毎日仕事に追われて、終わらないタスクにうんざりしていませんか？
この記事では、そんな悩みを解決する魔法のような「トリガーリスト」について徹底解説します。
「トリガーリスト」は、は、 「頭の中のモヤモヤを整理し、タスクを効率的にこなす」 という目的を達成するための手段・フレームワークです。
トリガーリストを活用すれば、頭の中を整理し、タスクを見える化することで、驚くほど効率的に仕事を進められます。
特に、GTD（Getting Things Done）を実践している方にとっては、トリガーリストは強力な武器となります。この記事では、GTDとの連携方法や、具体的な活用事例を交えながら、具体的な活用事例を交えながら、トリガーリストのメリットを最大限に引き出す方法を紹介します。
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トリガーリストとは？：仕事が「できない」原因を解消する秘密兵器
最初にトリガーリストがどのようなものかを明確にしておきましょう。
混同しないように、ToDoリストやGTDとの違いについても記載しているので、ぜひ参考にしてください。
トリガーリストの概要
トリガーリストは、頭の中にあるタスクやアイデアを「漏れなく」洗い出すためのリストのことです。
ToDoリストと混同されがちですが、トリガーリストはそれらの材料となるものです。
トリガーリストをやるべきタスクに整理したものがToDoリストとして活用されます。
ToDoリストの内容の具体例は、以下のとおりです。
| 項目 | トリガーリストの内容 |
|---|---|
| 仕事 | 今日中に終わらせるべき仕事 |
| 今週中に着手すべき仕事 | |
| 企画書や報告書の作成 | |
| 上司への報告 | |
| 顧客からの問い合わせ対応 | |
| プライベート | 友人への誕生日プレゼント購入 |
| 旅行の計画 | |
| 部屋の掃除 | |
| 病院の予約 | |
| アイデア | 新規事業のアイデア |
| ブログ記事のネタ | |
| 問題解決のためのアイデア |
個人的にはToDo管理はGTDという手法を用いているのですが、GTDとの連携においてもやるべきことは同じです。
GTDは頭のなかにあるタスクとアイデアをすべて書き出してから分類するという工程があるため、トリガーリストを活用することのメリットがたくさんあります。
トリガーリスト・ToDoリスト・GTDのそれぞれの違いは以下のとおりです。
- トリガーリスト：頭のなかにあるすべてのタスクやアイデアを網羅的に書き出すためのリスト
- ToDoリスト：トリガーリストで書き出したタスクを実行可能な状態に落とし込んだリスト
- GTD：ToDoリストをさらに発展させ、タスクの分類・整理・優先順位付けなどを行い、より効率的にタスク管理する手法
ToDoリストについて詳しく知りたい方は、「仕事を効率的に進めるToDoリストの作り方と使い方：実例を用いながら解説」で解説しているので、ぜひ参考にしてください。
トリガーリストの作り方・準備方法
トリガーリストは、タスク管理やアイデア発想を効率化するための強力なツールです。
しかし、ただ闇雲にリストを作っても、その効果を最大限に発揮することはできません。
そこで今回は、トリガーリストを効果的に作成するための方法をステップごとにご紹介します。
ステップ1：準備
トリガーリスト作成の前に、以下のものを用意しましょう。
- 紙とペン
- ノートアプリなどのデジタルツール
- 静かな場所
- 集中できる時間
紙とペン、またはデジタルツールは、思いついたことをすぐに書き留めるために必要です。
静かな場所で、他に邪魔が入らないように時間を確保しましょう。
ステップ2：ブレインストーミング
準備ができたら、いよいよトリガーリストの作成開始です。
まずは、頭の中にあるタスクやアイデアを、思いつくままに書き出していきます。
この段階では、質よりも量を重視しましょう。
どんな些細なことでも、思いついたらすぐに書き留めることが重要です。
以下の項目を参考に、ブレインストーミングを行いましょう。
ステップ3：トリガーリストの分類・整理
