「日々の業務に追われ、気づけば締め切りが目前に迫っている……」
「やるべきだった重要なタスクが頭から抜け落ちてしまっている……」
このような経験は、多くのビジネスパーソンにとって他人事ではないかもしれません。
本記事では、こうしたタスク管理の根深い悩みを解消し、生産性を飛躍的に高める可能性を秘めた時間管理術タスクシュートについて、解説いたします。
この記事を読み終える頃には、タスクシュートが日々の業務をどのように変革し、より充実した時間を創造するのか、その具体的な道筋を掴んでいただけることでしょう。
日々の業務を効率的に進め、成果を出すためには、適切なタスク管理が不可欠です。
しかし、現実には多くの方がタスク管理の難しさに直面し、悩みを抱えています。
この章では、その背景にある一般的な状況と、具体的な課題について見ていきましょう。
日々の業務に追われがちな現実
現代のビジネスパーソンは、メールの確認、会議への出席、資料作成、顧客対応など、常に多くの情報とタスクに囲まれています。
多種多様な業務が同時並行で発生することも珍しくありません。
特にフリーランスや個人事業主、スタートアップ企業の社員の方々は、限られたリソースの中で幅広い業務をこなす必要があり、その負担は一層大きくなりがちです。
結果として、「常に何かに追われている」「一つの作業に集中できない」といった感覚に陥りやすくなります。
締め切り遅延やタスク抜け漏れの原因
タスク管理がうまくいかないと、締め切り遅延やタスクの抜け漏れといった問題が発生しやすくなります。
その背景にあるのは、以下のような原因です。
- タスクの全体像や各タスクに必要な時間を正確に把握できていない
- 突発的な割り込みタスクへの対応に追われ、本来優先すべき業務が後回しになってしまう
- 複数のタスクを記憶だけに頼って管理しようとしていて、覚え切れていない
特にマルチタスクが日常的に発生している方や記憶力に自信がある方は、上記の点を注意しましょう。
従来のタスク管理方法の限界点
これまでにも、さまざまなタスク管理方法やツールが登場してきました。
その代表例は、ToDoリストの作成、優先順位付け、カレンダーへの予定記入などです。
これらのタスク管理の手法は一定の効果があるものの、いくつかの限界点も指摘されています。
例えば、ToDoリストは「やること」を列挙するだけで、それぞれのタスクにかかる時間や実行順序が考慮されないことがあります。
また、それらのリスクに対して優先順位付けをしようとした際に、適切な順位のつけ方がわからないケースもあるでしょう。
結果として、計画倒れに終わってしまったり、リストが形骸化してしまったりするケースも少なくありません。
従来のトップダウン的な計画手法だけでは、日々の変動に対応しきれない現実があるのです。
タスクシュートとは？基本概念と生産性向上の秘訣
従来のタスク管理の課題を克服し、より現実に即した生産性向上を目指す手法として注目されているのがタスクシュートです。
この章では、タスクシュートがどのような考え方に基づいているのか、その中核となる原則や得られるメリット、そして他の管理手法との違いについて詳しく解説します。
タスクシュートの3つの基本原則を解説
タスクシュートは、単にタスクをこなすだけの手法ではありません。
日々の活動を時間軸で捉え、計画と実行、そして振り返りを通じて時間の使い方を最適化していくことを目指します。その根幹には、以下の3つの基本原則があります。
1つ目は、プラン（計画）です。
1日の始まりに、その日に実行すべき全てのタスクをリストアップし、それぞれに見積もり時間を設定します。
これにより、1日の作業量を現実的に把握し、無理のない計画を立てる基盤となります。
2つ目は、ログ（記録）です。
実行した全てのタスクについて、開始時刻と終了時刻を記録し、実際にかかった時間を把握します。
この記録は、自身の作業ペースを客観的に理解し、将来の計画精度を高めるための貴重なデータとなります。
3つ目は、ルーチン（繰り返し作業）です。
メールチェックや会議準備など、毎日または定期的に発生するタスクをあらかじめ登録しておくことで、日々の計画策定の手間を大幅に削減し、重要な習慣の実行漏れを防ぎます。
タスクシュートは、プラン・ログ・ルーチンのサイクルを日々回していくことで、「今日1日に満足できる」状態を目指すタスク管理・時間管理メソッドです。
