業務効率向上を実現！GTDタスク管理で目標達成を加速させる5つの秘訣

Amplenoteを活用したタスク管理の実例

Amplenoteは、GTDを実践するのに最適なノートアプリです。

この章では、実際のAmplenoteの画面を紹介しながら、GTDの実践方法を解説します。

ノートのInboxに気になっていることを全部登録する

Amplenoteに「Inbox」のタグのついたノートが記録あります。

このノートに気になっていることをすべて登録します。

Inboxを効率よく使用するために、テンプレにして日ごとに情報を入力しています。

実際に使用しているAmplenoteでのGTDでのオリジナルのGTDのテンプレは上記のとおりです。

至ってシンプルな表ですが、何かやるべきことやアイデアが思い就いたら一番上のinboxに書き込んで、適宜、ほかの箇所に移動させる方法をとっています。

正直いうと、これだけの作業であれば、特にAmplenoteなどのツールを使用するまでもないと思われるかもしれませんが、ツールを使用するメリットはタスクの分類や資料の作成などの部分で実感できるはずです。

タスクの分類

GTDは、inbox内の情報を分類することで、効果を発揮します。

分類しなければ、通常のToDoとほとんどかわりません。

分類は、僕の場合は次のようにしています。

• 自分で行動を起こすべきタスク
  • 2分以内で完了するタスク
  • 2分以内に完了しないタスク（固定の日時が決まっていないこと）
  • 2分以内に完了しないタスク（カレンダーに登録すること）
• メモ（メモを記録・長くなるメモは別途ノートを作成）
• プロジェクト（起こすべき行動が複数ある場合）
• 仕事以外のToDo
• 行動を起こすべきでないこと
  • いつかやること
  • ごみ箱（登録したらすぐに削除）
  • 資料（登録したら別途ノートを作成）

WordやGoogleドキュメントのようなファイルだと、カレンダーとの連携やメモ用のノートの作成に手間がかかります。

また、AmplenoteはGoogleカレンダーとの連携が可能なので、先の予定を登録できるのですが、連携に対応していないツールはカレンダーとの連携の際にも手間がかかります。

進捗管理

タスク管理をする場合は、進捗管理も重要です。

Amplenoteでタスク管理をする場合は、リストをチェックボックス化して、タスクが完了したら消し込みをしていきます。

また、GTDでは基本的に一度登録したら日程の調整などをするのは望ましくないこととされます。

予定どおり進められるように、日程が確定している先の日程のものについてはカレンダーに、日数のかかるプロジェクトについては次の行動を登録するようにしましょう。

リマインダー設定

Amplenoteでは、タスクにリマインダーを設定することができます。

基本的に、カレンダーに登録をすれば自動的にリマインダーが設定されるため、特に設定忘れを注意する必要はありません。

リマインダーについてはリマインダー機能とは？タスクを漏れなく実行するためのコツとポイントにて詳細を解説しているので、興味のあるかたはぜひチェックしてください。

検索機能

Amplenoteには、強力な検索機能が搭載されています。タスク名、期限、メモなどをキーワードにして、タスクを検索することができます。

Amplenoteでの検索方法は主に2種類です。

最初の方法は、Amplenote内でタイトルを検索する方法です。

その方法は、Amplenoteの中でCtrl＋　O　を押して表示された検索窓に検索したいWordを入力すると検索できます。

二つ目の方法は、全文検索です。

画面左上にある検索窓に検索したいWordを入力すると検索できます。