ブレインストーミングで書き出した項目を、カテゴリ別に分類・整理していきます。
例えば、「仕事」「プライベート」「アイデア」など、大きなカテゴリに分け、さらにそれぞれを細分化していくと良いでしょう。
分類・整理することで、リストが見やすくなり、必要な情報にすぐにアクセスできるようになります。
ステップ4：トリガーリストの活用
作成したトリガーリストは、タスク管理やアイデア発想に役立てましょう。
タスク管理: トリガーリストで洗い出したタスクを、ToDoリストに落とし込み、優先順位をつけて実行していきます。
アイデア発想: トリガーリストを参考に、新しいアイデアを考えたり、既存のアイデアを深掘りしたりすることができます。
トリガーリストをどこにどのように記録しておくか？
トリガーリストを記録しておく場所については、大きく分類すると紙のメモとオンラインの2つです。
それぞれ一長一短ありますが、個人的にはオンラインのメモの方がおすすめです。
付せんなどの紙のメモにトリガーリストを作成するメリット・デメリット
紙にトリガーリストを記録する場合のメリットとデメリットは、以下のとおりです。
| 項目 | 紙のメモ |
|---|---|
| メリット | – 手元のメモと比較しながらToDoを作成できる
-全体像を把握しやすい -手書きでアイデアを整理しやすい -電源やインターネット環境が不要 |
| デメリット | – 追加・修正が難しい
-項目が多くなると煩雑になりやすい -持ち運びが不便 – 紛失のリスクがある -デジタル化が難しい |
オンラインのツールでトリガーリストを作成するメリット・デメリット
オンラインのツールを使ってトリガーリストを作成するメリット・デメリットは以下のとおりです。
| 項目 | オンラインツール |
|---|---|
| メリット | – リストを見たいときにすぐに取り出せる
-情報の編集や更新がしやすい |
| デメリット | – ツールに使い慣れるまで時間がかかる場合がある
– オフラインで使用できない場合がある |
おすすめノートアプリAmplenote
紙のメモとオンラインツール、どちらにもメリット・デメリットがあります。
個人的には、オンラインツールの方がおすすめです。
オンラインツールは、情報の編集や更新がしやすいだけでなく、いつでもどこでもアクセスできるため、 タスク管理の効率化 に大きく貢献します。
ただし、ツールに使い慣れるまで時間がかかる場合があるので、自分に合ったツールを見つけることが重要です。
当サイトおすすめのオンラインツール
オンラインツールの中でも、特に Amplenote はおすすめです。
Amplenoteは、2つのノートを同時表示できるため、トリガーリストを見ながらToDoリストを作成するのに非常に便利です。
NotionやEvernoteなど、他のツールを検討している方は、それぞれの機能を比較して、自分に合ったツールを選んでみてください。
私の場合は、Amplenoteというノートアプリを使ってトリガーリストを作成しています。
Amplenoteの場合は、ノートを見比べながらノートを作成できることです。
トリガーリスト作成のポイント
トリガーリストの効果を最大限に引き出すためには、作成時のポイントを押さえることが重要です。
単に思いつくままに書き出すのではなく、ちょっとした工夫を加えることで、より多くのタスクやアイデアを効率的に洗い出すことができます。
1. 具体的な状況を想定する
「会議中」「移動中」「寝る前」など、具体的な状況を想定してトリガーリストを作成してみましょう。
人間は、置かれている状況や環境によって、思い出すことや発想することが異なります。
例えば、「会議中」であれば、議論の中で生まれた新しいタスクや、決定事項に関するアクションアイテムなどを思い出しやすくなります。
「移動中」であれば、周囲の景色や音から、普段とは異なる視点でアイデアが浮かぶかもしれません。
「寝る前」は、一日の出来事を振り返り、やり残したタスクや、ふと閃いたアイデアをメモするのに最適な時間帯です。
このように、具体的な状況を意識することで、より多くのタスクやアイデアを効果的に抽出することができます。
