仕事のToDoリストで生産性UP！効率化する活用術＆連携ツール5選

実践 仕事が捗るToDoリストの作り方 ＆ 効果を高める応用テクニック

この章では、仕事で本当に役立つToDoリストの作り方と、その効果をさらに高めるための応用テクニックを見ていきましょう。
基本的な作成ステップを踏まえつつ、タスク管理メソッドの考え方も取り入れながら、より実践的な方法を解説します。

基本ステップ1：仕事のタスクをすべて洗い出す 収集のコツ

効果的なToDoリスト作成の第一歩は、頭の中にある気になることを、大小問わずすべて書き出すことです。

ここでは、タスク管理の手法>GTD（Getting Things Done）で収集（Collect）の作成方法を例に、具体的なやり方を解説します。

「〇〇さんにメール返信」「△△の資料作成」「来週の会議準備」「あのアイデアをメモしておきたい」「□□について調べなければ」…
頭の中でこれらのタスクが渦巻いている状態では、集中力が散漫になり、抜け漏れも発生しやすくなります。

まずは、信頼できるInbox（受け皿）を用意しましょう。
これは、ノートアプリの一時的なメモページでも、専用のタスク管理ツールでも、あるいはシンプルなメモ帳でも構いません。
重要なのは、場所を一箇所に決め、思いついたこと、依頼されたこと、気になったことを、その場で、あるいは定期的にInboxに放り込む習慣をつけることです。
この段階では、整理や分類は意識せず、とにかく頭の中からすべてを吐き出すことに集中します。

GTDについては、以下で詳しく解説しています。

参考記事：【GTDとは？】ストレスをゼロ化し、時間を10倍にする5つの秘訣

基本ステップ2：タスクを分類し、具体的な行動に落とし込む 整理・明確化のコツ

Inboxに集めた気になることは、そのままではToDoリストとして機能しません。
次に、これらを一つずつ確認し、これは具体的に何をすべきか？を明確にし、整理していくステップ（GTDの処理（Process）と整理（Organize）に相当）が必要です。

まず、各項目が行動を起こす必要があるかどうかを判断します。
行動が不要な場合は、参照資料として保管したり、いつかやるかもしれないリストに入れたり、あるいは不要なら削除したりします。

行動が必要な場合は、次にGTDで推奨されている2分ルールを適用してみましょう。
もし2分以内で完了できるタスクなら、その場で実行してしまうのが効率的です（例：簡単なメール返信）。
2分以上かかるタスクについては、まず自分でやるべきか、他の人に依頼できるかを考えます。
依頼できるなら委任し、自分でやるべきタスクであれば、これを具体的な次の行動（Next Action）に落とし込むのです。

ここでのポイントは、タスクを具体的で実行可能な行動レベルまで分解することです。
「〇〇企画書作成」という曖昧なタスクではなく、「〇〇企画書の構成案を考える」「△△に関するデータを収集する」「構成案を上司に相談する」といった具体的なアクションに落とし込みます。

こうした、タスクの細分化については、以下で詳しく解説しているので、詳しく知りたい方はぜひ参考にしてください。

参考記事：【タスク細分化】生産性アップする具体的方法とおすすめツール

さらに、これらのアクションを適切なカテゴリーに分類します。
「プロジェクトA関連」「メール対応」「電話連絡」「外出先でやること」など、自身の仕事の状況に合わせて分類することで、後でタスクを見つけやすく、実行しやすくなります。

私は、タスク管理を継続するために以下の2点を実行しています。

• タスクが発生した時点で、ToDoリストに書き出すこと
• 毎朝、タスクを見通してやるべきことをチェックすること

これらを実行するだけで、タスクの漏れや抜けが劇的に減少しました。

基本ステップ3：優先順位をつけて、今日やるべきことを見極める 優先順位付けのヒント

何に集中すべきかを見極める優先順位付けは、仕事の生産性を左右する重要なステップです。
ここでは、その判断に役立つ代表的な考え方を2つご紹介します。

考え方1：重要度・緊急度マトリクスで判断する

多くのタスクを抱える場合、重要度（目標達成への貢献度）と緊急度（対応が必要な期限）の2軸でタスクを評価する重要度・緊急度マトリクス（アイゼンハワー・マトリクス）の考え方が役立ちます。

	緊急	緊急でない
重要	最優先で取り組むべきタスク（例：今日の締切、重要なクレーム対応）	スケジュールを立てて計画的に取り組むべきタスク（例：中長期的な計画、スキルアップ、関係構築） ここに時間を投資できるかが長期的な成果を左右する
重要でない	可能なら他者に依頼するか効率的に短時間で処理すべきタスク（例：多くの会議、一部の電話対応）	やらない、後回し、あるいは完全に削除を検討すべきタスク（例：暇つぶし、過剰な情報収集）

ToDoリストの各タスクがどの領域に該当するかを意識することで、場当たり的な対応を防ぎ、戦略的に時間を使うことができます。

考え方2：アイビー・リー・メソッドで今日の最重要タスクに絞る

シンプルさを重視する場合や、日々の集中力を高めたい場合には、アイビー・リー・メソッドの考え方が役立ちます。
アイビー・リー・メソッドは、一日の終わりに明日やるべき最も重要なタスクを6つだけ選び出し、優先順位をつけるという非常にシンプルな手法です。
翌日は、そのリストの一番上から順番に、一つずつ集中して取り組み、完了するまで次のタスクには移りません。

この方法のメリットは、選択肢を意図的に絞り込むことで、迷いをなくし、最も価値の高い仕事に集中できる点にあります。
多くのタスクをリストアップしても結局消化しきれない、と感じる場合に試す価値があるでしょう。

ToDoリストにタスクを書き出す際に、「今日の最重要6タスクは何か？」という視点を持つだけでも効果があります。
これらの考え方を参考に、自分なりの基準でToDoリストに優先度（例：A, B, Cや数字など）をつけ、今日取り組むべきタスクを明確にしましょう。

アイビー・リー・メソッドについては、以下を参考にしてください。

参考記事：【AI活用】アイビー・リー・メソッド解説！驚くほどシンプル仕事術

基本ステップ4：期限と所要時間を見積もり、計画に落とし込む

• 期限の設定：ToDoリストへの明確な期限記載による先延ばし防止効果
• 所要時間の見積もり：タスク完了に必要な時間見積もりと記録、精度の向上
• カレンダーとの連携：期限付きタスク等のカレンダー反映によるスケジュール・タスクの一元把握

期限と所要時間を意識することで、ToDoリストは単なるやることリストから、具体的な行動計画へと進化します。

基本ステップ5：実行・見直し・改善を繰り返す 実行と継続のヒント

計画を立てたら、あとは実行あるのみです。
しかし、ToDoリストを作っただけで満足してしまっては意味がありません。
日々の実行と、継続的な見直し・改善が不可欠です。

集中して実行する工夫の代表的な手法を紹介します。

• ポモドーロ・テクニックの応用：25分+5分サイクル等による集中力維持
• カンバンボード活用：ステータス管理による視覚的な進捗把握と達成感
• ToDoリスト定期的の定期的なレビュー：現状に合った信頼できるToDoリスト状態維持のための見直し

ToDoリストは、一度作ったら終わりではなく、日々の仕事を通じて育てていくものです。
実行→見直し→改善のサイクルを回すことで、それは最強の仕事の相棒となるでしょう。