量が少ないように思えるとき、実際はタスクの質が重いケースも考えられます。
タスクの量が自分自身のスキルに見合っているのかどうかを判断するためには、行っている仕事をすべて洗い出すことが重要です。
仕事・タスクを把握できていない
「時間の使い方 下手」の最大の原因は、やるべきことを自分で理解できていないことです。
以前の私自身は、タスクの管理をしているようでできていなかったので、仕事の総量を把握できていないときにどのような問題が生じるのかがよく分かります。
当時を思い返してみると、日々イレギュラーの連続で、毎日多くの仕事をやり残してしまう状態でした。
そして、やり残したままトラブルが発生するまで残してしまう……ということも珍しくありませんでした。
タスクの把握の「できている」状態と「できているつもり」との大きな違いは、把握できる時間の長さと軸です。
タスクを把握するには、少なくとも1時間単位でその日にやるべきことを紙やデジタルの手帳に落とし込む必要があります。
そして、当日・翌日だけでなく、週単位で予定を立てておくことが重要です。
優先順位がついていない
やるべきことが明確になっていても、優先順位の判断を誤ると結局は時間に追われてしまう結果につながります。
優先順位の決め方はとてもシンプルです。
ポイントは仕事の重要度と緊急度です。
アイゼンハワーマトリクスなどのツールを使用すると、優先順位を明確化できるでしょう。
アイゼンハワーマトリりクスについては「アイゼンハワーマトリクスタスク 4象限で仕事効率UP！時間管理術をマスターしよう」に解説しています。
また、上長やクライアントから指示・依頼を受けた仕事については優先的に行います。
ここでネックになるのは、先延ばし癖です。
先延ばしは習慣化してしまいやすいことも覚えておきましょう。
「時間の使い方が下手」を克服するための3ステップ
時間の使い方が下手だと感じているあなたも、以下のステップを踏むことで、時間管理能力を向上させることができます。
ステップ１：現状把握
最初にやるべきことは、現在の時間の使い方を記録（タイムトラッキング）して、時間の使い方の無駄を発見することです。
1週間ほど、何にどれだけの時間を使っているのかを記録してみましょう。
スマホアプリや手帳など、使いやすいツールを使って記録してみてください。
記録した時間の使い方記録したら、無駄な時間がないか分析しましょう。
例えば、SNSやネットサーフィンに多くの時間を使っていたり、ダラダラと作業をしてしまっていたりする場合は、改善の余地があります。
ステップ２：目標設定と計画
現状を把握したら、目標を設定したうえで、目標設定のための具体的なタスクを考えていきます。
目標は、短期的なものと長期的なものとの両方を考えましょう。
目標を設定することで、時間を何に使うべきか明確になり、モチベーションも向上します。
目標を設定したら、具体的な行動計画を立てます。
いつまでに何を達成するのか、具体的な行動を計画に落とし込むことが重要です。
そして、計画段階の最後には、計画をさらに細かく分割し、具体的なタスクに落とし込みましょう。
タスクを細分化することで、進捗状況を把握しやすくなり、達成感を感じやすくなります。
ステップ３：実行と改善
計画ができたら、実行を進めます。
タスクには必ず優先順位をつけ、重要なタスクから順番に取り組みましょう。
緊急度と重要度を考慮して、優先順位を判断することが大切です。
このとき、テクニックなどを活用して集中力を高められるように意識しましょう。
ポモドーロテクニックやシングルタスクなど、自分に合ったテクニックを試してみましょう。
また、集中しやすい環境を整えることも重要です。
また、先延ばし癖の克服も重要です。
2分ルールやif-thenプランニングなどを活用しましょう。
こうして実行をしたら、定期的な振り返りと改善を繰り返しながら、精度を高めていきます。
PDCAサイクルを回すことで、時間管理能力を継続的に向上させることができます。
「時間の使い方が下手」な方におすすめのツール＆テクニック
「時間の使い方 下手」を克服するには、ツールやテクニックを効果的に活用することが重要です。
なぜなら、人間の意志力や記憶力には限界があり、それらだけに頼った時間管理は、どうしても失敗しやすいからです。
そこで、本章では、時間管理をサポートしてくれる便利なツールと、「先延ばし癖」や「集中力不足」といった時間管理の敵を攻略するためのテクニックをご紹介します。
おすすめの時間管理ツール
「時間の使い方が下手」だと感じているときに使用するツールは、できるだけシンプルな操作なものが望ましいです。
そもそも時間を効果的に活用できていないときに複雑なツールを使用すると頭の中が余計に混乱してしまうためです。
個人的におすすめしたいツールは、以下の3つです。
- Googleスプレッドシート
- Todoist
- Amplenote
それぞれ、簡単にポイントを解説します。
Googleスプレッドシート
手軽に1時間ごとの仕事を記録して管理するなら、Googleスプレッドシートがおすすめです。
特に私のようにテレワークで1日PCの前に座っている場合、常にスプレッドシートを確認できる環境下であるため、時間軸でタスクを日ごとに入力できるシートを作成しておくと、手軽にタスク管理できます。
実際に、僕自身がタスクの混乱から抜け出すときに使用したのは、Googleスプレッドシートの簡易的なシートでした。
Amplenote
Googleスプレッドシートの管理をさらに効率的に進めたい方におすすめしたいのはAmplenoteです。
手軽な操作が魅力のノートアプリ「Amplenote」を使用した場合、GTDの理念に基づいてタスクを管理できます。
GTDについては「【GTDとは？】ストレスをゼロ化し、時間を10倍にする5つの秘訣」で解説しているので、興味のある方はぜひ参考にしてください。
Todoist
Todoistは、簡易的な時間管理アプリです。
ゲーミフィケーションの考え方が取り入れられていて、すごくシンプルに日ごとの予定を記録できます。
予定が完了したら、スマホでタップするだけで予定を消し込めるため、何よりも管理が手軽です。
まとめ｜「時間の使い方が下手」は改善できる！今日から始めよう、新しい時間管理
「時間の使い方が下手」と感じている方も、この記事で紹介した時間管理術を実践することで、時間の使い方が劇的に変わるはずです。
現状把握から目標設定、計画、実行、改善まで、一つ一つのステップを丁寧に進めていきましょう。
おすすめのツールやテクニックも活用しながら、自分に合った時間管理方法を見つけてください。
今日から、新しい時間管理を始めましょう。 あなたの時間は、もっと充実したものになるはずです。
