フリーランスの案件管理アプリ｜入れる前に決める3つのこと

私が案件管理でつまずいたところ

私が案件管理で失敗したのは、アプリ選びではなく、案件・納期・請求を1か所にまとめていなかったことでした。会計ソフトを解約してExcelに戻した今のほうが、取りこぼしは減っています。

ここは私の実際の運用と失敗の話です。同じ規模で仕事をしている方には、そのまま当てはまる部分があると思います。

会計ソフトを解約してExcelに戻した理由

会計ソフトをやめた直接の理由は費用です。3年ほど前、契約更新のタイミングで見直したときに、自分の取引先の数に対して払っている金額が見合っていないと判断しました。

そのときに気づいたのが、ソフトを入れていても請求書の管理は結局自分でやっていたという事実です。請求のタイミングを管理していたのはソフトではなく私でした。確定申告の集計にしても、ソフトを入れたから楽になったという実感はなく、毎年それなりに苦労していました。

固定費を払って自動化されたつもりでいたけれど、実際に自動化されていたのは仕訳の一部だけだった。この見え方の差が、解約の判断につながりました。

1シート1案件・1行1プロジェクトという形

現在は、Excelで1シートを1案件に割り当て、そのシートの1行が1プロジェクトになる形で管理しています。取引先ごとに案件のシートがあり、その中に個別のプロジェクトが縦に積み上がっていくイメージです。

1行に持たせているのは次の情報です。

• プロジェクト名
• 納期
• 進捗
• 入金の状況
• 補足（先方の指定や注意事項）

更新のタイミングは2つに分けています。シート自体は月ごとに更新し、進捗の欄はタスクが動いたときにその都度入力する。この2段構えにしてから、月末に何をどこまでやったか思い出せない状態がなくなりました。

補足の欄が地味に効いています。取引先ごとの細かい指定は、案件が動いている間は覚えていても、次の依頼が来る頃には忘れています。その置き場所が案件シートの中にあるかどうかで、確認のやり直しが減りました。

実際にやらかした2つの失敗

Excelでの管理は万能ではありません。私が実際にやったのは、シートを丸ごと削除してしまったことと、祝日を数えずに納期を組んでしまったことの2つです。

シートの削除は、Excelの構造上どうしても起こります。タブを右クリックして削除を選ぶだけで、その案件の履歴が一度に消えます。私はこれをやってしまい、案件シートを1つ失いました。専用アプリならまず起きない事故で、ここはExcelの明確な弱点です。

もう1つの祝日は、もっと厄介でした。納期までの日数を頭の中で数えるときに、平日が続く前提で計算してしまい、実際には連休が挟まって作業できる日が想定より少なかった。Excelの日付欄は日数を数えてくれても、その日が働ける日かどうかまでは教えてくれません。

このときは間に合わせましたが、余裕がないまま進める数日は、品質にも精神状態にも良くありませんでした。以降、納期を入れる時点でカレンダーを開いて、実際に手を動かせる日を数えるようにしています。

戻ってみて予想と違ったこと

Excelに戻って一番意外だったのは、以前は負担に感じていた作業が、AIを併用することでかなり楽になっていたことです。

会計ソフトを使っていた頃に面倒だったのは、集計や整理といった手を動かすだけの作業でした。今はその部分をAIに投げられます。数字の並べ替えや形式の整理を頼めるので、私が判断すべき部分だけが手元に残る。同じExcelでも、数年前と今とでは実際の負担がまったく違います。

つまり、専用ソフトが要らなくなったというより、専用ソフトが引き受けていた面倒の一部を別の手段で処理できるようになった、というのが正確なところです。この変化がなければ、私はまだ会計ソフトを使っていたと思います。

私の体験

3年ほど前、会計ソフトを費用面から解約し、取引先3社の案件管理をExcelに戻しました。1シート1案件、1行1プロジェクトで、納期・進捗・入金・補足を持たせています。その後、案件シートを1つ誤って削除し、祝日を数え忘れて納期を詰めるという失敗もしました。

当時の自分に言うとしたら、会計ソフトを入れても請求書は結局自分で管理することになる、という一点です。ソフトが管理してくれると思っていた部分は、実際にはほとんど自分の頭の中にありました。その前提で見れば、必要なのは高機能なアプリではなく、案件・納期・請求が同じ場所にある状態そのものでした。