【実践中の事例解説】AI タスク管理｜4つの効果とツール選び方

初心者OK！ChatGPTで始めるAIタスク管理 実践入門

AIタスク管理の注意点を理解したところで、いよいよ実践です。
AIの力を借りる第一歩として、まずは多くの方が利用しやすい対話型AI「ChatGPT」を活用してみましょう。
特別なツールを導入しなくても、普段の言葉で指示するだけで、タスク管理のさまざまな場面でサポートを得られます。

実践！ChatGPT活用シーン別 効果的なプロンプト集

ChatGPTにタスク管理を手伝ってもらうための、具体的な「プロンプト（指示文）」の例を、前の章で紹介した4つの効果に合わせてご紹介します。
そのまま使うだけでなく、ご自身の状況に合わせてアレンジしてみてください。
※ただし、ここで紹介するプロンプトはあくまで簡易的なもの。
本当に便利な活用法は、仕事の特徴や個々のタスクのポイントなどを事前にAIに伝え、パーソナライズされたタスク管理をしてもらう方法です。
この方法なら、最初に30分から1時間ほどかけてプロンプトを作れば、その後しばらくの期間は簡単な状況をAIに伝えるだけでさまざまな事情をふまえた提案をもらえるようになります。

タスクの細分化を依頼するプロンプト

大きなタスクを前にして動けない時、ChatGPTに分解をお願いしてみましょう。

プロンプト（AIに出す指示のこと）例

「『来月の社内イベント企画』というタスクがあります。これを実行可能な具体的なサブタスクに分解してください。目的は従業員の満足度向上で、予算は〇〇円、期限は来週末です。」

ポイント
タスクの名称だけでなく、背景、目的、制約条件（期限、予算など）を伝えることで、より的確なサブタスクリストが生成されやすくなります。

優先順位付けについて相談するプロンプト

抱えているタスクの中で、何から手をつけるべきか迷った時に相談してみましょう。

プロンプト例
「以下のタスクリストについて、今日の業務で優先すべき順位を提案してください。重要度（高・中・低）と締め切りを考慮してほしいです。
私の役割は〇〇です。

タスクA（重要度：高、締め切り：明日）
タスクB（重要度：中、締め切り：今日中）
タスクC（重要度：低、締め切り：来週）
タスクD（重要度：中、締め切り：なし、関連プロジェクト〇〇）」

ポイント
タスクリストだけでなく、判断材料となる情報（重要度、締め切り、所要時間見積もり、ご自身の役割や状況など）を可能な限り具体的に伝えることが重要です。
AIはそれらの情報をもとに、客観的な視点での提案を行います。

タスク管理フレームワークの実践支援プロンプト

特定のタスク管理手法を実践したい場合、ChatGPTにサポートを依頼できます。

プロンプト例
「GTD（Getting Things Done）の『週次レビュー』を行いたいです。レビューに必要なステップと考え方を教えてください。」
「タスクシュートの考え方に基づいて、今日の行動計画を立てるのを手伝ってください。昨日完了したタスクは〇〇と△△です。」

ポイント
実践したいフレームワークの名前を具体的に挙げて質問することで、その手法に基づいたアドバイスや手順の提示が期待できます。

リマインダー内容の作成支援プロンプト

リマインダーを設定する際、その通知内容を考えるのを手伝ってもらえます。

プロンプト例
「明日午前10時に行う『A社 〇〇様へのフォローアップ電話』のリマインダー通知文を作成してください。主な用件は△△の進捗確認と□□の提案です。」

ポイント

ChatGPT自体が直接リマインダーを設定するわけではありません（それはタスク管理ツール等の役割です）。
ここでは、通知された時に内容がすぐ分かるような、簡潔で分かりやすいメッセージを作成する手助けを依頼する、という使い方になります。

【実例】私がChatGPTでタスク管理を効率化した具体例

結論からいうと、私はChatGPTの活用で毎日のタスクを60～90分効率化しました。

私はChatGPTをタスク管理のパートナーとして活用するために、特に意識して行ったことがあります。
それは、ChatGPTに私の仕事や考え方をできる限り深く理解してもらうためのカスタマイズです。

具体的には、まず、私がどのような役割を担い、日々の業務でどのような種類のタスクに取り組んでいるのかをインプットしました。
さらに、私が仕事を進める上で大切にしている考え方や価値観、例えば「スピードよりも丁寧さを重視する」「常に顧客視点を忘れない」といった行動指針も伝えるように心がけました。

加えて、タスク管理の精度を高めるために、個々のタスクが大体どれくらいの時間を要するのか、私自身の標準的な所要時間もAIに学習させるようにしています。

これにより、AIが**現実的なタイムスケジュールの提案や、もし予定外の事態が発生した際に代替タスクを検討する際の参考情報として、より的確なサポートを提供してくれるようになりました。

このように、私の業務背景や価値観、時間感覚といったパーソナルな情報をAIと共有し続けることで、単に一般的な情報を得るだけでなく、私の状況に最適化された、よりパーソナルなアドバイスや回答**をスムーズに引き出せるようになったのです。

これらのプロンプトや活用方については、すべてをこの記事内に網羅することはできないのですが、興味のある方は個別にご相談ください。

ChatGPTでも多くのことが可能ですが、より本格的に、継続的にAIタスク管理を行うなら、専用ツールの活用がおすすめです。次は、あなたに合ったツールの選び方を見ていきましょう。