「もう絶対に仕事を忘れない……」
そのように注意をしていたとしても、日々のタスクに追われているうちに漏れや抜けが生じてしまいがちです。
仕事でミスや漏れが繰り返していると、トラブルや社内外からの評価の低下を引き起こしかねません。
しかし、しっかりと適切な対策をとることで、仕事を忘れないようにすることは可能です。
この記事は、仕事を忘れないようにしたいと決意している方に向けて、私が実践しているコツや利用中のビジネスツールの紹介をします。
タスクを確実に管理できるようにレベルアップしたい方は、参考にしてください。
仕事・タスクを忘れない方法のための前提知識
仕事のタスクを忘れないようにするために、脳の仕組みを理解しておきましょう。
人の脳は、一般の人が自覚しているよりも忘れやすい仕組みとなっています。
この章では、仕事を忘れないようにするための脳の仕組みや仕事を忘れる要因について解説します。
記憶とは何か？脳科学の視点から解説
人の記憶は、大きく分けて短期記憶と長期記憶に分かれます。
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記憶の種類 |
特徴 |
期間 |
容量 |
関連する脳の部位 |
例 |
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短期記憶 (ワーキングメモリ) |
一時的に情報を保持する |
数秒から数分間 |
限られている |
前頭前野 |
電話番号を覚える、計算する |
|
長期記憶 |
長期間にわたって情報を保持する |
長期間 |
ほぼ無限 |
海馬、大脳皮質 |
過去の経験、知識、スキル |
仕事において物事を覚えるときには短期記憶を使用しますが、短期記憶の容量は限られています。
容量が少ないから、業務量が増えて負荷がかかったときには、漏れや抜けが生じてしまうということです。
記憶定着の3つのプロセス
脳内に記憶を定着の定着には、以下の3つのプロセスがあります。
- 符号化：外部からの情報を脳が認識して、処理可能な形に変換する
- 貯蔵：符号化された情報を脳内に保存する
- 検索：記憶された情報を脳内から取り出す
逆にいえば、3つのプロセスに問題が生じると、必要なときに情報を記憶から呼び出すことができません。
私たちは記憶を定着させるために、さまざまな工夫やコツを用いています。
その際、情報を記憶するための高い集中力と、呼び出しやすくするための情報の整理が特に重要です。
記憶を弱くしてしまう要因
記憶は常に安定しているわけではなく、さまざまな要因によって弱体化します。
例えば、情報を覚えにくくなったり、思い出せなくなったりすることが多々あります。
記憶を弱くしてしまう主な要因は以下のとおりです。
- ストレス：慢性的なストレスは、海馬の萎縮を引き起こし、記憶力の低下を引き起こす。また、急性のストレスも集中力の阻害要因となり情報の符号化を困難にする
- 睡眠不足：睡眠不足は記憶の定着を妨げる。さらに、集中力・注意力が低下を引き起こす
- 情報過多：情報量が多く、短期記憶の容量をオーバーした場合は、情報を保持できなくなることがある
集中力の低下が生じている状態で何かを覚えようとしても、うまくいかないケースがほとんどです。
これらの該当が要因しないか否か事前にチェックしておきましょう。
長期的に記憶するための基本的なポイント
記憶力は、トレーニングによって高めることも可能です。
特に役立つ3つのトレーニング方法を解説します。
- 反復学習：何度も繰り返し反復することによる記憶の強化方法。ただ情報をインプットするよりも他人に説明することを想定するなどのアクティブラーニングを実施するとより効果的
- イメージ化：情報を物語のようにストーリー化したり、関連する情報と紐付けたり、イラスト化したりすることで、情報を記憶しやすいものとする。代表的な具体例はマインドマップ
- 脳の活性化：ブドウ糖の摂取を意識してバランスの取れた食生活をとることによる脳の状態を活性化
これらの基本ポイントによって劇的な効果を得るのは難しいかもしれません。
しかし、仕事を忘れないためには、これらの基本ポイントを必ず押さえておきましょう。
マインドマップについては「マインドマップを使ったブレインストーミングでアイデアを爆発させよう！」で詳しく紹介しています。
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仕事・タスクを忘れないために習慣化しておきたいこと
仕事・タスクを忘れないためには習慣化も重要です。
この章では、押さえておきたい習慣化すべきポイントを解説します。
心身のバランス維持
記憶力を100％発揮できるようにするためには、心身のバランスを整えることが重要です。
具体的にやるべきことはとてもシンプルです。
- 十分な睡眠をとる