2. 五感を意識する
視覚、聴覚、触覚、味覚、嗅覚といった五感を意識することで、潜在的なタスクやアイデアを掘り起こすことができます。
例えば、「最近視界に入ったもの」「耳にした音」「触れたもの」などを手がかりに、トリガーリストを作成してみましょう。
五感を意識することで、普段は意識していないような些細な出来事や感覚から、新しいタスクやアイデアが生まれることがあります。
3. 思考を深掘りする
「なぜ？」「どのように？」「誰が？」「いつ？」「どこで？」といった質問を自分自身に投げかけることで、思考を深掘りし、より具体的なタスクやアイデアを導き出すことができます。
例えば、「新規事業のアイデア」という漠然とした項目に対して、「なぜ新規事業が必要なのか？」「どのような事業を立ち上げるのか？」「誰がターゲット顧客なのか？」「いつまでに実現するのか？」「どこで事業を展開するのか？」といった質問を繰り返すことで、アイデアを具体化し、実現可能なタスクに落とし込むことができます。
4. 定期的に見直す
トリガーリストは一度作成したら終わりではなく、定期的に見直すことが重要です。
状況の変化や新しいタスクの発生に合わせて、リストの内容を更新することで、常に最新の状態を保ち、タスク管理の精度を高めることができます。
トリガーリストの効果を高めるテクニック
トリガーリストを作成する際には、以下のテクニックを活用することで、さらに効果を高めることができます。
1. 時間制限を設ける
トリガーリストを作成する際に、時間制限を設けることで、集中力を高め、より多くのタスクやアイデアを短時間で洗い出すことができます。
例えば、「10分間でできるだけ多くのタスクを書き出す」といったように、時間制限を設けることで、ダラダラと時間を浪費することなく、集中的にトリガーリストを作成することができます。
タイムマネジメントの考え方については、タイムブロックやポモドーロテクニックなどの考え方を参考にすると効果的です。
参考：タイムブロックが業務効率に効果的な理由とすぐに実践できる効果的なやり方
参考：集中力散漫はもう卒業！ポモドーロテクニックで仕事と勉強を効率化する科学的メソッド
2. 他者と協力する
同僚や友人と協力してトリガーリストを作成することで、自分だけでは思いつかないようなタスクやアイデアが出てくる可能性があります。
他者の視点や意見を取り入れることで、視野が広がり、より多角的な視点からタスクやアイデアを検討することができます。
3. ゲーム感覚で楽しむ
トリガーリスト作成をゲーム感覚で楽しむことで、モチベーションを維持しやすくなります。
例えば、「100個のタスクを書き出す」「最もユニークなアイデアを考える」といったように、ゲーム要素を取り入れることで、楽しみながらトリガーリストを作成することができます。
ゲーム感覚でタスクを実行するには、ゲーミフィケーションの考え方を活用すると効果的です。
例えば時間管理アプリのtodoistにはゲーミフィケーション感覚でToDoを実行できる機能が搭載されています。
4. ツールを活用する
マインドマップツールやメモアプリなど、トリガーリスト作成に役立つツールを活用することで、より効率的にリストを作成することができます。
これらのツールは、アイデアを視覚的に整理したり、情報を整理・分類したりするのに役立ちます。
5. 休息をとる
集中力が途切れてきたと感じたら、適度に休息をとることも重要です。
疲れている状態で無理にトリガーリストを作成しようとすると、質の高いアイデアが生まれにくくなる可能性があります。
まとめ：トリガーリストで「できない」を「できる」に変えよう！
この記事では、トリガーリストの基本から作り方、おすすめのアプリ、GTDとの連携まで、詳しく解説しました。
トリガーリストは、単なるタスクリストではありません。
それは、頭の中を整理し、具体的な行動へと導くための強力なツールです。ぜひ、今日からトリガーリストを活用して、「できない」を「できる」に変えましょう！
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