Notion 代替で後悔しないための4つの判断軸と実運用5ツール

私が実際に使っている3ツールと保留にした2ツール

Notionを離脱したあと、私の情報管理はAmplenote・Obsidian・Googleドキュメントの3ツール体制に落ち着きました。同時に、半年使って移行したHeptabase、2年半使って離脱したNotion自身を「保留ツール」として記録しています。採用した3つと保留した2つを並べることで、自分がどのタイプに当てはまるかが見えるはずです。

ここからは各ツールを、導入時期・料金・使い方・想定外だったこと・今の判断の順で書いていきます。「おすすめ記事」ではなく「運用日誌」に近い読み心地を目指しました。

Amplenote(採用・メインツール／2022年〜現在・約4年)

Wordからの移行先として2022年に導入してから約4年、Proプラン月額$5.84（年払い）で1,000以上のドキュメントを蓄積している私のメインツールです。

Wordで30分かけていたレイアウト調整が、マークダウン入力でゼロ秒になりました。

想定外だったのは、文書作成ツールとして導入したのにタスク管理とスケジュール管理まで1つのアプリで完結したこと。
Notionのデータベースで毎回プロパティを設計していた労力を考えると、「タスクの下にメモを書いて、そのままカレンダーに紐づく」Amplenoteの作りは、明らかに設計思想がシンプルな方向に倒れていました。

画像やExcelの表もそのまま貼りつけられるので、クライアントへの納品前の原稿はほぼすべてAmplenote上で書き、最終整形だけWordやGoogleドキュメントに流す運用に落ち着いています。

Amplenoteを4年使った結論

1,000以上のドキュメントを蓄積しても動作が重くならず、月額$5.84（年払い）はNotionビジネスプラン$18/月の3分の1以下。詳細はAmplenoteの活用ガイドにまとめています。

Obsidian(採用・ナレッジ管理ツール／現在も継続利用中)

Obsidianはリサーチノートの蓄積とアイデア整理に特化させている「考えるためのツール」です。個人利用は無料、データは自分のPC内にMarkdownファイルとして保存されます。

Amplenoteが「書くためのツール」なら、Obsidianは「考えるためのツール」という分け方がいちばん近い。Amplenoteでは原稿やタスクなど完成形を目指す情報を扱い、Obsidianでは記事のリサーチメモや引用、ふと浮かんだアイデアなど「つながりを見つけたい情報」を扱っています。

導入の決め手はローカルファイル保存であることでした。Notionで感じていた「サービスが終わったらどうしよう」という漠然とした不安が、手元にMarkdownファイルが残る安心感で解消されました。想定外だったのは、ノート同士のリンクを張っていくうちに「書いた瞬間には気づかなかった情報のつながり」が後から浮かび上がってくる体験があることです。Notionのデータベースでは既に分類された情報を引き出せても、思いがけないつながりを発見することはほとんどありませんでした。

ストレージはpCloudと併用。Vaultフォルダごとクラウドにバックアップする運用で、「手元に残る安心感」と「PCトラブル対策」を両立させています。

Googleドキュメント(採用・共有専用ツール／現在も継続利用中)

Googleドキュメントは、クライアントとの共同作業専用ツールとして現在も使い続けています。無料プランのまま、役割を「共有」の一点に絞り込むことで、AmplenoteやObsidianと競合させずに使い分けています。

Amplenoteでローカル重視、Obsidianでローカルファイル保存を選んでおきながら、共有用だけはあえてクラウド前提のツールを選んでいる——これは矛盾ではなく意図的な使い分けです。クライアントとのリアルタイム共同編集とWord形式エクスポートが同時に満たせるツールは、Googleドキュメント以外にほぼないからです。

Wordで経験した「保存したつもりができていなかった」問題が、Googleドキュメントでは原理的に発生しません。編集した瞬間にクラウドに反映されるため、クライアント側で「最新版はどれですか？」という確認作業も消えました。個人作業用ツールとはきっぱり切り分け、「クライアント共有が発生した瞬間だけ開くツール」として位置づけています。

Heptabase(保留・半年使って移行／2024年〜2025年)

Heptabaseは2024年から約半年、月額$11.99で使ったあと、AmplenoteとObsidianに移行したツールです。
マインドマップ専用アプリは何度試しても数日で挫折する私が、半年継続できた唯一のビジュアライズツールでした。

継続できた理由は明確で、「ノートを書く」という日常動作の延長でマインドマップ的な思考整理ができたからです。講師業でSEOの全体像を説明するときは想定以上に生徒から「わかりやすい」と言われ、20名のライター評価管理では1カード＝1名で俯瞰できる見やすさが武器になりました。

それでも移行した理由は1つ、カード同士の紐づけが手作業だったこと。情報が増えるほど手動更新の負担が重くなり、更新を忘れると情報が古くなって、改めて更新する気力も湧かない——この悪循環に気づいた時点で、自動バックリンクを持つObsidianへの移行を決めました。

「入り口」としては優秀でも、「管理」フェーズまで求めるなら別のツールがいい。これが半年間の結論です。思考整理そのものが続かない方はマインドマップが役に立たない理由の記事も参考になります。

Notion(保留・2年半使って離脱／2023年〜2025年)

私自身が最も長く使って、最終的に離脱したのがNotionです。2023年から2025年まで約2年半、会社員時代からフリーランス転向後まで、案件管理・タスク管理・ライターチームメンバーの情報管理と用途を変えながら使い続け、2024年には2か月だけAIプランも試しました。

最も合わなかったのはタスク管理用途です。タスクは「思いついた瞬間に30秒で書き留めたい」情報なのに、Notionだと新規ページを開いてプロパティを選んで……と下準備が毎回発生する。案件管理では複数シートを行き来する導線が煩雑で、データ量が増えるほど動作が重くなっていく感覚がありました。

離脱の決定打はフリーランス転向です。会社員時代は「チーム全体のデータベース設計をする側」だったので下準備を厭わなかった。でもフリーランスになった瞬間、共同編集する相手が消え、Notionで使っていた機能の8割が「私には不要」になりました。組織向けに設計されたツールを、1人で使い続ける意味が消えたのです。

Notion自体が悪いのではなく、「多人数でデータベースを共有するチーム」という設計思想と、フリーランスの働き方がずれた——これが2年半使った末の私の判断です。Notionを使いこなせないと感じている方はNotionが使いにくい原因別の解決策記事もあわせてご覧ください。