- バランスの取れた食事をする
- 仕事中に適度な休憩を取る
そこで役立ったのが、音楽によるリラックスと集中の切り替えです。特に長時間の作業や移動で欠かせないのがイヤホンですが、重かったりバッテリーがすぐ切れたりすると逆にストレスになります。
集中力を高める環境は、小さな選択から大きく変わります。あなたもまずは耳から整えてみませんか。
仕事のスケジューリング
スケジューリングは、タスクを効率的に管理するための重要スキルです。
締め切りまでに確実に仕事を終わらせるだけでなく、精神的に余裕をもって仕事を進めるためにもスケジューリングが役立ちます。
スケジューリングにおいて重要なことは、優先順位（重要性と緊急性）・タスクに取り組む時間・締め切りの設定です。
重要なことや緊急性の高いことが先に済ませられるように準備をしておくと、些細なことや緊急性の低いことに対しても忘れずに確実に取り組めるようになります。
情報の整理
仕事を忘れないようにするには、情報を整理して脳内から思い出ししやすくすることも重要です。
例えばタスク管理ツールやメモアプリを活用してタスクを可視化したり、タスク同士を関連付けたりすることで、やるべきことや完了した仕事などを管理できます。
仕事を正しく整理するためには、小さなことでもやるべきことや思いついたことをタスクとしてメモすることから始めましょう。
毎日の振り返りと定期的な見直し
仕事を忘れないようにするには、整理した情報を毎日振り返ることも重要です。
ToDoリストなどを活用して、以下の点を振り返りましょう。
- その日完了したことは何か？
- できなかったことは何か？
- 今日学んだことは何か？
- 明日やるべきことは何か？
日々の振り返りを習慣化することで、情報整理の精度を高められます。
さらに、週に1度・月に1度など自分に合った頻度で情報の見直しをすることも重要です。
中長期的なスパンで、仕事の進捗状況や目標の達成度合いのチェックを習慣化することで、仕事を忘れないように注力できます。
ToDoリストについては「todoistの使い方をマスターしよう！基本から応用へ」に記載しているので、興味のある方はぜひチェックしてください。
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仕事を忘れない方法：タスク管理ツールで漏れなく確実にタスクをこなす！
業務効率化ツールを効果的に使用すれば、仕事を忘れないための対策を効率化できます。
この章では、私が仕事を忘れないために使用している業務効率化ツールを使用方法とあわせて解説します。
タスク管理ツールを使いこなす方法：Amplenoteでタスクを可視化
私がメインのメモツールとして使用しているのがAmplenoteです。
Amplenoteは、タスク管理とノート機能を備えた、オールインワンの業務効率化ツールです。
oDoリストの作成、情報の整理、カレンダーへの予定登録などを、Amplenoteだけで全て行えます。
私が利用しているカレンダー機能とノート機能を詳しくご紹介します。
ノート機能（Inbox）
仕事を忘れないようにするために日々活用しているのは、Inbox機能です。
Amplenoteでは、Ctrlキーを押しながらエンターキーを2回叩くだけで文章をToDoリスト化できます。
大半のノートアプリにToDo化の短縮キーは設定されているのですが、僕が知る限りではAmplenoteが最もキー操作の負担が小さくて、操作しやすいです。
ToDoリスト化したタスクは、GTDの手法を用いて管理しています。
GTDは、ToDo管理の手法の一つで、やるべきことをすべて書き出して、順番に片付けていく手法のことです。
私は、全てのタスクを書き出し、GTDの法則に沿って着手の順序を決めることで、迷ったり忘れたりすることなく仕事を進めています。
詳細は「【GTDとは？】ストレスをゼロ化し、時間を10倍にする5つの秘訣」で詳しく解説しているので、興味のある方はぜひチェックしてください。
タグ機能
Amplenoteでは、一つのノートにタグを設置できます。
タグを付けることで、関連する情報をまとめて管理したり、特定の情報を手早く 検索できるようになります。
また、親タグ・子タグといったように親子関係のタグを設置することも可能なので、情報を整理して記録・記憶したいときにはタグの使用が効果的です。
親子関係のタグを使うことで、より複雑な情報も整理することができます。
タグ機能は、地味で目立たない機能ではありながらとても実用的です。
カレンダー機能
Amplenoteのカレンダー機能のなかで特に気に入っている点は、Googleカレンダーと同期できることです。
使い方は、あらかじめGoogleカレンダーとAmplenoteをひもづけておけば、必要に応じてAmlenoteに予定を入力するだけです。
