Todoistの使い方｜月100記事を管理して見つけた活用法と限界

Todoistのよくある質問

Todoistを使い始めると、操作方法だけでなく「このまま使い続けていいのか」「自分の使い方は合っているのか」という迷いが出てきます。ここでは、私自身が感じた疑問や、検索でよく見かける質問に、3年間のタスク管理体験をもとに回答します。

Todoistは本当に使いにくい？

最初の数日は使いにくいと感じる場面があります。ただし、それは多機能だからではなく、Todoistの設計思想に慣れるまでの時間が必要なだけです。

私も最初はプロジェクトとラベルの使い分けがわからず混乱しましたが、「プロジェクト＝案件」「ラベル＝工程」というルールを決めてからは、迷うことがなくなりました。使いにくさの原因は、ツールではなく自分の中にルールがないことだったと気づいた瞬間から、操作がスムーズになります。

インボックスに入れたタスクはどう整理すればいい？

インボックスは一時的な受け皿です。タスクを入れたまま放置せず、毎日1回プロジェクトへ振り分けてください。

振り分けの考え方はシンプルで、そのタスクがどの案件に属するかでプロジェクトを選び、どんな作業かでラベルをつけるだけです。2分以内に終わるタスクなら、振り分けずにその場で片付けてしまうほうが効率的です。この考え方はGTDの基本原則でもあります。

私はこのルールを知らずに、インボックスに50件以上のタスクを溜めてしまった経験があります。「入れた時点で整理できた気分になる」のがインボックスの落とし穴で、振り分けの習慣がセットになって初めて機能します。

フィルターのクエリが難しくて使えないときは？

フィルターを無理に使う必要はありません。プロジェクトとラベルを適切に設計しておけば、サイドバーからプロジェクトを選ぶだけで必要なタスクは絞り込めます。

もしフィルターを使いたい場合は、「today & p1」（今日期日の最優先タスク）のフィルターをひとつだけ作るところから始めてください。複雑なクエリを最初から組もうとすると、私のようにヘルプページとにらめっこする時間のほうが長くなります。

無料版でどこまで使える？

個人利用で案件数が少ない方は、無料版で十分です。具体的には、プロジェクト5件・フィルター3件・共有5人までの制限内に収まるかどうかが判断基準になります。

逆に、フリーランスで複数のクライアントを抱えている方は、プロジェクト5件の上限にすぐぶつかる可能性が高いです。私の場合、クライアントが6社目に入った時点で無料版の限界を感じ、Proプランに切り替えました。

Todoistをやめた人は何に乗り換えている？

乗り換え先は人によって異なりますが、よく見かけるのはTickTick、Notion、Amplenoteなどです。

私はAmplenoteに乗り換えました。理由は、タスクとノートとスケジュールをひとつのツールで管理したかったからです。Todoistはタスク管理に特化している分、メモや資料を別のツールで管理する必要があり、その行き来がストレスになっていました。

ただし、タスクの入力速度と手軽さでいえば、Todoistは今でも最も優れていると感じています。「タスクの管理だけに集中したい」という方にはTodoistが最適ですし、「タスク以外の情報もまとめて管理したい」方には別のツールが合うかもしれません。

タスク管理ツールが続かないのはなぜ？

ツールが悪いのではなく、ツールに求めるものが自分の課題と合っていない場合がほとんどです。

私は3年間で、GTD（書籍2冊で独学）→ GeminiでGTD再実践 → タスクシュートのセミナー参加 → 自作Chrome拡張と、4つの手法・ツールを渡り歩きました。GTDは管理に時間を取られて逆効果、Geminiはタスク整理には強いが記録の継続が定着せず、タスクシュートは考え方に共感したが公式ツールの月額が壁になりました。

この経験から言えるのは、完璧な手法やツールを探し続けるよりも、自分が続けられる仕組みを見つけるほうが大事だということです。Todoistが合う人もいれば、別のツールが合う人もいる。大切なのは「使い続けられるかどうか」です。

タスク管理の手法選びで迷っている方は、タスク管理できない→できる！7ステップと継続のコツも参考にしてください。