リマインダー設定しても忘れる？「実行できる人」に変わる方法

超具体的！成果に繋がるリマインダー設定・活用の実践テクニック

リマインダーを効果的に活用するためには、原則を理解するだけでなく、日々の業務や生活の中で具体的に実践するためのテクニックの活用が不可欠です。
明日からすぐに試せるヒントが満載ですので、ぜひ取り入れてみてください。

テクニック1：面倒をなくす！タスク登録とリマインダー設定を習慣化するコツ

リマインダー活用が続かない理由の一つに、「入力が面倒」という点が挙げられます。
この最初のハードルを下げる工夫が、習慣化への鍵となります。

多くのツールには、入力を効率化するクイック追加機能が搭載されています。

例えば、Todoistのように自然言語処理に対応しているツールでは、「明日10時にA社へ電話 #仕事」と入力するだけで、日時やプロジェクトが自動設定される場合があります（※日本語対応の精度はツールによります）。

また、スマートフォンのウィジェットを活用すれば、ホーム画面から素早く入力画面を呼び出せます。

さらには、音声入力やメールからのタスク作成機能なども便利です。
思いついたことや依頼されたことを、その場で、最も手間のかからない方法でシステムに登録する流れを作りましょう。

私の場合は、Amplenoteというノートアプリにタスク管理のノートを作成して、日々のタスクを管理しています。
Amplenoteは、ノートとカレンダーの情報を紐づけられる機能を搭載しているので、入力の簡素化に加えて、情報整理にも適しています。

この入力障壁の低減が、GTD®︎原則3で述べた「全捕捉」を確実にし、システムへの信頼を高める第一歩です。

テクニック2：「通知ノイズ」を撃退！優先度・通知レベル・タイミング設定術

リマインダーが多すぎると、重要な通知が埋もれてしまいます。
これを防ぐには、意図的な通知設定が不可欠です。

まず、タスクの重要度や緊急度に応じて、優先度を設定しましょう（例：高・中・低など）。
多くのツールでは、優先度に応じて表示を変えたり、フィルタリングしたりできます。

次に、通知のタイミングを適切に設定します。「締め切り当日9時」だけでなく、前日の夕方にも通知を入れるなど、行動を促すために最適なタイミングを考えます。
さらに、可能であれば、タスクの重要度に応じて通知音を変えたり、通知方法（プッシュ通知、メール、アプリ内通知など）を選択したりするのも有効です。

また、集中したい時間帯には、スマートフォンの集中モードなどを活用し、緊急度の低い通知を一時的にオフにすることも検討しましょう。

リマインダーで通知されたタスクに集中して取り組むための時間管理術として、ポモドーロテクニック（例：25分集中＋5分休憩）などを組み合わせるのもよいでしょう。
これらの工夫により、通知の質を高め、本当に重要な情報を見逃すリスクを減らすことができます。

ポモドーロテクニックについては、以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。
参考：ポモドーロ

テクニック3：情報が迷子にならない！プロジェクト・目的に応じたリスト・タグ活用法

リマインダーが単一のリストに溜まっていくと、見つけたい情報へたどり着くのが困難になります。
迷子を防ぐには、効果的な分類が、管理の鍵を握ります。

まず、リマインダーをコンテキスト（文脈）で分類するリストやプロジェクトを作成しましょう。
例えば、「仕事」「プライベート」「買い物」といった大別や、「Aプロジェクト」「Bクライアント」「定例業務」といった具体的な業務単位での分類が考えられます。
フリーランスの方であればクライアントごと、チームでツールを共有している場合はプロジェクトごとにリストを分けるのが一般的です。
さらに、タグ（ラベル）機能を活用すれば、リストを横断して情報を整理・検索できます。
例えば、「#緊急」「#要確認」「#外出時」「#PC作業」といったタグを付与することで、特定の状況や優先度に応じたリマインダーだけを効率的に抽出することも可能です。
こうした多角的な分類により、情報が整理され、必要な時に必要なリマインダーへ素早くアクセスできるようになります。

テクニック4：複雑なタスクも怖くない！サブタスクと繰り返し設定の徹底活用

「〇〇イベント企画」のような大きなタスクや、「毎月の経費精算」のような定型業務は、そのままリマインダーに設定しても、どこから手をつけてよいか分からなかったり、毎回設定するのが手間だったりします。

このような場合は、サブタスク（子タスク）機能を活用しましょう。
大きなタスクを具体的な小さなステップに分解し、それぞれに期限や担当者（チーム利用の場合）を設定することで、タスク全体の見通しがよくなり、着手しやすくなります。

また、定型業務には繰り返し（定期）リマインダー設定が必須です。
「毎週月曜9時」「毎月最終営業日」「隔週火曜日」など、多くのツールでは単純な繰り返しだけでなく、複雑な繰り返しパターンにも対応しています。

これにより、設定の手間を省き、ルーチン業務の実行漏れを確実に防止できます。

タスクの細分化については、テクニックも必要です。
以下の記事で詳しく解説しているので、実践したい方はぜひ参考にしてください。
参考記事：タスク細分化

テクニック5：小さく始めて定着させる – 新習慣・新ツール導入のヒント

新しいリマインダー活用術やツールを導入しようと意気込んでも、最初から完璧を目指すと挫折しやすくなります。
変化にはエネルギーが必要ですし、慣れるまでには時間がかかります。

大切なのは、小さく始めることです。
まずは、この記事で紹介した原則やテクニックの中から、「これならできそう」と思えるものを一つだけ選び、試してみましょう。
あるいは、新しいツールを導入する場合も、いきなり全ての機能を使いこなそうとせず、まずは基本的な機能（タスク登録とリマインダー設定など）に絞って使ってみます。

例えば、「仕事の締め切り管理だけ」に限定して、新しい方法やツールを1週間試してみる、といった形です。
小さな成功体験を積み重ねることが、新しい習慣やツールの定着に繋がり、最終的に大きな成果を生み出す原動力となります。

習慣化については、以下で詳しく解説しているので、詳しく知りたい方はぜひ参考にしてください。
参考：習慣化