具体的な利用シーンは、以下のとおりです。
- クライアントとの商談が確定したとき
- 仕事の納期が設定されたとき
- イベントの都合が決定したとき
Googleカレンダーに同様のスケジュールを入力してもよいのですが、Amplenoteの方が操作性に優れているので、体感ベースでストレスを感じることなくタスクを登録できます。
登録したスケジュールがタスク化され、リマインダーを設定することもできます。
また、ノート機能で触れたGTDを実践する際にもカレンダーへのデータの入力が必須になるため、カレンダー機能が搭載されているAmplenoteの活用は非常に効果的です。
忘れない方法をツールで実現：Heptabaseで情報を整理
思い就いたアイデアや情報の整理のために使用しているのがHeptabaseです。
仕事を忘れないための情報管理は、Amplrenoteに一本化していたのですが、Heptabaseをあわせて使用するようになりました。
Heptabaseは、さまざまな情報をマインドマップなどにビジュアル化して保存できる機能を搭載したツールです。
マインドマップとは、情報を図表化して整理する手法の一つです。
詳細は「思考整理の救世主！マインドマップでアイデアを広げる」で解説しているので、詳細を知りたい方はチェックしてください。
Amplenoteがタスクを一つひとつ忘れないように管理するためのツールだとすると、Heptabaseは思い就いたアイデアの種を忘れないうちに広げて形にしたいときに使用するツールです。
実際の利用シーンは、以下のとおりです。
- ブログのアイデアや記事同士の関連性の整理
- 打ち合わせ前の情報整理
- 会議の議事録
Heptabaseでビジュアル化した情報をチェックすると、必要な情報をスッキリと頭の中に入れられます。
また、他の情報と絡めながら情報を思い出せるため、Heptabaseを使用することで思い出したいときにスッと情報を思い出せるようになります。
仕事を忘れない方法についてのよくある質問
ここでは「仕事やタスクを忘れない方法」について、読者が特に気になりやすい疑問を整理しました。
脳科学の仕組みから具体的なツール活用まで、実践的なヒントをQ&A形式で確認できます。
仕事を忘れないようにするには紙の手帳とアプリ、どちらが効果的ですか？
紙の手帳よりもタスク管理アプリの方が効果的です。
アプリはリマインダーやカレンダー連携によって「記録するだけでなく思い出させる」機能が備わっているため、タスク漏れを減らせます。
一方で紙の手帳は記憶の定着を助ける効果があり、手書きによる意識づけが強みです。両者を併用すると、記録と実行を両立できます。
忙しいときにタスクを忘れやすいのはなぜですか？
忙しいときは短期記憶の容量を超えてしまうため、タスクを保持できなくなります。
脳は情報を処理できる量が限られており、業務が増えると符号化や検索の精度が低下します。
ストレスや睡眠不足も記憶の定着を妨げる要因です。そのため、タスクを外部に記録して可視化することが有効です。
毎日の振り返りはどのくらいの時間をかけるのが理想ですか？
5〜10分程度で十分です。
完了したタスク、未完了のタスク、学んだこと、翌日の優先事項を簡潔に確認するだけで、記憶の整理ができます。
長時間かける必要はなく、短い時間でも継続することが大切です。週に1回のまとめ見直しを加えると、さらに精度が高まります。
タスク管理ツールを選ぶときに重視すべき機能は何ですか？
リマインダー・タグ付け・カレンダー連携の3つが重要です。
リマインダーは忘れ防止に直結し、タグ付けは情報整理を助け、カレンダー連携はスケジュール全体を把握するのに役立ちます。
AmplenoteやHeptabaseのように複数機能を一元化できるツールは、特に業務効率化に向いています。
脳科学的に記憶を強化するための習慣はありますか？
繰り返し学習・イメージ化・睡眠の3つが効果的です。
反復によって情報は長期記憶に移り、イメージ化やストーリー化は検索のしやすさを高めます。
また、睡眠中に記憶が整理されるため、十分な休養を取ることも不可欠です。これらを組み合わせることで、仕事を忘れにくい状態を作れます。
まとめ
仕事・タスクを忘れないためには、記憶のコツ・ポイントを理解した上で日常を見直したりツールを利用したりする方法が効果的です。
人の脳の仕組みは、物事を忘れやすいように作られているため、何かを忘れないようにするには慎重に取り組まなくてはなりません。
情報の定着のためにインプットを繰り返すことや、情報を分かりやすく整理することなどが非常に重要です。
AmplenoteやHeptabaseなどのツールもとても役に立ちます。
忘れずに質の高い仕事をするために、本サイトの情報を参考にしてください。
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