その名称は、ウォータースライダーのように、リストのタスクを上から順番に迷いなく処理していくイメージから名付けられました。
タスクシュート実践で得られる5つのメリット
タスクシュートを日々の業務や生活に取り入れることによる代表的な5つのメリットをご紹介します。
1つ目は、生産性の向上です。
「先送りゼロ」を目指し、今日やるべきタスクを明確にすることで、着実に業務を進められます。
また、次に何をすべきか迷う時間が減り、目の前の作業に集中しやすくなります。
2つ目は、時間管理能力の向上です。
見積もり時間と実績時間を記録・比較することで、自身の作業ペースやタスクの所要時間を正確に把握できるようになり、時間感覚が磨かれます。
これにより、より現実的な計画立案が可能になります。
3つ目は、日々の達成感と満足感の向上です。
完了したタスクが記録として可視化されることで、「今日も1日よくやった」と自分を肯定的に評価できるようになります。
これはタスクシュート実践者の多くが挙げる大きなメリットの一つです。
4つ目は、不安や焦りの軽減です。
やるべきことが明確になり、進捗が具体的に把握できるため、将来への漠然とした不安やタスクに追われる焦りが和らぎ、心の余裕が生まれます。
5つ目は、自己肯定感の向上です。日々の小さなタスク達成とその記録の積み重ねが、自己肯定感を高めます。このポジティブな循環が、さらなる行動を促し、「自分はできる」という自己効力感を育みます。
他のタスク管理手法との本質的な違い
タスクシュートは、従来の多くのタスク管理手法とは異なるいくつかの独自性を持っています。
従来の目標から逆算して計画するアプローチに対し、タスクシュートは日々の実績に基づいたボトムアップ的な要素を重視します。
最大の違いは、ログ（実績の記録）を非常に重要視する点です。
この記録は単なる実績把握に留まらず、翌日の計画精度を高めるための直接的なフィードバックとなります。
この実績ベースでの計画修正とルーチン最適化のサイクルが、タスクシュートを固定的な計画ではなく、計画を進化させていく現実適応型の時間管理術たらしめています。
現実適応型であるということは、タスクシュートがイレギュラーや割り込みタスクに強いということです。
また、「今日1日」という具体的な時間枠に焦点を当て、その中で最大限の満足感を得ることを目指す点も特徴的です。
さらに、タスクをリストの上から順番に処理していく原則は、「今、この瞬間に集中する」ことを実践レベルでサポートし、意思決定の負荷を軽減します。
記録行為自体が心理的な報酬（達成感）に繋がるように設計されている点も、他の手法にはないタスクシュートならではの独自性といえるでしょう。
タスクシュートを今日から始める！具体的な5ステップ
タスクシュートの基本概念を理解したところで、次に具体的な実践方法を見ていきましょう。
日々の運用フローと記録の技術を掴むことで、タスクシュートの効果を最大限に引き出すことができます。
ここでは、今日から始められる5つのステップをご紹介します。
ステップ1：全作業を洗い出し記録する
まず、1日の始まりに、その日に実行すべきタスクを可能な限り全てリストアップします。仕事のタスクはもちろん、食事や休憩、移動といったプライベートな活動も対象となります。
頭の中にある「やること」を全て書き出すことで、タスクの全体像を把握し、見えないプレッシャーから解放される第一歩となります。
この洗い出しは、専用ツール上で行うのが効率的です。
ステップ2：各タスクの作業時間を見積もる
次に、洗い出した各タスクの実行にかかると予想される時間（見積もり時間）を設定します。
最初は正確に見積もることが難しいかもしれませんが、過去の経験や感覚を頼りに、できるだけ現実的な時間を設定しましょう。
この見積もり作業は、1日の作業量を把握し、無理のない計画を立てるための重要な工程です。
また、後で実績時間と比較することで、自身の時間感覚を養うことにもつながります。
ステップ3：実行可能な一日の計画を立てる
タスクの洗い出しと見積もり時間が終わったら、それらを元に1日の行動計画を立てます。
多くのタスクシュートツールでは、タスクリスト全体の終了予定時刻が自動計算されるため、計画が現実的かどうかを一目で確認できます。
もし終了予定時刻が自身の許容範囲（例えば、就寝時間やプライベートの予定）を超えている場合は、タスクの優先順位を見直したり、一部を翌日に回したり、あるいは思い切って削除したりする調整が必要です。
タスクシュートでは、その日の体調や突発的な予定を考慮し、朝に計画を確定させることが推奨されています。
ステップ4：計画に基づき実行し実績を記録する
計画が定まったら、いよいよタスクの実行です。
基本的には、リストアップされたタスクを上から順番に実行していきます。
これにより、「次に何をすべきか」と迷う時間をなくし、スムーズな作業移行を促します。
そして最も重要なのが、タスクを開始する際に開始時刻を、タスクを終了した際に終了時刻を記録することです。
多くの専用ツールでは、ボタン一つで簡単に時刻を記録できます。
予定していなかった割り込みタスクが発生した場合も、都度リストに追加し、同様に記録します。
この実績記録が、タスクシュートの核となります。
ステップ5：記録を分析し翌日の計画に活かす
1日の終わりに、記録されたログを振り返ります。
見積もり時間と実績時間に大きな乖離があったタスクはなかったか、予定外のタスクにどれくらいの時間を要したかなどを確認します。
この振り返りを通じて得られた気づきや反省点を、翌日の計画立案や見積もり時間の精度向上に活かします。
例えば、特定の作業に思った以上に時間がかかっていることが分かれば、次回から見積もり時間を調整したり、作業方法を見直したりすることができます。
また、日々の記録は、自身の集中力のパターンや、どのような環境で作業が捗るかといった自己理解を深めるための貴重なデータにもなります。
この「実行→記録→分析→改善」のサイクルを回し続けることが、タスクシュートを通じた生産性向上の鍵です。
タスクシュート実践を加速するクラウドツール2選
タスクシュートの考え方を理解し、日々の業務に取り入れるためには、その思想に基づいた専用ツールを活用することが非常に効果的です。
ここでは、代表的なタスクシュート実践ツールと、多機能なノートツールをタスクシュートに活用する方法をご紹介します。
それぞれの特徴を比較し、ご自身のスタイルに合ったツールを見つけるための一助としてください。
タスクシュート専用ツール：TaskChute Cloud 2
タスクシュートの実践を強力にサポートするために開発されたクラウドベースのツールがTaskChute Cloud 2です。
タスクシュート協会公式ツールとしても知られ、メソッドの思想が随所に反映されています。
TaskChute Cloud 2の主な機能と特徴
TaskChute Cloud 2は、タスクシュートの基本サイクルである「プラン」「ログ」「ルーチン」の実践に必要な機能を網羅しています。
タスクごとのノート機能、タスクリストのカレンダー表示（日・週・月単位）、表示項目のカスタマイズ、フィルターや並び替え、セクション（時間帯区分）管理、プロジェクト・モード・タグによるタスク分類、タスク実行後の評価やコメント記録機能などが主な機能です。
特に、1分単位でのカレンダー表示は、詳細なログ分析に役立ちます。
「先送り0」の実現をコンセプトに、今日やるべきタスクを明確にし、集中を促す設計が特徴です。
ユーザー自身の力量に合ったタスクリストを作成することで、実行へのモチベーションを高め、日々のタスク完了を通じて達成感を得られるように工夫されています。
TaskChute Cloud 2が適しているケース
TaskChute Cloud 2は、タスクシュートメソッドを本格的に実践し、その効果を最大限に引き出したいと考えている方に適しています。
特に、日々のタスクを細かく管理し、実績を記録・分析することで継続的な改善を目指したい方や、クラウドベースで複数のデバイス（PC、スマートフォン）からアクセスしたい方におすすめです。
まずは試してみたいという方のために無料プランが提供されていますが、タスク登録数などに制限があります。
全ての機能を利用し、より深くタスクシュートを実践したい場合は、プロプランの利用を検討するとよいでしょう。
万能型効率化ツール：Notionでのタスクシュート
近年、その多機能性とカスタマイズ性の高さから多くのビジネスパーソンに支持されているNotionも、タスクシュートを実践するための強力なプラットフォームとなり得ます。
「オールインワン」生産性向上ツールとして、ノート、ドキュメント、プロジェクト管理、データベースなどを組み合わせ、ユーザー独自のワークスペースを構築できます。
Notionの基本情報：価格プランとコア機能
Notionは、個人向けの無料プランでも多くの機能を無制限または高い上限で利用できるのが大きな魅力です。
ブロックベースのエディタは、テキスト、画像、リスト、テーブルなど多様なコンテンツを柔軟に扱えます。
さまざまな情報をリンクさせられるほか、データとして見やすいことも大きな特徴です。
有料プランではチーム機能が強化され、より高度な管理やセキュリティ機能が提供されます。
Notionでタスクシュートを実現する具体的な方法
Notionでタスクシュートを実践するには、テンプレート「TaskChute for Notion」を利用する方法があります。
このテンプレートの機能は以下のとおりです。
- タスク開始・終了時刻の自動入力、実績時間や残り時間の表示など、タスクシュート基本的なログ記録機能の再現
- タスクのステータス管理やセクションごとの表示可能性
- プロジェクトデータベースとタスクの連携、Notionカレンダーでの予定確認
- テンプレートを利用せずとも、データベース・ビュー駆使による自分だけのタスクシュートシステム構築可能性
Notionでタスクシュートを行うメリット・デメリット
Notionでタスクシュートを行う最大のメリットは、その圧倒的な柔軟性と統合性です。
タスク管理だけでなく、関連するドキュメント、メモ、アイデア、プロジェクト情報などを全てNotion内で一元管理できます。
普段からNotionを情報ハブとして活用している方にとっては、他のツールを導入することなく、慣れ親しんだ環境でタスクシュートを始められる点が大きな利点となるでしょう。
豊富なテンプレートやコミュニティの存在も、活用を進める上で心強いサポートとなります。
一方、デメリットとして挙げられるのは、多機能ゆえに使いこなすためには学習を要する点です。
特にデータベース機能やリレーション、数式などを使いこなすには、ある程度の学習時間が必要となる場合があります。
また、基本的にオンライン接続が必要であることや、大量のデータを含む場合の動作速度、データの完全なエクスポートや他ツールへの移行が複雑になる可能性なども考慮すべき点です。
AI機能は便利ですが、別途追加料金が必要です。
Notionがタスクシュート実践に向いている人
Notionでのタスクシュート実践は、以下のような方に特におすすめです。
- 既にNotionを日常的に利用しており、情報の一元管理を目指しているユーザー
- タスク管理に加えて、プロジェクト管理やドキュメント管理も同じツールで行いたいユーザー
- データベース機能やカスタマイズ機能を活用し、自分に最適化されたタスク管理システムを構築したいと考えているユーザー
- フリーランスや個人事業主、スタートアップ企業の社員など、ツールの選定や運用に比較的自由度が高い方
- 無料プランから始めたい、あるいはコストを抑えたいと考えている個人ユーザー
特に、多様な情報を扱いつつ、柔軟な働き方やチームでの情報共有を求める方にとって、Notionは非常に魅力的な選択肢となるでしょう。
タスクシュートと併せて知りたいタスク管理術
タスクシュートは非常に効果的な手法ですが、世の中には他にもさまざまなタスク管理術や時間管理術が存在します。
これらの手法を知ることで、タスクシュートの理解が深まったり、あるいはタスクシュートと組み合わせて活用することで、さらなる生産性向上につながるかもしれません。
ここでは、代表的な手法をいくつかご紹介します。
GTD（Getting Things Done）の基本と考え方
GTD（Getting Things Done）は、デビッド・アレン氏が提唱するタスク管理・生産性向上メソッドです。
頭の中にある「気になること」を全て収集し、それらを明確な次の行動に分解・整理し、状況に応じて最適な行動を選択・実行するというプロセスを重視します。
「収集」「処理」「整理」「レビュー」「実行」という5つのステップで構成され、精神的なストレスを軽減し、創造的な活動に集中できる状態（マインド・ライク・ウォーター）を目指します。
タスクシュートが日々の時間記録と計画実行に焦点を当てるのに対し、GTDはより広範な「やるべきこと」全体の把握と整理に強みがあるといえるでしょう。
GTDについては、以下の記事で詳しく解説しています。
参考記事：【GTDとは？】ストレスをゼロ化し、時間を10倍にする5つの秘訣
アイビー・リー・メソッドのシンプルな実践法
アイビー・リー・メソッドは、100年以上前にコンサルタントのアイビー・リー氏が提唱した、非常にシンプルなタスク管理術です。
その方法は、1日の終わりに、翌日やるべき最も重要な6つのタスクをリストアップし、優先順位をつけるというものです。
翌日は、そのリストの順番通りに、一つのタスクが完了するまで他のタスクには手を付けずに集中して取り組みます。
もし時間内に全てのタスクが終わらなくても、気にせず、その日の終わりにまた翌日のための6つのタスクリストを作成します。
このシンプルさが、アイビー・リー・メソッドの大きな特徴です。
日々の意思決定の負荷を減らし、重要なタスクへの集中を促します。
タスクシュートの「上から順番に実行する」という原則と共通する部分もありますが、タスクの数を限定する点が特徴的です。
アイビー・リー・メソッドは、以下の記事で詳しく解説しています。
参考記事：【AI活用】アイビー・リー・メソッド解説！驚くほどシンプル仕事術
ポモドーロ・テクニックによる集中力アップ
ポモドーロ・テクニックは、短い作業時間と短い休憩を繰り返すことで、集中力を維持しやすくする時間管理術です。
一般的には、25分間の作業（1ポモドーロ）と5分間の短い休憩を1セットとし、これを数回繰り返した後、長めの休憩を取ります。
タスクシュートで個々のタスクに取り組む際に、このテクニックを導入することで、長時間の作業でも集中力が持続しやすくなり、タスクの実行効率を高めることが期待できます。
特に、一つのタスクに長時間集中するのが苦手な方や、途中で気が散りやすいと感じる方には有効な手法です。
ポモドーロテクニックについては、以下の記事で詳しく解説しています。
参考記事：パーキンソンの法則とは？残業が終わらない原因と7つの克服法＆ツール6選
アイゼンハワー・マトリクスで優先順位付け
アイゼンハワー・マトリクスは、タスクを「重要かつ緊急」「重要だが緊急でない」「重要でないが緊急」「重要でも緊急でもない」の4つのカテゴリに分類し、取り組むべき優先順位を判断するためのフレームワークです。
タスクシュートで日々の計画を立てる際、リストアップされたタスクの中から、どのタスクを優先的に組み込むべきか、あるいはどのタスクを手放す（あるいは他者に任せる）べきかを判断する上で、このマトリクスは非常に有効な思考ツールとなります。
特に、多くのタスクを抱え、何から手をつけるべきか迷いがちな方にとって、客観的な判断基準を考える際に効果的です。
アイゼンハワーマトリクスは、以下の記事で詳しく解説しているので、知りたい方は参考にしてください。
参考記事：アイゼンハワーマトリクスタスク 4象限で仕事効率UP！時間管理術をマスターしよう
タイムブロッキングで計画的な時間活用
タイムブロッキングは、1日あるいは1週間の時間を、特定のタスクや活動のためにあらかじめ予定表上でブロック（予約）しておく時間管理術です。
例えば、「午前9時から11時は資料作成」「午後1時から2時はメール対応」といった具合に、時間を区切ってタスクを割り当てます。
タスクシュートにおけるセクションの考え方と非常に親和性が高い考え方です。
より具体的に特定の時間に特定のタスクを割り当てることで、計画の実行力を高め、無駄な時間を減らす効果が期待できます。
タスクシュートと組み合わせることで、1日の時間の使い方をより詳細にデザインすることが可能になります。
タスクシュートの核心は、プラン・ログ・ルーチンのサイクルと実績記録を通じた継続的な改善にあります。
これが日々の達成感を生み出し、ストレスを軽減し、目標達成へつながります。
TaskChute Cloud 2やNotionのようなツールを活用し、スモールスタートで自分に合ったやり方を見つけることが重要です。
他のタスク管理術も参考にスキルを磨きましょう。
もし今、時間をもっと効率的に使い、日々の仕事に達成感を願うなら、ぜひタスクシュートあるいはGTDやアイビー・リー・メソッドのその他のメソッドを実践しましょう。
